Другое · 10 мин
Где в 1С находятся ведомости на выплату зарплаты
Где найти ведомости на выплату зарплаты в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Пути в меню, виды ведомостей, создание, проверка и типичные ошибки.
Ведомости на выплату зарплаты в 1С — это документы, которыми оформляется фактическая выдача денег сотрудникам: через кассу, на банковские карты или через зарплатный проект. Именно ведомость связывает начисленные суммы с реальной выплатой, и без неё программа считает долг перед сотрудником непогашенным, что влияет на отчётность по НДФЛ и расчётные листки.
Место расположения ведомостей зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) они находятся в разделе «Выплаты», а в 1С:Бухгалтерии — в разделе «Зарплата и кадры». Логика работы в обеих программах похожа, но состав документов и степень детализации различаются.
Ниже разобраны точные пути в меню, виды ведомостей, порядок создания и проверки, а также типичные ситуации, когда документ не заполняется или суммы не сходятся.
Где искать ведомости в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» все документы выплаты сгруппированы в разделе «Выплаты» на главной панели навигации. Открыв его, вы увидите блок «Ведомости на выплату зарплаты», где перечислены четыре основных документа: «Ведомости в банк», «Ведомости через раздатчика», «Ведомости в кассу» и «Ведомости на счета» (для выплат вне зарплатного проекта).
Если раздел «Выплаты» не отображается, проверьте настройки панели навигации: нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу панели разделов и включите нужный пункт. Также раздел может быть скрыт из-за настроек прав — пользователю с ролью только кадровика документы выплат недоступны.
Быстрый альтернативный путь — журнал «Все ведомости на выплату зарплаты» в том же разделе. Он собирает в один список документы всех видов, что удобно для поиска конкретной выплаты по дате или сотруднику.
- 1Откройте раздел «Выплаты» на панели разделов
- 2Выберите нужный вид: «Ведомости в банк», «В кассу» или «Через раздатчика»
- 3Нажмите «Создать» для нового документа или откройте существующий из списка
- 4Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников с задолженностью на указанную дату
- 5Проверьте суммы и проведите документ
Где искать ведомости в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» ведомости расположены в разделе «Зарплата и кадры». Здесь есть отдельные пункты: «Ведомости в банк», «Ведомости в кассу» и сводный журнал «Все документы по зарплате». В зависимости от релиза и настроек интерфейса названия пунктов могут немного отличаться, но раздел остаётся тем же.
Второй путь — через раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы», если выплата оформляется расходным кассовым ордером. Однако в типовой методике именно ведомость является первичным документом выплаты, а РКО либо формируется на её основании, либо не требуется при безналичной выплате.
Виды ведомостей и когда какую использовать
Выбор вида ведомости определяется способом выплаты денег сотрудникам. Ошибка в выборе приводит к некорректным проводкам и проблемам при обмене с банком.
| Вид ведомости | Способ выплаты | Особенности |
|---|---|---|
| Ведомость в банк | На карты в рамках зарплатного проекта | Требуется указать зарплатный проект; формируется реестр для банка |
| Ведомость на счета | На произвольные счета сотрудников вне проекта | Лицевые счета указываются в карточке сотрудника |
| Ведомость в кассу | Наличными из кассы | На её основании формируется РКО; контролируются сроки депонирования |
| Ведомость через раздатчика | Наличными через уполномоченное лицо | Используется редко, в основном в ЗУП |
Способ выплаты по умолчанию задаётся в карточке сотрудника или в настройках подразделения и организации. Если у сотрудника не указан способ, программа подставит вариант из настроек организации — это частая причина того, что человек «не попадает» в нужную ведомость.
Сравнение вариантов выплаты
Подходит большинству организаций: реестр уходит в банк напрямую из 1С. Ограничение — все получатели должны иметь карты этого банка.
Для сотрудников, получающих зарплату на карты других банков. Потребуется отдельное платёжное поручение на каждого или реестр.
Для наличной выдачи. Требует кассовой дисциплины и контроля невыплаченных сумм (депонирование).
Как создать и заполнить ведомость
Создание ведомости начинается после того, как зарплата начислена документом «Начисление зарплаты и взносов» и все удержания рассчитаны. В шапке ведомости указываются: организация, дата выплаты, месяц начисления и способ выплаты (аванс, зарплата, отпускные и т.д.). Дата выплаты критична — от неё зависит срок перечисления НДФЛ.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически подберёт сотрудников, которым положена выплата за указанный период с учётом их способа получения денег. Суммы рассчитываются как начислено минус удержано минус уже выплачено.
Перед проведением сверьте итоговую сумму ведомости с расчётным листком или отчётом «Расчётная ведомость». Если суммы не сходятся — не проводите документ, сначала найдите причину расхождения.
Как проверить результат
Совпадает с суммой «к выплате» в расчётной ведомости за месяц
Есть расхождения — значит, часть сотрудников не попала в документ или есть лишние строки
Все, кому положена выплата данным способом, присутствуют
Кого-то нет — проверьте способ выплаты в его карточке
Долг перед сотрудниками закрыт, в отчётах по зарплате нет задолженности
Долг остался — ведомость не проведена или указан неверный месяц начисления
Почему ведомость не заполняется или суммы не сходятся
Самая частая причина пустой ведомости — не проведён документ начисления зарплаты за выбранный месяц. Программа заполняет выплату только по рассчитанным и проведённым начислениям. Вторая причина — неверно указан месяц начисления в шапке ведомости: например, выбран текущий месяц, а зарплата начислена за прошлый.
Если сотрудник не попадает в ведомость в банк, проверьте, указан ли у него зарплатный проект и номер лицевого счёта. Для ведомости в кассу, наоборот, у сотрудника не должно быть активного способа выплаты «через банк», иначе программа отнесёт его к банковской ведомости.
Расхождение сумм обычно связано с ручными корректировками: кто-то отредактировал сумму в строке ведомости, или после заполнения ведомости пересчитали начисления. В этом случае ведомость нужно перезаполнить кнопкой «Обновить» или «Заполнить» заново.
Как выплата связана с НДФЛ и отчётностью
Дата ведомости определяет дату фактического получения дохода сотрудником, а значит — и момент удержания НДФЛ. Именно по проведённым ведомостям программа формирует данные для отчёта 6-НДФЛ: суммы выплаченного дохода и удержанного налога попадают в отчётность только после проведения документа выплаты.
Если зарплата начислена, но ведомость не создана и не проведена, в 6-НДФЛ доход отразится как невыплаченный, а в расчётных листках сотрудников останется долг организации. Поэтому перед сдачей отчётности обязательно проверяйте, что все плановые выплаты оформлены ведомостями.
Где посмотреть уже созданные ведомости и статусы выплат
Все ранее созданные документы доступны в журналах соответствующего вида: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу) в ЗУП и «Зарплата и кадры» → соответствующий журнал в Бухгалтерии. Для сводного просмотра используйте журнал «Все ведомости на выплату зарплаты» — там видны документы всех типов с отборами по периоду и организации.
Состояние выплат удобно контролировать отчётами: «Задолженность по зарплате», «Анализ задолженности по зарплате» или «Свод начислений и выплат». Они показывают, кому и сколько осталось выплатить, и помогают найти сотрудников, по которым ведомость ещё не создана.
Что важно запомнить
Ведомости в ЗУП — в разделе «Выплаты», в Бухгалтерии — в «Зарплата и кадры». Вид ведомости выбирается по способу выплаты, документ заполняется автоматически после проведённого начисления, а дата ведомости определяет учёт НДФЛ. Перед проведением всегда сверяйте итог с расчётной ведомостью.
Частые вопросы
Что делать, если раздела «Выплаты» нет в меню 1С:ЗУП?
Проверьте настройки панели навигации через значок шестерёнки — раздел мог быть скрыт вручную. Если его нет и там, вероятнее всего, у пользователя недостаточно прав: нужна роль расчётчика или кассира по зарплате. Обратитесь к администратору системы для назначения прав.
Можно ли выплатить зарплату одной ведомостью, если часть сотрудников получает на карты, а часть — наличными?
Нет, для разных способов выплаты создаются отдельные ведомости: «Ведомость в банк» для карт зарплатного проекта и «Ведомость в кассу» для наличной выдачи. Программа сама распределит сотрудников по документам согласно способу выплаты в их карточках.
Почему сотрудник не попадает в ведомость в банк?
Чаще всего в карточке сотрудника не указан зарплатный проект или номер лицевого счёта. Откройте карточку сотрудника, раздел выплат, и проверьте эти данные. Также убедитесь, что в шапке ведомости выбран тот же зарплатный проект, что указан у сотрудника.
Как исправить ошибочно проведённую ведомость?
Если выплата по документу фактически не проходила, ведомость можно отменить (пометить на удаление или распровести). Если деньги уже ушли, а сумма неверна, потребуется корректировка: создайте исправительный документ или отредактируйте исходный с последующей сверкой регистров. Действуйте осторожно — изменения влияют на учёт НДФЛ.
Нужно ли создавать ведомость для выплаты аванса?
Да, аванс оформляется той же ведомостью, но в поле «Выплачивать» выбирается значение «Аванс». Программа рассчитает сумму по настроенному способу расчёта аванса (фиксированной суммой, процентом или за фактически отработанное время).
Где посмотреть, кому зарплата ещё не выплачена?
Используйте отчёт «Задолженность по зарплате» в разделе отчётов по зарплате. Он покажет остатки долга перед сотрудниками на выбранную дату. Ненулевой остаток после плановой даты выплаты означает, что ведомость не создана, не проведена или заполнена не полностью.