Где в 1С указать дополнительный отпуск

Дополнительный отпуск в 1С настраивается на трёх уровнях: в справочнике видов отпусков, в карточке сотрудника или должности и в кадровом документе, который назначает право на отдых. Если пропустить хотя бы один уровень, программа либо не даст оформить отпуск, либо посчитает дни неверно. Ниже разобраны конкретные пути в 1С:ЗУП 3.1 и кратко — в 1С:Бухгалтерии, где кадровый учёт упрощён.

Основная рабочая конфигурация для кадровых задач — «1С:Зарплата и управление персоналом», поэтому инструкция построена на ней. В типовой поставке часть видов дополнительных отпусков уже создана (за вредные условия труда, за ненормированный рабочий день, северные), но их почти всегда нужно проверить и при необходимости скорректировать под условия организации.

Где в 1С:ЗУП хранятся виды отпусков

Справочник видов отпусков находится по пути: Настройка → Виды отпусков. Если раздел «Настройка» не виден в меню, проверьте права пользователя — настройка учёта доступна администратору или специалисту с профилем «Настройка и администрирование».

В списке уже есть предопределённые элементы: «Отпуск за вредные (особо вредные) условия труда», «Отпуск за ненормированный рабочий день», «Северный отпуск», учебные отпуска и другие. Для каждого вида задаются ключевые параметры: количество дней в год, способ расчёта (в календарных или рабочих днях), облагается ли компенсацией при увольнении, участвует ли в среднем заработке.

Если нужного вида нет, создайте его кнопкой «Создать». Укажите наименование так, как оно должно отображаться в приказе по форме Т-6, задайте годовую норму дней и признак «Отпуск является ежегодным». Ошибка в этих полях приведёт к тому, что остатки будут копиться неверно или отпуск не попадёт в график отпусков.

Как создать новый вид дополнительного отпуска

Откройте «Настройка → Виды отпусков → Создать» и заполните карточку. Минимально необходимые поля: наименование, количество дней в году, флажок ежегодного отпуска. Для отпуска «за вредность» дополнительно важен порядок расчёта стажа — он считается только за фактически отработанное во вредных условиях время, и программа умеет это учитывать, если вид отпуска выбран корректный (предопределённый).

Обратите внимание на связь с начислением. При первом оформлении отпуска программа предложит создать начисление «Отпуск дополнительный» автоматически. Если начисление создано вручную, проверьте, что в нём правильно заданы НДФЛ, страховые взносы и способ отражения в бухучёте — иначе отпускные попадут не на те счета затрат.

1. 1
   Откройте Настройка → Виды отпусков и нажмите «Создать»
2. 2
   Введите наименование, например «Дополнительный отпуск за ненормированный день»
3. 3
   Укажите количество дней в год и включите признак ежегодного отпуска
4. 4
   Сохраните элемент и проверьте, что начисление для отпускных создано или создаётся автоматически
5. 5
   Назначьте право на отпуск сотрудникам через кадровый документ

Как назначить дополнительный отпуск сотруднику

При приёме на работу

В документе «Приём на работу» (раздел «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения») перейдите на вкладку, где заполняются условия труда, и найдите ссылку или таблицу «Право на отпуск». Добавьте строку: вид отпуска и количество дней в году. После проведения документа программа начнёт накапливать остаток по этому виду с даты приёма.

Действующему сотруднику

Если право появилось позже (например, по результатам спецоценки условий труда), используйте документ «Кадровый перевод» с отметкой об изменении условий, либо документ «Изменение условий оплаты отпуска» — в зависимости от версии конфигурации. В таблице прав на отпуск добавьте новый вид и дату, с которой он действует.

Для отпуска за вредные условия труда есть альтернатива: право можно закрепить за штатной должностью в справочнике «Штатное расписание», на вкладке с дополнительными отпусками. Тогда все сотрудники на этой позиции получат право автоматически, и не придётся править карточку каждого.

Где назначать право на отпуск

В документе приёма/перевода

Подходит для индивидуальных условий конкретного сотрудника. Минус: при изменении нормы нужно править каждого вручную.

В позиции штатного расписания

Подходит для отпусков, привязанных к должности (вредность, ненормированный день). Изменение применяется ко всем занимающим позицию.

Документом изменения условий

Подходит, когда право возникает с определённой даты по внешнему основанию, например по карте спецоценки.

Как оформить приказ на дополнительный отпуск

Сам отпуск оформляется документом «Отпуск» (раздел «Кадры → Отпуска» или «Зарплата → Отпуска»). В документе выберите сотрудника, затем в таблице отпусков укажите вид — дополнительный — и период. Программа покажет доступный остаток дней на дату начала и не даст уйти в большой минус без предупреждения.

Если сотрудник берёт основной и дополнительный отпуск одновременно, добавьте в документ две строки: основной отпуск и дополнительный. Печатная форма Т-6 сформируется с обоими видами отдыха, а отпускные рассчитаются одним средним заработком — это удобнее, чем два отдельных документа.

После проведения проверьте вкладку с начислениями: должно появиться начисление отпускных по дополнительному отпуску. Если его нет — у вида отпуска не связано начисление, вернитесь к настройке справочника.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки отпусков» (Кадры → Кадровые отчёты)

Норма

По сотруднику виден дополнительный отпуск с накопленными днями

Тревожный признак

Вида отпуска нет в отчёте — право не назначено или дата начала в будущем

Документ «Отпуск»

Норма

Вид доступен для выбора, остаток отображается

Тревожный признак

Вид не выбирается — проверьте права и настройку вида отпуска

Расчёт отпускных

Норма

Начисление появилось, средний заработок рассчитан

Тревожный признак

Начисление пустое — у вида отпуска нет связанного начисления

Где указать дополнительный отпуск в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровый блок ограничен. Вид отпуска как таковой не настраивается: документ «Отпуск» (раздел «Зарплата и кадры → Отпуска») создаёт начисление отпускных по среднему заработку, а разделение на основной и дополнительный выполняется только аналитически — через вид начисления, который можно создать в справочнике «Начисления» (Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления).

Создайте начисление «Отпуск дополнительный» с кодом дохода для НДФЛ как у обычных отпускных и корректной настройкой взносов. Остатки дней в Бухгалтерии автоматически не считаются — их ведут вручную или в табеле. Если в организации несколько видов дополнительных отпусков и нужен учёт остатков, правильное решение — переход на ЗУП, а не доработка Бухгалтерии.

Особые случаи: вредность, ненормированный день, северный отпуск

Отпуск за вредные условия труда требует настройки не только вида отпуска, но и позиции штатного расписания: в ней указываются условия труда по спецоценке и количество дней дополнительного отпуска. Стаж для такого отпуска программа считает по фактически отработанному времени, поэтому важно, чтобы графики и отсутствия были введены корректно.

Отпуск за ненормированный рабочий день назначается фиксированным числом дней в год и не зависит от отработанного времени — достаточно указать его в праве на отпуск. Северные дополнительные отпуска зависят от района: в карточке организации или подразделения должен быть заполнен районный коэффициент и признак местности, иначе программа не предложит нужный вид отпуска.

Типичные ошибки при настройке

Самая частая проблема — вид отпуска создан, но сотруднику не назначен. Внешне всё выглядит настроенным, однако в документе «Отпуск» вид недоступен, а в отчёте об остатках пусто. Вторая типичная ошибка — право назначено без даты начала или с неверной датой, из-за чего остаток считается не с того периода.

Третья группа ошибок связана с начислением: отпускные по дополнительному отпуску отражаются в бухучёте на счёте основного отпуска или с неверным кодом НДФЛ. Проверяйте настройки начисления до первой выплаты, а не после сдачи отчётности.

Проверка и контроль остатков

Итоговая проверка настройки выполняется отчётом «Остатки отпусков» (Кадры → Кадровые отчёты) и справкой «Остатки отпусков» из карточки сотрудника или документа «Отпуск». Сверьте количество дней с приказами и локальными актами: коллективным договором, картой спецоценки, трудовым договором.

Дополнительно полезен отчёт «График отпусков»: дополнительные отпуска должны попадать в него наравне с основными. Если какой-то вид не отображается, проверьте в его карточке признак ежегодного отпуска.

Частые вопросы

Почему дополнительный отпуск не отображается при оформлении документа «Отпуск»?

Чаще всего сотруднику не назначено право на этот вид отпуска. Откройте карточку сотрудника, ссылку «Право на отпуск» или отчёт «Остатки отпусков» и проверьте, есть ли нужный вид и с какой даты он действует. Если строки нет — назначьте право кадровым переводом или документом изменения условий.

Можно ли изменить количество дней дополнительного отпуска в середине года?

Да, но не редактированием старой строки, а добавлением новой записи о праве с датой изменения. Тогда остаток за период до изменения посчитается по старой норме, после — по новой. Прямая правка исторических данных приведёт к пересчёту прошлых периодов.

Как оформить компенсацию дополнительного отпуска при увольнении?

В документе «Увольнение» программа автоматически рассчитывает компенсацию по всем видам отпусков с положительным остатком, если у вида отпуска не снят признак компенсации при увольнении. Проверьте остатки перед расчётом — от них зависит сумма.

Нужно ли заводить отдельный вид отпуска для каждого подразделения?

Нет. Вид отпуска общий для всей информационной базы, а разные нормы дней задаются в праве конкретного сотрудника или в позиции штатного расписания. Плодить дубли видов не стоит — это усложняет отчёты.

Отпуск за вредность считается неправильно, что проверить?

Проверьте три вещи: что в позиции штатного расписания указаны условия труда и дни отпуска, что используется предопределённый вид отпуска за вредность (только он считает стаж по фактически отработанному времени) и что в базе корректно введены отсутствия сотрудника.

Можно ли заменить дополнительный отпуск денежной компенсацией без увольнения?

Законодательно это допустимо только для части, превышающей минимальную продолжительность, и с письменного согласия сотрудника; для некоторых категорий замена запрещена. В ЗУП такая замена оформляется документом начисления компенсации, но решение о допустимости принимает кадровик, а не программа.