Где в 1С оформляется учебный отпуск

Учебный отпуск в программах 1С (в первую очередь в «1С:Зарплата и управление персоналом») оформляется через кадровый документ отпуска, а рассчитывается и оплачивается как отдельный вид начисления. Проблема большинства пользователей в том, что они ищут отдельный документ «Учебный отпуск», а его в стандартной поставке нет — учебный отпуск оформляется документом «Отпуск» с выбором соответствующего вида отпуска или отдельным документом «Командировка»/«Отсутствие» в зависимости от конфигурации и версии.

Ниже разберём, где именно в 1С:ЗУП находится учебный отпуск, как проверить, что нужный вид отпуска настроен, как оформить приказ, начислить оплату и убедиться, что отсутствие корректно попало в табель. Отдельно рассмотрим ситуацию для «1С:Бухгалтерии», где кадровый учёт ограничен.

Где находится документ для оформления учебного отпуска

В 1С:ЗУП 3.1 все отпуска, включая учебный, оформляются единым документом «Отпуск». Путь к нему: раздел «Кадры» → «Отпуска» (или «Зарплата» → «Отпуска», если документ используется для расчёта). В открывшемся журнале нажмите «Создать» и заполните сотрудника, период и вид отпуска.

В поле «Вид отпуска» выберите нужное значение. В типовой конфигурации обычно предопределены виды «Отпуск учебный оплачиваемый» и «Отпуск учебный неоплачиваемый» (в некоторых релизах — «Дополнительный отпуск в связи с обучением»). Именно от выбранного вида зависит, будет ли отпуск оплачиваться и как отразится в табеле.

Документ «Отпуск» одновременно является и приказом на отпуск, и начислением: при его проведении рассчитываются отпускные (если вид отпуска оплачиваемый), формируется печатная форма приказа (Т-6 или произвольная) и регистрируется отсутствие сотрудника.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Отпуска» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и месяц начисления
3. 3
   В поле «Вид отпуска» выберите «Отпуск учебный оплачиваемый» или «неоплачиваемый»
4. 4
   Задайте даты начала и окончания по справке-вызову из учебного заведения
5. 5
   Проверьте расчёт среднего заработка на вкладке «Начислено»
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ

Что делать, если вида «учебный отпуск» нет в списке

Если при выборе вида отпуска учебного варианта нет, значит, он не создан в справочнике видов отпусков. Откройте «Настройка» → «Виды отпусков» (в некоторых версиях — «Настройка» → «Реквизиты и справочники» → «Виды отпусков») и проверьте список.

При создании нового вида укажите наименование, например «Отпуск учебный оплачиваемый», и настройте ключевые параметры: является ли отпуск оплачиваемым, какой вид стажа он даёт, как обозначается в табеле (буквенный код «У» для оплачиваемого учебного, «УД» — для неоплачиваемого при использовании унифицированных обозначений). Для оплачиваемого учебного отпуска также должен быть назначен соответствующий вид расчёта в справочнике начислений.

Как рассчитывается и начисляется оплата учебного отпуска

Оплата учебного отпуска производится исходя из среднего заработка сотрудника за расчётный период — как правило, 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска. Документ «Отпуск» выполняет расчёт автоматически: на вкладке с начислениями видны среднедневной заработок, количество оплачиваемых дней и итоговая сумма.

Если сумма не рассчиталась или равна нулю, проверьте три вещи: выбран ли оплачиваемый вид отпуска, есть ли у сотрудника начисления за расчётный период (при недавнем приёме на работу средний заработок может рассчитываться из фактически отработанного времени), включён ли вид расчёта в план видов расчёта и не отключён ли он в настройках.

НДФЛ и страховые взносы с оплаты учебного отпуска начисляются в общем порядке — документ «Отпуск» рассчитывает их автоматически на соответствующих вкладках. Выплата отпускных должна быть отражена в ведомости; сроки выплаты контролируйте по внутренним правилам организации и требованиям законодательства.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма на вкладке «Начислено» документа «Отпуск»

Норма

Заполнена сумма оплаты по среднему заработку и НДФЛ

Тревожный признак

Сумма нулевая или вкладка пуста — вид отпуска/начисление настроены неверно

Табель учёта рабочего времени

Норма

Дни отпуска отмечены кодом «У» или «УД»

Тревожный признак

Дни показаны как явка или не заполнены

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть отдельная строка с оплатой учебного отпуска

Тревожный признак

Строки нет — документ не проведён или отпуск неоплачиваемый

Неоплачиваемый учебный отпуск и отсутствие без оплаты

Не все учебные отпуска оплачиваются: для ряда случаев (например, вступительные испытания, некоторые формы обучения) законодательство предусматривает отпуск без сохранения заработной платы. В 1С:ЗУП такой отпуск оформляется тем же документом «Отпуск» с видом «Отпуск учебный неоплачиваемый» — начисление при этом не производится, регистрируется только отсутствие.

Альтернативный вариант — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» из раздела «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников». Он подходит, когда нужно просто зарегистрировать неявку без расчёта, например для краткосрочного отпуска без сохранения зарплаты. Но для учебного отпуска предпочтительнее документ «Отпуск»: он корректно формирует приказ и кадровые сведения.

В табеле оплачиваемый учебный отпуск обычно обозначается кодом «У», неоплачиваемый — «УД». Проверьте соответствие кодов в настройках вида отпуска, если ваша организация использует собственную форму табеля.

Учебный отпуск в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8» кадровый функционал ограничен, и отдельного механизма для учебных отпусков нет. Если вы ведёте зарплату в Бухгалтерии, учебный отпуск оформляется через документ «Отпуск» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отпуска»), где вручную указывается сумма начисления, либо через «Начисление зарплаты» с добавлением сотруднику соответствующего вида начисления.

Для неоплачиваемого учебного отпуска в Бухгалтерии достаточно отразить отсутствие в табеле (документ «Табель» или ручная корректировка отработанных дней при начислении зарплаты), чтобы зарплата за месяц была рассчитана пропорционально отработанному времени.

Где оформлять учебный отпуск

1С:ЗУП 3.1

Полноценный вариант: документ «Отпуск» с видом «учебный», автоматический расчёт среднего заработка, приказ, табель, НДФЛ и взносы

1С:Бухгалтерия 8

Упрощённый вариант: документ «Отпуск» с ручным вводом суммы или начисление через зарплату; подходит при небольшой численности

Отсутствие (без оплаты)

Документ «Отсутствие» в ЗУП — для неоплачиваемых отпусков, когда расчёт не нужен, важна только регистрация неявки

Типичные ошибки при оформлении учебного отпуска

Самая частая ошибка — выбор обычного ежегодного отпуска вместо учебного. Внешне документы похожи, но ежегодный отпуск расходует дни основного отпуска сотрудника и иначе отражается в отчётности. Всегда проверяйте поле «Вид отпуска» перед проведением.

Вторая ошибка — оформление отпуска без справки-вызова из учебного заведения. Справка-вызов является основанием для предоставления учебного отпуска и определяет его продолжительность; даты в документе должны совпадать с датами в справке. Превышение сроков может привести к необоснованной выплате.

Третья ошибка — редактирование табеля вручную вместо оформления документа. Ручные правки табеля «ломают» связь с начислениями: при следующем расчёте зарплаты данные могут перезаписаться, и отсутствие исчезнет.

Проверка отражения в отчётах и табеле

После проведения документа убедитесь, что отпуск корректно отразился во всех связанных местах. Откройте табель учёта рабочего времени («Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель Т-13»): дни учебного отпуска должны быть помечены соответствующим кодом и не должны считаться рабочими.

В расчётном листке сотрудника оплата учебного отпуска отображается отдельной строкой. Если отпуск переходящий (начинается в одном месяце, заканчивается в другом), начисление может быть разделено по месяцам — это нормально и влияет на отражение в учёте и удержание НДФЛ.

Для кадровой отчётности проверьте личную карточку сотрудника и сведения об отпусках: учебный отпуск должен попасть в историю отсутствий, но не должен уменьшать остаток ежегодного отпуска.

Частые вопросы

Нужно ли создавать отдельное начисление для учебного отпуска?

В типовой 1С:ЗУП начисление для оплачиваемого учебного отпуска уже предопределено и подключается автоматически при выборе соответствующего вида отпуска. Создавать новое начисление вручную требуется только если вы создаёте собственный вид отпуска или типовое начисление было удалено.

Как оформить учебный отпуск, если сотрудник работает по совместительству?

Документ «Отпуск» создаётся отдельно по каждому месту работы — по основному и по совместительству. Оплата рассчитывается отдельно исходя из среднего заработка по каждому месту. Учтите, что гарантии по учебному отпуску по законодательству предоставляются, как правило, по основному месту работы.

Что делать, если учебный отпуск попал на уже рассчитанный и выплаченный месяц?

Оформите документ «Отпуск» тем месяцем, в котором обнаружена ситуация, указав фактические даты отсутствия. Программа выполнит перерасчёт: сторнирует оплату за дни отсутствия и начислит отпускные. Проверьте необходимость подачи уточнённой отчётности по НДФЛ и взносам за затронутый период.

Можно ли оформить учебный отпуск частями?

Да, каждая сессия оформляется отдельным документом «Отпуск» на основании отдельной справки-вызова. Программа не ограничивает количество учебных отпусков в году — контроль предельной продолжительности по категориям обучения ведёт кадровик по документам из учебного заведения.

Почему учебный отпуск не уменьшает остаток основного отпуска?

Это правильное поведение: учебный отпуск — самостоятельный вид отпуска, он не связан с ежегодным оплачиваемым. Остатки отпусков в 1С:ЗУП считаются только по видам, отнесенным к ежегодным, поэтому учебный отпуск на них не влияет.

Где посмотреть все учебные отпуска сотрудника за период?

Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Отсутствия» или сформируйте отчёт «Отпуска» / «Остатки отпусков и отсутствия» из раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты». Там будут все зарегистрированные отсутствия сотрудника, включая учебные отпуска, с датами и видами.