Другое · 11 мин
Где в 1С найти сведения о застрахованных лицах
Разбираем, где в 1С ЗУП и Бухгалтерии находятся сведения о застрахованных лицах: путь к отчётам ЕФС-1 и СЗВ-СТАЖ, заполнение, проверка и отправка в СФР.
Сведения о застрахованных лицах — это отчётность, которую работодатель передаёт в Социальный фонд России (СФР, бывшие ПФР и ФСС) о страховом стаже и других данных работников. В программах 1С эти сведения формируются автоматически на основе кадровых документов, но найти нужный раздел с первого раза получается не у всех: в разных конфигурациях и версиях путь отличается.
В 1С:ЗУП отчётность по застрахованным лицам собрана в разделе «Отчетность, справки», а в 1С:Бухгалтерии часть функций вынесена в раздел «Сотрудники» и «Отчёты». Ниже разберём конкретные пути для типовых конфигураций, как сформировать сведения, проверить их перед отправкой и что делать, если отчёт не проходит контроль.
Важно понимать: с объединением ПФР и ФСС формы отчётности изменились. Вместо отдельных СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и СЗВ-М теперь действует единая форма ЕФС-1 с разделами, а персонифицированные сведения о доходах и взносах сдаются отдельным отчётом. В 1С это отражено в названиях документов и отчётов.
Где находятся сведения о застрахованных лицах в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» есть два основных способа добраться до сведений. Первый — через сервис «1С-Отчетность»: раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность». Здесь отображаются все регламентированные формы, включая ЕФС-1 и персонифицированные сведения о физлицах. Если сервис подключён, отчёты создаются и отправляются прямо из этого окна.
Второй способ — документы подготовки сведений. Откройте «Отчетность, справки» → «Сведения в СФР» (в старых релизах — «Пачки документов СЗВ» или «Сведения для ПФР»). Здесь создаются документы «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц», «Сведения о застрахованных лицах (ЕФС-1)» и другие формы. Документ заполняется автоматически по данным кадрового учёта: приёмы на работу, переводы, увольнения, отпуска и больничные.
Если нужного пункта в меню нет, воспользуйтесь поиском: нажмите на лупу в правом верхнем углу или сочетание клавиш Ctrl+F и введите «застрахованных» или «ЕФС-1». Программа покажет все связанные документы и отчёты, доступные вашей роли пользователя.
- 1Откройте раздел «Отчетность, справки» → «Сведения в СФР»
- 2Создайте документ нужного типа, например «Сведения о страховом стаже»
- 3Укажите отчётный период и организацию
- 4Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников по кадровым данным
- 5Проверьте список сотрудников и данные о стаже
- 6Проведите документ и выгрузите файл или отправьте через 1С-Отчетность
Где искать сведения в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии предприятия» кадровый учёт упрощённый, но отчётность по застрахованным лицам доступна. Основной путь: раздел «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» → кнопка «Создать». В списке форм найдите «ЕФС-1» или «Персонифицированные сведения о физических лицах». Отчёт заполнится по данным документов «Приём на работу», «Увольнение» и начислений зарплаты.
Альтернативный вариант — раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по сотрудникам» (в некоторых версиях «Сотрудники» → «Отчёты»). Там же находятся справочные формы: справка о доходах, сведения о среднесписочной численности и другие выгрузки, связанные с персоналом.
Учтите ограничение: если в бухгалтерии ведётся только расчёт зарплаты без полноценного кадрового учёта, часть данных для ЕФС-1 придётся вносить вручную. Для организаций с большим штатом и сложными кадровыми событиями корректнее использовать 1С:ЗУП, где стаж рассчитывается автоматически с учётом всех периодов.
Какие формы отчётности относятся к сведениям о застрахованных лицах
Под «сведениями о застрахованных лицах» обычно понимают несколько форм, и в 1С они представлены отдельными документами. Основная — ЕФС-1, единая форма, объединившая бывшие СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, СЗВ-М и часть данных формы 4-ФСС. Она включает разделы о стаже, кадровых событиях, взносах на травматизм и сведениях о взносах на дополнительное соцобеспечение.
Отдельно сдаются «Персонифицированные сведения о физических лицах» — ежемесячный отчёт о доходах и начисленных взносах, пришедший на смену СЗВ-М. В 1С он создаётся там же, где прочая отчётность в СФР, и заполняется по данным начислений за месяц.
Также к этой группе относятся разовые формы: сведения о стаже при выходе работника на пенсию (подаются по заявлению сотрудника), сведения о застрахованных лицах для военкомата и справки для сотрудников. Все они формируются из того же раздела отчётности.
Сравнение форм
Годовой отчёт о страховом стаже. Сдаётся по итогам года и при увольнении пенсионера. Заполняется по кадровым событиям.
Приём, увольнение, перевод, переименование. Сдаётся не позднее следующего рабочего дня после события.
Ежемесячный отчёт о доходах и взносах. Заполняется по начислениям зарплаты за месяц.
Квартальный расчёт по взносам от несчастных случаев, бывшая форма 4-ФСС.
Как проверить сведения перед отправкой
Перед отправкой отчёта в СФР обязательно выполните проверку. В документах сведений и в 1С-Отчетности есть кнопка «Проверить» — программа прогонит данные по контрольным соотношениям: корректность СНИЛС, наличие периодов стажа у всех сотрудников, соответствие сумм взносов начислениям. Ошибки подсвечиваются с указанием сотрудника и поля.
Типовые причины ошибок: неправильный или отсутствующий СНИЛС в карточке сотрудника, разрывы в кадровых документах (сотрудник числится, но приём не проведён), незакрытые периоды отпусков без сохранения зарплаты, расхождение дат приёма и увольнения. Исправлять нужно первичные документы, а не сам отчёт — иначе при следующем заполнении ошибка вернётся.
Полезно сверить список сотрудников в отчёте с реальным штатом. Сформируйте отчёт «Штатное расписание» или «Список сотрудников» за тот же период и сравните количество человек. Расхождение означает, что кто-то не попал в сведения или попал лишний — например, уволенный с непроведённым документом.
Как проверить результат
Совпадает со штатным списком за период
Есть лишние или отсутствующие сотрудники
Все поля заполнены, проверка не выдаёт ошибок
Пустые СНИЛС, ошибки формата
У каждого сотрудника есть непрерывные периоды работы
Разрывы, пересечения дат, пустые строки
Отчёт принят, получена квитанция о приёме
Отказ с протоколом ошибок СФР
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — отчёт формируется пустым или неполным. Причина почти всегда в кадровых данных: сотрудники заведены, но документы приёма не проведены, либо организация в документе отчёта не совпадает с организацией в кадровых документах. Проверьте отбор по организации и период формирования.
Вторая распространённая ситуация — устаревшая версия конфигурации. Формы отчётности в СФР менялись неоднократно, и старые релизы 1С могут не содержать актуальную форму ЕФС-1 или выгружать файл в устаревшем формате, который фонд не примет. Перед отчётной кампанией обновите конфигурацию до актуального релиза.
Третья ошибка — ручная правка выгруженного XML-файла. Такие правки нарушают контрольные соотношения и подпись файла, СФР отклонит отчёт. Все исправления вносите в программе через документы, затем выгружайте файл заново.
Что делать, если раздел или отчёт не найден
Если нужного пункта нет в меню, сначала проверьте права пользователя. Документы отчётности доступны ролям с правами кадровика, расчётчика или бухгалтера. Попросите администратора проверить настройки профиля доступа в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».
Далее убедитесь, что включена нужная функциональность. В 1С:ЗУП часть опций отчётности активируется в «Настройках реквизитов организации» или «Настройках состава отчётности». В Бухгалтерии проверьте, что в учётной политике указано ведение учёта зарплаты в этой программе, а не во внешней.
Если конфигурация сильно доработана или интерфейс изменён, используйте универсальный способ: «Все функции» (открывается через меню сервиса или Shift+F11 в некоторых версиях) → в дереве найдите «Документы» → «Сведения о страховом стаже» или поиском по слову «застрахованных». Этот путь работает независимо от настроек панелей разделов.
Как выбрать действие
Отправка сведений в СФР из 1С
Самый удобный способ сдачи — сервис «1С-Отчетность». Отчёт создаётся, проверяется, подписывается электронной подписью и отправляется в фонд без выхода из программы. Статус доставки виден в журнале: «Отправлено», «Принято» или «Отказ» с протоколом. При отказе протокол содержит коды ошибок, по которым можно найти проблемные данные.
Если 1С-Отчетность не подключена, используйте выгрузку в файл. В документе сведений нажмите «Выгрузить» — программа сформирует XML-файл по формату СФР. Этот файл загружается через личный кабинет страхователя на сайте СФР или через оператора электронного документооборота. Сохраните файл без переименования: имя содержит служебную информацию, и его изменение может привести к отказу при загрузке.
После отправки дождитесь квитанции о приёме. Факт отправки файла ещё не означает сдачи отчёта — фонд проверяет форматно-логический контроль, и при ошибках отчёт считается несданным. Храните квитанции: они подтверждают своевременную сдачу при спорах со штрафами.
Перед годовой сдачей сведений о стаже сформируйте отчёт заранее — за месяц до срока. Так останется время разобраться с ошибками по сотрудникам, которые давно уволились или имеют сложные периоды стажа, без риска пропустить дедлайн.
Частые вопросы
Почему в сведения не попадает конкретный сотрудник?
Чаще всего причина в непроведённом документе приёма на работу или в том, что сотрудник заведён в другой организации внутри базы. Также проверьте, что в карточке сотрудника заполнен СНИЛС — без него запись может исключаться при контроле. Откройте документ приёма, проведите его и перезаполните сведения.
Где в 1С найти уже отправленные сведения за прошлые периоды?
В 1С:ЗУП — раздел «Отчетность, справки» → «Сведения в СФР», отфильтруйте журнал по периоду и типу документа. Если сдача шла через 1С-Отчетность, отправленные отчёты с квитанциями хранятся в разделе «1С-Отчетность» на закладке с отправленными формами.
Чем ЕФС-1 отличается от старых форм СЗВ?
ЕФС-1 — единая форма, заменившая СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, СЗВ-М и 4-ФСС. Она состоит из разделов, которые сдаются с разной периодичностью: кадровые события — оперативно, стаж — ежегодно, взносы на травматизм — ежеквартально. В 1С каждый раздел оформляется отдельным документом или отчётом.
Можно ли сдать сведения из 1С:Бухгалтерии, если ЗУП нет?
Да, если в бухгалтерии ведётся полный учёт зарплаты и кадров: приёмы, увольнения, начисления. Для небольшого штата этого достаточно. При сложном кадровом учёте — совместители, длительные отпуска, вредные условия труда — корректнее перейти на 1С:ЗУП, где стаж рассчитывается точнее.
Что делать, если СФР прислал отказ с ошибкой по формату файла?
Ошибка формата почти всегда означает устаревший релиз конфигурации или ручное изменение файла после выгрузки. Обновите программу, сформируйте и выгрузите файл заново, не редактируя его. Если ошибка повторяется, откройте протокол — в нём указан конкретный блок файла с нарушением.
Что важно запомнить
Сведения о застрахованных лицах в 1С находятся в разделе «Отчетность, справки» (ЗУП) или «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» (Бухгалтерия). Отчёт заполняется автоматически по проведённым кадровым документам. Перед отправкой обязательно выполните проверку контрольных соотношений, исправляйте ошибки в первичных документах, а не в самом отчёте, и храните квитанции о приёме от СФР.