Другое · 9 мин
Где в 1С найти сведения о застрахованных лицах для ФСС
Разбираем, где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии находятся сведения о застрахованных лицах для ФСС: путь в меню, заполнение, отправка и типичные ошибки.
Сведения о застрахованных лицах — это форма, которую работодатель передаёт в Социальный фонд России (бывший ФСС) при приёме сотрудника на работу, изменении его персональных данных или увольнении. В типовых конфигурациях 1С документ находится в разделе кадрового учёта: в 1С:ЗУП 3.1 это «Кадры → Сведения для ФСС о застрахованных лицах» или раздел «Отчетность, справки → 1С-Отчетность», в 1С:Бухгалтерии 8.3 — «Зарплата и кадры → Сведения о застрахованных лицах, ФСС».
Форма утверждена приказом ФСС, и 1С обновляет её автоматически вместе с релизами конфигурации. Если документ в меню не находится, чаще всего причина в устаревшей версии программы, ограниченных правах пользователя или в том, что отчёт ещё не добавлен в подсистему отчётности конкретной базы.
Ниже разобраны точные пути в разных конфигурациях, порядок создания и отправки документа, проверка заполнения и типичные ошибки, из-за которых фонд отклоняет сведения.
Где находится документ в 1С:ЗУП 3.1
В конфигурации «Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1, документ доступен по двум маршрутам. Первый: раздел «Кадры» в панели разделов, далее пункт «Сведения для ФСС о застрахованных лицах» в группе «Отчетность, справки». Если панель настроена иначе, используйте второй маршрут: раздел «Отчетность, справки», затем одноимённый пункт в списке.
Также документ создаётся из рабочего места «1С-Отчетность»: «Отчетность, справки → 1С-Отчетность → кнопка Создать → Отчеты → Сведения о застрахованных лицах». Этот путь удобен, когда нужно сразу отправить форму в фонд электронно.
Если пункт меню не отображается, откройте полный список документов через «Все функции» (при включённом режиме технического специалиста) и найдите документ «Сведения о застрахованных лицах, ФСС». Отсутствие пункта в интерфейсе обычно означает, что видимость команды отключена в настройках навигации раздела — она включается через «Настройка навигации» в меню раздела.
- 1Откройте раздел «Кадры» в панели разделов
- 2Найдите группу «Отчетность, справки» и пункт «Сведения для ФСС о застрахованных лицах»
- 3Если пункта нет — откройте «Отчетность, справки → 1С-Отчетность» и создайте отчёт оттуда
- 4Проверьте видимость команды через «Настройка навигации» раздела
Где находится документ в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии 8», редакция 3.0, сведения расположены в разделе «Зарплата и кадры». В группе «Отчетность по страховым взносам» или непосредственно в списке документов найдите пункт «Сведения о застрахованных лицах, ФСС». В зависимости от релиза название может отличаться незначительно: «Сведения о застрахованных лицах» или «Сведения для ФСС».
Альтернативный маршрут — «Отчеты → Регламентированные отчеты → Создать», далее в классификаторе отчётов выбрать форму в группе «ФСС». Этот вариант подходит, когда документ нужен как регламентированный отчёт с сохранением истории отправок.
В базах с простым интерфейсом (режим «Простой») часть команд скрыта. Переключитесь в полный интерфейс: «Администрирование → Интерфейс» или через настройки панели разделов, после чего раздел «Зарплата и кадры» покажет полный состав документов.
Как создать и заполнить сведения
Новый документ создаётся кнопкой «Создать» в списке сведений. В шапке укажите организацию, дату события и вид события: приём на работу, изменение данных или увольнение. От вида события зависит срок сдачи — при приёме и увольнении сведения подаются в сжатые сроки, установленные законодательством, поэтому дату события важно указать корректно.
Добавьте сотрудника в табличную часть. Программа подтянет ФИО, СНИЛС, ИНН, дату рождения и другие персональные данные из карточки физического лица. Если какие-то поля пустые, откройте карточку сотрудника и заполните данные там — редактировать их вручную в самом документе не следует, иначе сведения разойдутся с кадровым учётом.
После заполнения нажмите «Проверить → Проверка в программе» (в 1С-Отчетности — «Проверить в интернете»). Контрольные соотношения выявят незаполненные обязательные поля, некорректный формат СНИЛС или ИНН и расхождения с форматом фонда.
Как отправить сведения в фонд
Основной способ — отправка через 1С-Отчетность. В форме документа нажмите «Отправить» или перейдите в «1С-Отчетность», выберите созданный отчёт и выполните отправку. Для этого требуется действующий сертификат электронной подписи и подключённый сервис обмена с контролирующими органами.
Если электронный обмен не настроен, сведения можно выгрузить в файл: «Выгрузить» в форме документа. Полученный XML-файл загружается в программу подготовки расчётов фонда или передаётся через личный кабинет страхователя на портале СФР. Перед выгрузкой убедитесь, что релиз конфигурации актуален — формат файла периодически меняется.
После отправки контролируйте статус. В журнале 1С-Отчетности отчёт должен пройти этапы «Отправлено» → «Сдано» с положительным протоколом. Отрицательный протокол содержит коды ошибок — по ним определяется, что исправить.
Как проверить результат отправки
«Сдано» с положительным протоколом контроля
«Не сдано», отрицательный протокол с кодами ошибок
11 цифр, проходит проверку контрольной суммы
Ошибка формата СНИЛС в протоколе
Совпадает с датой приёма или увольнения в кадровом приказе
Расхождение с кадровым документом, риск нарушения срока сдачи
Какие данные должны быть заполнены заранее
Корректная отправка невозможна без заполненных регистрационных данных организации. Откройте справочник «Организации» и проверьте регистрационный номер в СФР, код подчинённости, ИНН и КПП. Эти реквизиты подставляются в сведения автоматически, и ошибка в них приведёт к отказу всей пачки.
В карточке физического лица обязательны: ФИО полностью, дата рождения, пол, СНИЛС, гражданство, документ удостоверения личности. Для иностранных сотрудников дополнительно проверяется статус застрахованного лица и данные документа, подтверждающего право пребывания.
Также в настройках учётной политики по зарплате должен быть указан актуальный страхователь. В ЗУП это проверяется в «Настройка → Организации» на закладке «Учётная политика и другие настройки».
Что делать, если документа нет в меню
Первая причина — устаревший релиз. Форма появилась в конфигурациях после соответствующих обновлений законодательства; если база давно не обновлялась, документа может не быть физически. Проверьте версию: «Администрирование → Обслуживание → Результаты обновления» или сведения о конфигурации через «О программе».
Вторая причина — права доступа. Пользователю нужны права на кадровые документы и регламентированную отчётность. Проверьте профиль группы доступа в «Администрирование → Настройки пользователей и прав». В типовых настройках достаточно роли кадровика или специалиста по отчётности.
Третья причина — скрытая команда интерфейса. Откройте настройку навигации раздела «Кадры» или «Зарплата и кадры» и перенесите команду из доступных в выбранные. После обновления конфигурации состав команд иногда сбрасывается, и пункт нужно вернуть вручную.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Чем сведения о застрахованных лицах отличаются от ЕФС-1?
После объединения ПФР и ФСС в Социальный фонд России отчётность была консолидирована в форму ЕФС-1, которая включает несколько разделов. Сведения о застрахованных лицах — это раздел ЕФС-1 (подраздел 1.1 и 1.2), который сохранил отдельную логику подачи: при приёме, изменении данных и увольнении. В 1С документ может называться по-старому, но отправляется в составе актуальной формы.
Можно ли создать сведения сразу на нескольких сотрудников?
Да, документ поддерживает списочное заполнение. В табличную часть добавляется произвольное количество сотрудников, для каждого указывается свой вид события. Это удобно при массовом приёме или при первичной подаче сведений по всем работающим.
Где посмотреть уже отправленные сведения?
Все отправки хранятся в журнале «1С-Отчетность»: «Отчетность, справки → 1С-Отчетность». Отфильтруйте список по виду отчёта и периоду. Там же доступны протоколы контроля и квитанции о приёме, которые подтверждают сдачу.
Что делать, если фонд отклонил сведения из-за СНИЛС?
Проверьте номер в карточке физического лица: он должен содержать 11 цифр без лишних пробелов и проходить контрольную сумму. Сверьте номер с карточкой СНИЛС сотрудника или выпиской из личного кабинета. После исправления в справочнике пересоздайте документ и отправьте повторно.
Нужно ли подавать сведения на внешних совместителей и по договорам ГПХ?
На внешних совместителей сведения подаёт каждый работодатель самостоятельно. По договорам гражданско-правового характера обязанность зависит от того, застраховано ли лицо по соответствующему виду страхования у данного страхователя — в 1С это определяется настройками договора и статусом застрахованного лица в карточке физлица.
Что важно запомнить
Сведения о застрахованных лицах в 1С находятся в разделе «Кадры» (ЗУП 3.1) или «Зарплата и кадры» (Бухгалтерия 8.3), а также в рабочем месте 1С-Отчетности. Перед отправкой проверьте регистрационные данные организации и персональные данные сотрудников в справочниках, после отправки — статус и протокол контроля.