Другое · 7 мин
Сведения о застрахованном лице в ФСС в 1С с 2022 года
Где найти в 1С:ЗУП сведения о застрахованном лице для ФСС с 2022 года: документ, заполнение, отправка, проверка и типичные ошибки при работе.
С 2022 года страхователи передают в ФСС сведения о застрахованных лицах по форме, утверждённой приказом ФСС № 26 от 04.02.2021. Эти данные фонд использует для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и других страховых случаев в рамках проекта «Прямые выплаты». В программе 1С:Зарплата и управление персоналом для этого предусмотрен отдельный документ, и найти его можно несколькими путями.
Документ называется «Сведения о застрахованном лице, ФСС» и находится в разделе «Отчетность, справки» подсистемы «1С-Отчетность», а также доступен из карточки сотрудника и из журнала обмена с контролирующими органами. С 2023 года ФСС объединён с ПФР в Социальный фонд России (СФР), однако в типовых конфигурациях 1С документ сохранил прежнее название, а отправка выполняется по действующим каналам связи.
Где находится документ в 1С:ЗУП
Основной путь: раздел «Отчетность, справки» → пункт «1С-Отчетность». В открывшемся окне нажмите «Создать» и в списке видов отчётов раскройте группу «Сведения и реестры» — там находится строка «Сведения о застрахованном лице, ФСС». Если подсистема 1С-Отчетности не используется, документ доступен через раздел «Отчетность, справки» → «Сведения о застрахованных лицах, ФСС» (название пункта может отличаться в зависимости от версии конфигурации).
Второй способ — из карточки сотрудника. Откройте справочник «Сотрудники», выберите нужного человека и в командной панели найдите команду «Оформить документ» или ссылку на сведения для ФСС. Программа создаст документ с уже подставленным сотрудником, что удобно при разовой отправке.
Третий путь — журнал «Обмен с контролирующими органами» в 1С-Отчетности, где видны уже созданные и отправленные сведения, их статусы и квитанции о приёме. Через этот журнал удобно проверять, ушли ли данные и принял ли их фонд.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность»
- 2Нажмите «Создать» и найдите «Сведения о застрахованном лице, ФСС»
- 3Выберите организацию и сотрудника, проверьте автозаполненные данные
- 4Запишите документ и нажмите «Отправить»
- 5Дождитесь квитанции о приёме в журнале обмена
Когда нужно передавать сведения
Сведения передаются в двух основных случаях: при приёме нового сотрудника на работу (включая совместителей и работающих по договорам ГПХ, за которых уплачиваются взносы на случай временной нетрудоспособности) и при изменении ранее переданных данных — фамилии, паспорта, адреса, СНИЛС, банковских реквизитов для перечисления пособий.
Повторно отправлять сведения при каждом больничном не требуется: фонд использует уже имеющиеся у него данные. Но если сотрудник сменил фамилию или банковскую карту для выплат, а сведения не обновлены, выплата пособия может задержаться или прийти по старым реквизитам.
Как заполнить документ
После выбора сотрудника большинство полей заполняется автоматически из кадровых данных: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, документ удостоверения личности, адрес регистрации. Обязательно проверьте эти данные вручную — программа берёт их из карточки физического лица, и если там устаревший паспорт, в фонд уйдёт ошибочная информация.
Отдельного внимания заслуживает блок «Способ выплаты пособия». Сотрудник может получать пособие на карту «Мир», на счёт в банке или почтовым переводом. Реквизиты карты или счёта вводятся в документе вручную либо подтягиваются из данных о лицевых счетах, если они ведутся в программе. Если способ выплаты не указан, фонд по умолчанию может использовать почтовый перевод по адресу регистрации.
Проверьте также страховой стаж и признак занятости (основное место работы или совместительство) — эти поля влияют на расчёт пособий. После заполнения нажмите «Записать», затем «Отправить» — при настроенной 1С-Отчетности документ уйдёт напрямую из программы.
Проверка отправки и статусы
После отправки документ появляется в журнале обмена с контролирующими органами со статусом «Отправлено». В течение некоторого времени статус должен смениться на «Доставлено», а затем прийти квитанция о приёме. Если пришёл отказ, в протоколе указана причина — чаще всего это расхождение СНИЛС и ФИО или незаполненные обязательные поля.
При отказе откройте протокол, исправьте указанные данные и отправьте документ повторно. Если отказ вызван ошибкой в персональных данных, исправление вносится в карточку физлица, после чего создаётся новый документ сведений.
Как проверить результат
«Доставлено» и есть квитанция о приёме
«Ошибка» или статус не меняется длительное время
Совпадают с данными фонда и документами
Расхождения — фонд вернёт отказ
Указаны актуальные реквизиты карты или счёта
Поле пустое — выплата пойдёт почтовым переводом
Типичные ошибки и ограничения
Наиболее частая проблема — отправка сведений без обновления конфигурации. Формат документа периодически корректируется, и на старом релизе 1С:ЗУП файл может не пройти форматно-логический контроль. Перед массовой отправкой убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза.
Вторая ошибка — дублирование сведений. Некоторые бухгалтеры отправляют документ повторно «для надёжности», не дождавшись квитанции. Это не критично, но засоряет журнал обмена и затрудняет контроль. Дождитесь итогового статуса, прежде чем формировать сведения заново.
Если 1С-Отчетность не подключена
Без действующей подписки на 1С-Отчетность документ всё равно можно сформировать и выгрузить в файл для отправки через другой оператор ЭДО или личный кабинет страхователя на портале СФР. Команда выгрузки доступна в форме документа. Учтите, что при ручной выгрузке контроль статусов в программе вести сложнее — квитанции придётся отслеживать на стороне оператора.
Что важно запомнить
Сведения о застрахованном лице создаются в разделе «Отчетность, справки» через 1С-Отчетность или из карточки сотрудника. Передавайте их при приёме на работу и при изменении данных, проверяйте СНИЛС, паспорт и реквизиты для выплат, контролируйте квитанции в журнале обмена.
Частые вопросы
Нужно ли отправлять сведения на всех сотрудников, принятых до 2022 года?
Массовая первичная отправка на действующих сотрудников выполнялась при переходе на прямые выплаты. Сейчас сведения подаются на вновь принятых и при изменении данных. Если по давнему сотруднику сведения ни разу не передавались, безопаснее отправить их, чтобы пособие при страховом случае не задержалось.
Почему кнопка «Отправить» неактивна?
Чаще всего не настроена или истекла подписка 1С-Отчетности либо не заполнены обязательные поля документа. Проверьте настройки обмена в разделе «Отчетность, справки» → «Настройки обмена с контролирующими органами» и убедитесь, что документ записан.
Что делать, если сотрудник сменил фамилию?
Сначала внесите новую фамилию и данные документа в карточку физического лица, затем создайте новый документ «Сведения о застрахованном лице, ФСС» и отправьте его. Без обновлённых сведений фонд может не сопоставить проактивные выплаты и больничные.
Передаются ли сведения на работников по договорам ГПХ?
Да, если с выплат по договору начисляются взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Такие исполнители считаются застрахованными лицами, и сведения на них передаются в общем порядке.
Как узнать, какие данные о сотруднике уже есть в фонде?
Напрямую из 1С состав данных фонда не запрашивается. Сотрудник может проверить свои сведения в личном кабинете на портале СФР или через Госуслуги, а работодатель — ориентироваться на квитанции о приёме ранее отправленных документов.