Другое · 10 мин
Где в 1С найти и распечатать справки при увольнении сотрудника
Где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии найти справки при увольнении: 2-НДФЛ, СТД-Р, 182н, раздел 3 РСВ. Пошаговые инструкции, печать, типичные ошибки.
При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать комплект документов: справку о заработке для расчёта пособий (форма 182н), сведения о доходах и налоге (бывшая 2-НДФЛ), выписку СТД-Р о трудовой деятельности, раздел 3 расчёта по страховым взносам и при необходимости СЗВ-СТАЖ. В программах 1С все эти документы формируются автоматически на основе данных учёта, но находятся они в разных разделах, что часто вызывает вопросы у кадровиков и бухгалтеров.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) основная масса справок создаётся либо прямо из документа «Увольнение», либо из журналов исходящих документов. В 1С:Бухгалтерии набор ограниченнее — часть форм доступна через раздел отчётности и справок. Ниже разобраны точные пути для каждой справки, порядок печати и типичные ошибки.
Какие справки нужно выдать при увольнении
Перед поиском документов в программе полезно зафиксировать полный перечень. В день увольнения сотруднику выдаются: трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), справка о сумме заработка за два календарных года (форма 182н), сведения о доходах и суммах НДФЛ (приложение к справке 2-НДФЛ), раздел 3 расчёта по страховым взносам с персонифицированными данными.
Дополнительно по письменному заявлению работника выдаются копии приказов, справка о среднем заработке для центра занятости и форма СЗВ-СТАЖ (при увольнении пенсионера или по заявлению). Все эти формы в 1С:ЗУП имеют готовые печатные бланки, поэтому вручную их оформлять не требуется.
Быстрый путь: печать справок из документа «Увольнение»
Самый удобный способ — сформировать справки непосредственно из кадрового документа. Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения», найдите нужный документ «Увольнение» и откройте его. В командной панели документа есть кнопка «Печать», в выпадающем списке которой доступны печатные формы, связанные с увольнением.
В зависимости от версии конфигурации в списке будут: приказ об увольнении (Т-8), записка-расчёт (Т-61), справка о доходах для работника, справка 182н, СТД-Р. Если какой-то формы нет в списке печати, она создаётся отдельным документом — об этом в следующих разделах.
- 1Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»
- 2Найдите и откройте документ «Увольнение» нужного сотрудника
- 3Нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму
- 4Проверьте заполнение данных в предпросмотре
- 5Распечатайте или сохраните в PDF для передачи работнику
Где найти справку 182н о заработке
Справка о сумме заработка за два календарных года (форма, утверждённая приказом 182н) нужна работнику для расчёта больничных и пособий у нового работодателя. В 1С:ЗУП она создаётся как отдельный исходящий документ.
Перейдите в раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» либо сразу в журнал «Исходящие документы» (путь может называться «Отчетность, справки» → «Исходящие документы»). Создайте новый документ вида «Справка о заработке (исходящая)», выберите сотрудника — программа автоматически подтянет начисления и страховые взносы за нужные годы. После этого документ можно распечатать на утверждённом бланке.
В некоторых релизах справка 182н доступна и напрямую из карточки сотрудника: «Кадры» → «Сотрудники» → открыть сотрудника → «Печать» → «Справка о заработке (182н)». Проверьте оба пути, если в журнале исходящих документов нужного вида нет.
Где взять справку о доходах (бывшая 2-НДФЛ)
Справка о доходах и суммах налога физического лица для работника формируется в разделе «Налоги и взносы». Откройте «Налоги и взносы» → «2-НДФЛ для сотрудников» (в новых релизах — «Справки о доходах для сотрудников»). Создайте документ, укажите сотрудника и налоговый период — данные о доходах, вычетах и удержанном НДФЛ заполнятся автоматически.
Обратите внимание: это именно справка для передачи работнику, а не отчёт 6-НДФЛ в налоговую. У них разные формы и разное назначение. Если сотрудник увольняется в середине года, справка формируется за текущий период на дату увольнения, а итоговые данные попадут в годовую отчётность.
В 1С:Бухгалтерии аналогичный документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «2-НДФЛ для сотрудников» или через «Отчеты» → «Регламентированные отчеты». Печатная форма вызывается из самого документа кнопкой «Печать».
Перед печатью справки о доходах сверьте её с расчётным листком сотрудника за последний месяц: если в справке нет дохода за месяц увольнения, скорее всего, документ «Увольнение» не проведён или расчёт при увольнении не выполнен.
Как сформировать СТД-Р и раздел 3 РСВ
Форма СТД-Р в 1С:ЗУП формируется на основании переданных в фонд сведений о кадровых событиях. Путь: «Отчетность, справки» → «СТД-Р: сведения о трудовой деятельности» (в ряде релизов — через кнопку «Печать» в документе «Увольнение» или в карточке сотрудника). Программа подтянет записи о приёмах, переводах и увольнениях, которые были отражены в отчётах ЭФС-1 (СЗВ-ТД).
Раздел 3 расчёта по страховым взносам для увольняемого сотрудника выдаётся как выписка. Откройте «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», создайте «Расчет по страховым взносам» за нужный период, а затем воспользуйтесь печатью персонифицированных сведений по конкретному сотруднику. В ЗУП также доступен отдельный документ «Персонифицированные сведения о физлицах» для выдачи работнику.
Проверьте, что все кадровые события по сотруднику отражены в ЭФС-1 до формирования СТД-Р: если отчёт об увольнении ещё не отправлен, запись об увольнении в выписке появится только после его отправки или будет сформирована по текущим данным с пометкой о неподтверждённости.
Проверьте разделы «Отчетность, справки» и «Налоги и взносы»
Проведите документ увольнения и начисление взносов
Сформируйте и отправьте отчёт с событием «Увольнение»
Справки в 1С:Бухгалтерии: отличия от ЗУП
В 1С:Бухгалтерии набор кадровых форм уже. Документ увольнения находится в «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы», оттуда печатаются приказ Т-8 и записка-расчёт. Справка о доходах создаётся через «Зарплата и кадры» → «2-НДФЛ для сотрудников», а справка 182н — через журнал исходящих справок в разделе отчётности.
Формы СТД-Р и персонифицированных сведений в типовой Бухгалтерии могут быть ограничены в зависимости от релиза. Если требуемой формы нет, проверьте актуальность версии программы: персонифицированная отчётность регулярно обновляется, и новые формы появляются только в свежих релизах. При работе с большим штатом и полным кадровым учётом практичнее вести его в ЗУП с синхронизацией в бухгалтерскую программу.
Сравнение вариантов
Полный набор справок: 182н, доходы, СТД-Р, раздел 3 РСВ, справка для ЦЗН. Подходит для регулярных увольнений.
Базовый набор: доходы, 182н, кадровые приказы. Часть персонифицированных форм может отсутствовать в старых релизах.
Только как крайний вариант: высок риск ошибок в суммах и расхождения с отчётностью в фонды.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования всех справок сверьте ключевые показатели: суммы в справке 182н должны совпадать с базой для страховых взносов, данные справки о доходах — с регистром НДФЛ, а записи в СТД-Р — с журналом кадровых документов. Расхождения почти всегда означают, что какой-то документ не проведён или период не закрыт.
Частая ошибка — выдача справки о доходах до проведения окончательного расчёта при увольнении. В этом случае компенсация отпуска и последний заработок не попадут в справку, и её придётся переделывать. Вторая типичная ошибка — печать СТД-Р до отправки ЭФС-1 с событием увольнения: работник получит выписку без последней записи.
Как проверить результат
Совпадают с базой страховых взносов за два года
Меньше фактических начислений — не проведены документы
Есть последняя запись с датой увольнения
Последняя запись — приём или перевод
Включён месяц увольнения с компенсациями
Доход за последний месяц отсутствует
Что важно запомнить
Большинство справок при увольнении печатаются из документа «Увольнение» в 1С:ЗУП; 182н и справка о доходах создаются отдельными документами в разделах «Отчетность, справки» и «Налоги и взносы». Сначала проведите окончательный расчёт и отправьте ЭФС-1, затем формируйте и сверяйте справки.
Частые вопросы
Можно ли сформировать справки после даты увольнения?
Да, документы создаются в любой момент, пока сохранены данные учёта. Справка 182н и справка о доходах формируются по данным закрытых периодов, СТД-Р — по отправленным сведениям ЭФС-1. Ограничений по срокам в программе нет.
Что делать, если в списке печатных форм нет нужной справки?
Сначала проверьте журналы отдельных документов: «Отчетность, справки» → «Исходящие документы» для 182н и «Налоги и взносы» для справки о доходах. Если формы нет и там, обновите конфигурацию — старые релизы могут не содержать актуальных бланков.
Обязательно ли распечатывать справки на бумаге?
Работник вправе выбрать форму получения: на бумаге или в электронном виде. СТД-Р по заявлению сотрудника может передаваться электронно, подписанной усиленной квалифицированной подписью. В 1С печатную форму можно сохранить в PDF и передать работнику.
Почему суммы в справке 182н отличаются от расчётных листков?
Справка 182н включает только выплаты, облагаемые взносами на случай нетрудоспособности, и исключает периоды без начислений по определённым основаниям. Расчётный листок показывает все начисления, включая необлагаемые. Небольшие расхождения — это норма, но проверить базу взносов стоит.
Где взять справку о среднем заработке для центра занятости?
В 1С:ЗУП она формируется из документа «Увольнение» кнопкой «Печать» → «Справка для пособия по безработице» либо из карточки сотрудника. Средний заработок рассчитывается автоматически за три месяца, предшествующие увольнению.