Другое · 11 мин
Где в 1С справка в службу занятости: как найти и сформировать
Где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии находится справка о среднем заработке для службы занятости, как сформировать, проверить расчёт и распечатать документ.
Справка о среднем заработке для службы занятости нужна уволенному сотруднику, чтобы встать на учёт в центр занятости и получать пособие по безработице. В типовых конфигурациях 1С документ формируется автоматически на основании данных о начислениях, но кнопка находится в разных местах в зависимости от программы: в 1С:ЗУП 3.1 это отдельный документ в разделе кадров, а в 1С:Бухгалтерии 8.3 справка печатается из документа увольнения.
Ошибка в этой справке обходится дорого: центр занятости вернёт документ, сотрудник потеряет время и часть пособия, а работодателю придётся переделывать расчёт. Поэтому важно не только найти нужную кнопку, но и проверить, какие начисления попали в расчёт среднего заработка и совпадает ли период с требованиями службы занятости.
Ниже разобраны точные пути в меню для основных конфигураций, порядок формирования, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых справку не принимают.
Где находится справка в 1С:ЗУП 3.1
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» справка о среднем заработке для службы занятости реализована как самостоятельный документ. Основной путь: откройте раздел «Кадры» → «Все кадровые документы», нажмите кнопку «Создать» и в списке найдите пункт «Справка о среднем заработке» (в некоторых релизах он называется «Справка для получения пособия по безработице» или похожим образом).
Второй, более быстрый способ — сформировать справку прямо из документа увольнения. Откройте проведённый документ «Увольнение» по нужному сотруднику, нажмите кнопку «Печать» и выберите форму справки о среднем заработке для службы занятости. Программа сама подставит сотрудника, дату увольнения и рассчитает средний заработок за нужный период.
Если пункта в списке «Создать» нет, проверьте, не скрыт ли он настройкой состава документов: в форме «Все кадровые документы» нажмите «Ещё» → «Изменить форму» или «Настроить список документов» и убедитесь, что вид документа отмечен. Также у пользователя должны быть права на создание кадровых документов.
Где искать справку в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии 8.3» отдельного документа для справки в службу занятости нет — это печатная форма. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или «Все кадровые документы»), найдите документ «Увольнение» по сотруднику и нажмите кнопку с изображением принтера либо выпадающий список «Печать».
В списке печатных форм выберите «Справка о среднем заработке для определения пособия по безработице». Программа сформирует документ на основании начислений за последние три календарных месяца, предшествующих месяцу увольнения. Если печатной формы нет в списке, убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза — форма появилась в типовой поставке и в старых версиях может отсутствовать.
Для сотрудника, который уволился давно, а справку запросил позже, найдите тот же документ увольнения через журнал кадровых документов с отбором по сотруднику. Дата формирования справки проставляется текущая — это нормально, важны период расчёта и данные о заработке.
Как сформировать справку пошагово
Независимо от конфигурации логика одинакова: сначала проверяется кадровое состояние сотрудника, затем создаётся документ или печатная форма, программа рассчитывает средний заработок, и результат сверяется с расчётными данными.
- 1Убедитесь, что документ увольнения проведён и все начисления за расчётный период рассчитаны и проведены
- 2Откройте раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» (ЗУП) или документ «Увольнение» (Бухгалтерия)
- 3Создайте документ «Справка о среднем заработке» либо вызовите печатную форму из увольнения
- 4Проверьте автоматически заполненные поля: сотрудник, период работы, расчётный период, график работы
- 5Нажмите «Провести» (в ЗУП) и сформируйте печатную форму
- 6Сверьте суммы начислений и число отработанных дней с расчётными листками сотрудника
- 7Распечатайте справку, подпишите у руководителя и главного бухгалтера, поставьте печать при её наличии
Обратите внимание на поле с графиком работы: для сотрудников с неполным рабочим временем или суммированным учётом справка должна содержать корректные сведения о режиме, иначе центр занятости неверно рассчитает пособие. В ЗУП эти данные подтягиваются из кадровых документов, но при ручных корректировках графика их нужно проверить отдельно.
Какие данные попадают в расчёт и как их проверить
Средний заработок для службы занятости считается за последние три календарных месяца перед месяцем увольнения. В расчёт включаются начисления, предусмотренные системой оплаты труда: оклад, премии, надбавки. Исключаются периоды и суммы, когда за сотрудником сохранялся средний заработок (командировки, отпуска), а также больничные и пособия.
Чтобы проверить, что программа учла, откройте в документе справки (в ЗУП) табличную часть с расчётом: там видно, какие начисления и за какие месяцы вошли в базу, сколько дней отработано и сколько дней по графику. Сверьте эти цифры с расчётными листками сотрудника за те же месяцы — расхождений быть не должно.
Как проверить результат
Три календарных месяца, предшествующих месяцу увольнения
Включён месяц увольнения или пропущен один из месяцев без исключаемых периодов
Совпадают с расчётными листками, премии учтены по правилам
Отсутствует премия или дважды учтена одна выплата
Дни и часы совпадают с табелем, исключены больничные и отпуска
Период болезни посчитан как отработанный
ИНН, адрес, телефон заполнены актуальными данными
Пустые поля или устаревший адрес
Если в расчётном периоде сотрудник не имел начислений (например, был в отпуске за свой счёт), программа должна сдвинуть расчётный период на более ранние месяцы. В типовых конфигурациях это происходит автоматически, но при нестандартных ситуациях период можно изменить вручную в документе справки.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая причина переделок — справка, выданная до окончательного расчёта. Правило простое: сначала полностью рассчитывается и проводится увольнение со всеми компенсациями, потом формируется справка. Если после выдачи справки были доначисления (например, годовая премия за период, вошедший в расчёт), справку нужно переформировать и выдать заново.
Если типовой формы нет или она не подходит
В старых релизах и в редких конфигурациях (например, в «1С:Управление нашей фирмой» без полноценного расчёта зарплаты) готовой формы может не быть. В этом случае есть три рабочих варианта.
Первый — обновить конфигурацию до актуального релиза: в типовые решения форма справки добавлена, и обновление решает проблему без доработок. Второй — сформировать данные отчётом (например, «Полный свод начислений» или расчёт среднего заработка из документа «Командировка»/«Отсутствие») и заполнить бланк вручную по форме, рекомендованной службой занятости. Третий — заказать внешнюю печатную форму или доработку у специалиста по 1С, если справки требуются регулярно.
Как выбрать действие
Учтите, что многие центры занятости принимают справку как по рекомендованной форме, так и в произвольном виде — при условии, что указаны все обязательные сведения: реквизиты работодателя, период работы, средний заработок, расчётный период, режим работы и исключаемые периоды. Требования конкретного отделения лучше уточнить заранее.
Частые вопросы
Можно ли сформировать справку, если сотрудник уволен давно?
Да. Откройте документ увольнения через журнал кадровых документов с отбором по сотруднику и вызовите печатную форму, либо создайте новый документ «Справка о среднем заработке» в ЗУП. Данные расчётного периода хранятся в базе, и программа рассчитает средний заработок независимо от того, сколько времени прошло после увольнения.
Почему в справке пустой расчёт или нулевой средний заработок?
Чаще всего причина в том, что начисления за расчётный период не проведены либо введены документом, который не участвует в расчёте среднего. Проверьте, что все документы начисления зарплаты за три месяца перед увольнением проведены, а виды расчёта настроены как учитываемые в среднем заработке. Также проверьте, что сотрудник выбран корректно и период работы заполнен.
Обязательно ли указывать телефон и ИНН организации в справке?
Да, реквизиты работодателя — обязательная часть справки: без них центр занятости не сможет идентифицировать страхователя и, как правило, возвращает документ. Реквизиты подтягиваются из карточки организации, поэтому перед формированием проверьте актуальность данных в разделе настроек организации.
Что делать, если центр занятости требует справку по своей форме?
Сформируйте типовую справку в 1С, чтобы получить корректный расчёт среднего заработка, а затем перенесите данные в бланк центра занятости. Суммы и периоды должны полностью совпадать с расчётом в программе. Если такие бланки запрашиваются регулярно, имеет смысл подключить внешнюю печатную форму под нужный шаблон.
Нужно ли пересчитывать справку, если после выдачи начислили премию за прошлый период?
Да. Если премия относится к месяцам расчётного периода и начислена после выдачи справки, средний заработок изменится. Создайте справку заново после проведения доначисления и выдайте сотруднику исправленный экземпляр, а ранее выданную справку по возможности отзовите.
Где в справке отражается неполное рабочее время?
В ЗУП сведения о режиме работы подставляются из кадровых данных сотрудника: в справке указывается, что работа выполнялась на условиях неполной рабочей недели или неполного рабочего дня, с количеством часов. Проверьте, что в документе приёма или кадровом переводе график указан верно — от этого зависит расчёт пособия в центре занятости.
Что важно запомнить
В 1С:ЗУП 3.1 справка создаётся как документ через «Кадры» → «Все кадровые документы» или печатью из увольнения, в 1С:Бухгалтерии 8.3 — как печатная форма документа «Увольнение». Формируйте справку только после полного окончательного расчёта, сверяйте суммы с расчётными листками и не правьте цифры вручную в печатной форме.