Другое · 12 мин
Где в 1С справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы
Где в 1С:ЗУП находится справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы: пути в меню, расчёт, печать и типичные ошибки.
Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы нужна уволенному сотруднику для постановки на учёт в центр занятости и назначения пособия по безработице. В программах 1С такой документ формируется автоматически на основании уже рассчитанных начислений, но путь к нему зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП 3.1 справка создаётся из документа увольнения или из раздела кадровых отчётов, а в 1С:Бухгалтерии 8.3 — через документ «Увольнение» или печатную форму из карточки сотрудника.
Ключевая особенность документа — особый порядок расчёта: средний заработок для службы занятости считается не так, как отпускные или командировочные. Используются последние три календарных месяца перед месяцем увольнения, а средний дневной заработок умножается на среднемесячное число рабочих дней по графику работника. Если расчётный период отработан не полностью, программа исключает время болезней, отпусков и простоев вместе с начисленными за это время суммами.
Ниже разобраны конкретные пути в меню разных конфигураций, порядок проверки расчёта, способы исправить типовые проблемы (пустая справка, неверный период, отсутствие данных) и ограничения, при которых документ придётся формировать вручную.
Где находится справка в 1С:ЗУП 3.1
Основной и самый быстрый путь — через документ увольнения. Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы»), найдите нужное увольнение и откройте его. На командной панели документа нажмите кнопку «Печать» и выберите пункт «Справка о среднем заработке для определения пособия по безработице». Программа сразу сформирует заполненный бланк.
Если увольнение оформлено списком (документ «Увольнение списком»), справка печатается из того же документа, но предварительно нужно выделить строку с конкретным сотрудником — печатная форма строится по выбранной строке табличной части.
Альтернативный вариант — печать из карточки сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники», откройте нужного сотрудника, кнопка «Печать» и выбор соответствующей формы. Этот путь удобен, когда документ увольнения уже закрыт и искать его в журнале долго.
Где искать справку в 1С:Бухгалтерии 8.3
В бухгалтерской конфигурации кадровый функционал уже, но справка для центра занятости там есть. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или «Все кадровые документы»), найдите документ «Увольнение» и нажмите «Печать». В списке печатных форм будет пункт справки о среднем заработке для пособия по безработице — в некоторых релизах он называется «Справка о среднем заработке (для службы занятости)».
Если в списке печатных форм нужного пункта нет, проверьте релиз конфигурации: в устаревших версиях форма могла отсутствовать или называться иначе. Обновление конфигурации до актуального релиза обычно решает проблему, поскольку форма справки периодически корректируется вслед за изменениями законодательства.
В конфигурациях, где штатной печатной формы нет, выход — сформировать справку в произвольной форме: рассчитать средний заработок отчётом, а сам бланк подготовить во внешнем редакторе по образцу, рекомендованному службой занятости вашего региона.
Как выбрать путь в зависимости от конфигурации
Как программа рассчитывает средний заработок
Расчётный период — три календарных месяца, предшествующих месяцу увольнения. Например, при увольнении в июне в расчёт попадут март, апрель и май. Из этого периода исключаются дни, когда сотрудник не работал с сохранением среднего заработка или без начислений: больничные, отпуска, командировки, простои, дополнительные выходные по уходу за детьми-инвалидами.
Формула отличается от расчёта отпускных: средний дневной заработок определяется делением суммы учитываемой зарплаты на число фактически отработанных дней, а затем умножается на среднемесячное число рабочих дней в расчётном периоде (сумма рабочих дней по графику, делённая на три). Для сотрудников с суммированным учётом рабочего времени применяется средний часовой заработок.
В базу расчёта включаются оклад, премии и надбавки за труд, но не включаются социальные выплаты: материальная помощь, оплата больничных, отпускные, компенсации питания и проезда. Премии учитываются по особым правилам: месячные — по одной за каждый показатель, квартальные и годовые — пропорционально отработанному времени.
Проверка расчётного периода и исключаемых дней
Частая ситуация: сотрудник в расчётном периоде болел или был в отпуске, и фактически отработанных дней мало. Программа автоматически исключает такие периоды, но только если они корректно оформлены документами — «Больничный лист», «Отпуск», «Командировка». Если отсутствие оформлено приказом на бумаге, а в программе документ не введён, расчёт будет искажён.
Если весь расчётный период состоит из исключаемых дней (например, сотрудница три месяца была на больничном), период сдвигается назад — берутся три месяца, предшествующие периоду отсутствия. В ЗУП 3.1 это происходит автоматически, но стоит проверить результат вручную, открыв расшифровку расчёта.
Для контроля откройте в документе увольнения или в печатной форме расшифровку среднего заработка: там видно, какие месяцы взяты, сколько дней учтено и какие суммы вошли в базу. Сверьте эти данные с табелем и расчётными листками сотрудника за соответствующие месяцы.
Как проверить корректность справки
Три календарных месяца перед месяцем увольнения
Включён месяц увольнения или период сдвинут без причины
Совпадают с табелем за вычетом больничных и отпусков
Дни отсутствий учтены как отработанные
Оклад, премии, надбавки за труд
Включены больничные, отпускные, матпомощь
Сходится с ручным пересчётом по формуле
Расхождение без объяснимой причины
Типичные проблемы и их решение
Самая распространённая жалоба — справка формируется пустой или с нулевым средним заработком. Причины почти всегда одни и те же: зарплата за расчётный период не рассчитана и не проведена, сотрудник принят недавно и данных за три месяца нет, либо расчётный период полностью состоит из исключаемых дней, а более ранних начислений в базе нет (например, база ведётся недавно после переноса данных).
Вторая проблема — неверные данные об организации или подписантах в шапке справки. Эти сведения программа берёт из карточки организации и настроек ответственных лиц. Проверьте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» (в ЗУП) или «Главное» → «Реквизиты организации» (в Бухгалтерии), а также корректность ФИО и должности руководителя и главного бухгалтера.
Третья ситуация — служба занятости требует справку по своей региональной форме, а программа печатает федеральный рекомендованный бланк. Законодательно допустимы оба варианта, но если центр занятости настаивает, проще заполнить региональный бланк вручную, взяв расчёт из программы.
Особые случаи: неполный период и работающие сотрудники
Если сотрудник отработал меньше трёх месяцев, в расчёт идёт фактический период работы с даты приёма по конец месяца, предшествующего увольнению. Программа обрабатывает это автоматически, но при совсем коротком стаже (несколько недель) проверьте, что все начисления проведены.
Работающему сотруднику справка о среднем заработке тоже иногда требуется — например, для службы занятости при сокращении рабочего времени. Штатная печатная форма привязана к увольнению, поэтому для работающего сотрудника рассчитайте средний заработок отчётом («Отчёты, справки» → «Справки сотрудникам» в ЗУП или анализ начислений) и оформите справку в свободной форме на бланке организации.
При суммированном учёте рабочего времени убедитесь, что в настройках графика сотрудника корректно указан тип учёта — от этого зависит, посчитает программа среднедневной или среднечасовой заработок. Ошибка в настройке графика приведёт к неверному результату, который на первый взгляд выглядит правдоподобно.
Печать, подписание и выдача справки
Сформированную справку распечатайте в двух экземплярах: один выдаётся сотруднику, второй с отметкой о получении остаётся в организации. Справку подписывают руководитель и главный бухгалтер, при наличии печати организации ставится оттиск — хотя для организаций, отказавшихся от печати, это не обязательно.
Срок выдачи — не позднее трёх рабочих дней со дня получения письменного заявления сотрудника. Обязанность выдать справку сохраняется и после увольнения: бывший работник может обратиться за ней в любой момент, и отказать ему нельзя.
Если организация передаёт сведения в электронном виде, проверьте, принимает ли ваш региональный центр занятости электронные справки и в каком формате. В ряде случаев данные о среднем заработке передаются через систему электронного взаимодействия с ПФР и СФР, но порядок зависит от региона и текущих регламентов.
- 1Убедитесь, что зарплата за все месяцы расчётного периода рассчитана и проведена
- 2Откройте документ «Увольнение» нужного сотрудника
- 3Нажмите «Печать» и выберите «Справка о среднем заработке для определения пособия по безработице»
- 4Проверьте расчётный период, отработанные дни и состав выплат в расшифровке
- 5Распечатайте справку, подпишите у руководителя и главного бухгалтера
- 6Выдайте сотруднику под подпись, копию оставьте в организации
Перед массовыми увольнениями (например, при сокращении штата) имеет смысл заранее проверить расчёт среднего заработка на одном сотруднике и сверить его с ручным пересчётом. Если обнаружится ошибка в настройках графика или составе начислений, вы исправите её один раз, а не будете переделывать справки для всех уволенных.
Частые вопросы
Чем справка для центра занятости отличается от справки 2-НДФЛ?
Это разные документы. 2-НДФЛ показывает доходы и удержанный налог за календарный год по справочному принципу, а справка о среднем заработке содержит расчёт по специальной формуле за три месяца и нужна именно для назначения пособия по безработице. Центр занятости 2-НДФЛ вместо неё не примет.
Почему справка формируется пустой, хотя сотрудник работал?
Чаще всего зарплата за расчётный период не рассчитана документом «Начисление зарплаты и взносов» или документы не проведены. Реже причина в том, что база ведётся недавно и исторических данных за нужные месяцы в ней нет — тогда расчёт делается вручную по данным из прежней программы.
Можно ли выдать справку бывшему сотруднику через год после увольнения?
Да. Обязанность работодателя выдать справку не ограничена сроком давности: бывший работник вправе запросить её в любое время, а выдать нужно в течение трёх рабочих дней с момента письменного обращения.
Что делать, если центр занятости требует справку по своей форме?
Возьмите бланк региональной формы в центре занятости или на его сайте и заполните его вручную, используя расчёт среднего заработка из 1С. Данные расчёта можно получить из расшифровки в документе увольнения или из отчётов по начислениям.
Входит ли месяц увольнения в расчётный период?
Нет, в общем случае берутся три календарных месяца, предшествующих месяцу увольнения. Исключение — если сотрудник увольняется в последний день месяца: тогда этот месяц может включаться в расчёт, если это выгоднее работнику, но такой порядок зависит от позиции службы занятости и требует отдельной проверки.
Как оформить справку, если сотрудник ещё не уволен?
Штатная печатная форма привязана к документу увольнения, поэтому для работающего сотрудника рассчитайте средний заработок через отчёты по начислениям и оформите справку в свободной форме на фирменном бланке с подписями руководителя и главного бухгалтера.
Что важно запомнить
Справка о среднем заработке для центра занятости формируется из документа «Увольнение» через кнопку «Печать» — в ЗУП 3.1 и в Бухгалтерии 8.3 путь практически одинаков. Перед печатью убедитесь, что зарплата за расчётный период проведена, а отсутствия оформлены документами. Проверяйте расчётный период, состав выплат и итоговую сумму — ошибки в справке ведут к отказу в пособии и претензиям к работодателю.