Другое · 9 мин
Где в 1С найти справку для больничного и как её сформировать
Где в 1С ЗУП и Бухгалтерии найти справку для больничного: справка о заработке 182н, данные для расчёта пособия, печать и выгрузка в ФСС.
Под «справкой для больничного» в 1С обычно понимают один из двух документов: справку о сумме заработка за два календарных года (бывшая форма 182н), которую работодатель выдаёт при увольнении, или сведения о застрахованном лице и его доходах, необходимые для расчёта пособия по временной нетрудоспособности. Оба документа формируются в кадрово-расчётных конфигурациях, но находятся в разных местах интерфейса.
В 1С:ЗУП справка о заработке создаётся автоматически при проведении увольнения сотрудника либо вручную через раздел отчётности и справок. В 1С:Бухгалтерии механизм похожий, но путь к документу отличается. Ниже разобраны оба сценария, а также порядок проверки данных перед выдачей справки работнику.
Важно понимать: справка о заработке нужна новому работодателю для расчёта больничного, если сотрудник в расчётном периоде работал в других местах. Сам листок нетрудоспособности сейчас оформляется электронно, и работодатель получает его номер через систему взаимодействия с СФР (бывший ФСС), а не бумажный бланк от работника.
Какая именно справка нужна для больничного
Прежде чем искать документ в программе, определите, какая справка требуется в вашей ситуации. Если сотрудник увольняется — ему положена справка о сумме заработка за два предшествующих календарных года и текущий год, а также сведения о стаже (форма СТД-Р или выписки из ЭТК). Если действующий сотрудник заболел — работодателю нужны сведения о застрахованном лице, которые передаются в СФР вместе с реестром для назначения пособия.
Справка о заработке (ранее унифицированная форма 182н, сейчас форма утверждается СФР) выдаётся в день увольнения вместе с остальными документами. Если работник не получил её при увольнении, он вправе запросить справку позже — работодатель обязан выдать документ в течение трёх рабочих дней с момента письменного заявления.
Где справка для больничного в 1С:ЗУП
Основной сценарий — формирование справки при увольнении. Откройте документ «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»), проведите его и нажмите кнопку «Печать». В списке печатных форм будет «Справка о заработке для расчёта пособий» — программа заполнит её данными о начислениях за нужные годы автоматически.
Если справку запрашивают после увольнения или нужно перевыпустить документ, используйте раздел «Отчетность, справки». Там доступны исходящие документы, среди которых есть справки сотрудникам. В некоторых релизах путь выглядит как «Отчетность, справки» → «Справки, уведомления» или через обработку «Исходящие документы».
Проверка данных перед печатью
Программа берёт суммы из учёта страховых взносов, поэтому перед выдачей справки сверьте базу: откройте карточку сотрудника и проверьте отчёт по взносам. Если в расчётном периоде были больничные или отпуска без сохранения, убедитесь, что исключаемые периоды отражены корректно — именно эти дни указываются в справке отдельными строками.
- 1Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и найдите документ увольнения сотрудника
- 2Проведите увольнение, если оно ещё не проведено
- 3Нажмите «Печать» и выберите «Справка о заработке для расчёта пособий»
- 4Проверьте суммы по годам и исключаемые периоды
- 5Распечатайте справку, подпишите и заверьте печатью при её наличии
Где справка в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый блок компактнее. Справка о заработке формируется из документа «Увольнение» (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы»): проведите документ и откройте список печатных форм. Если документа увольнения нет (например, сотрудник уволен давно, а учёт вёлся в другой программе), справку придётся заполнять вручную по данным расчётных ведомостей и регистров взносов.
Альтернативный путь — раздел «Зарплата и кадры» → «Справки о доходах» (в разных релизах название может отличаться). Здесь же формируется справка 2-НДФЛ (справка о доходах и суммах налога), которую иногда путают со справкой для больничного. Это разные документы: 2-НДФЛ показывает доход и налог, а справка о заработке — базу для страховых взносов и исключаемые дни.
Какие справки выдаёт работодатель
Нужна для расчёта больничного и детских пособий у нового работодателя. Содержит базу по взносам и исключаемые периоды.
Нужна банкам, в налоговую, для подтверждения дохода. Для расчёта пособий не подходит — не содержит исключаемых дней.
Подтверждает стаж и периоды работы. Используется для кадровых целей, а не для расчёта суммы пособия.
Данные для расчёта больничного действующему сотруднику
Если заболел действующий работник, справка не нужна — все данные уже есть в вашей базе. Порядок такой: сотрудник сообщает номер электронного листка нетрудоспособности, вы загружаете его в 1С через обмен с СФР (в ЗУП — раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или обработка обмена ЭЛН), программа создаёт документ «Больничный лист» и рассчитывает пособие за счёт работодателя.
Для назначения остальной части пособия работодатель отправляет в СФР реестр сведений и, при необходимости, недостающие данные о застрахованном лице. В ЗУП эти сведения формируются автоматически на основании больничного листа. Проверьте, что у сотрудника заполнены СНИЛС, ИНН, банковские реквизиты для прямых выплат — без них реестр будет отклонён.
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают из-за неполных данных в базе: незаполненный СНИЛС, отсутствие исключаемых периодов, непроведённые начисления за расчётные годы. В таком случае справка формируется с пустыми или заниженными суммами, и сотрудник потеряет в пособии. Перед выдачей сверьте справку с отчётом по страховым взносам за соответствующие годы.
Вторая частая ситуация — сотрудник просит справку, но увольнение оформлено в старой программе, а в текущей базе данных за нужные годы нет. Тогда суммы придётся вводить вручную на основании архивных расчётных листков и ведомостей. Храните первичные документы: именно они подтверждают данные справки при проверке.
Если справка не формируется или данных нет
Если при печати справка выходит пустой, проверьте, за какие годы в базе есть начисления, и вели ли вы учёт в этой программе в расчётном периоде. При переходе на новую версию 1С данные о взносах за прошлые годы могли не перенестись — тогда их вводят документами начального ввода данных или вручную в справке с опорой на архив.
Если сотрудник утратил справку, вы обязаны выдать дубликат. В ЗУП достаточно повторно сформировать печатную форму из документа увольнения — данные хранятся в учёте. Если архив утерян полностью, суммы можно восстановить по данным персонифицированной отчётности в СФР.
Как проверить результат
Совпадают с базой по взносам в отчёте за соответствующие годы
Суммы пустые или отличаются от учётных данных
Указаны периоды больничных, отпусков по беременности и уходу за ребёнком
Периоды отсутствуют, хотя сотрудник болел
Заполнены наименование организации, ИНН, регистрационный номер в СФР, подпись руководителя
Пропущены реквизиты или подпись
Что важно запомнить
Справка о заработке для больничного формируется из документа «Увольнение» кнопкой «Печать» — в ЗУП и в Бухгалтерии путь похожий. Перед выдачей сверьте суммы с учётом взносов и проверьте исключаемые периоды. Для действующего сотрудника справка не нужна: больничный загружается по номеру ЭЛН, а сведения уходят в СФР реестром.
Частые вопросы
Где в 1С:ЗУП найти справку 182н, если сотрудник уволен давно?
Откройте документ «Увольнение» через журнал «Приемы, переводы, увольнения» и используйте кнопку «Печать» — печатная форма справки доступна даже для старых документов, если данные о начислениях сохранены в базе. Если документ удалён, формируйте справку вручную по данным отчётов по взносам.
Можно ли отправить справку о заработке в электронном виде?
Да, справку можно подписать усиленной квалифицированной подписью и передать работнику электронно, если он не возражает. В 1С документ выгружается в PDF и подписывается средствами электронной подписи. Бумажный экземпляр выдаётся по желанию работника.
Чем справка для больничного отличается от 2-НДФЛ?
Справка о заработке содержит базу по страховым взносам и исключаемые периоды — она нужна для расчёта пособий. 2-НДФЛ показывает доход и удержанный налог, для расчёта больничного не используется. При увольнении работнику выдают оба документа.
Что делать, если в справке обнаружилась ошибка после выдачи?
Оформите исправленную справку с корректными данными и передайте её бывшему работнику. Если пособие уже рассчитано по ошибочной справке, новый работодатель сделает перерасчёт на основании исправленного документа. Сначала исправьте данные в учёте, затем перевыпускайте форму.
Нужна ли справка о заработке, если сотрудник работает только у вас?
Для расчёта больничного действующему сотруднику справка не требуется — все данные есть в вашей базе. Справка понадобится ему только при увольнении, чтобы следующий работодатель учёл доходы расчётного периода.
Как загрузить электронный больничный в 1С?
В ЗУП используйте обмен с СФР: «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или обработку работы с ЭЛН. Введите номер листка нетрудоспособности и СНИЛС сотрудника — программа загрузит данные и создаст документ «Больничный лист» с автоматическим расчётом.