Где в 1С находится справка 2-НДФЛ для сотрудника

Справка о доходах и суммах налога физического лица (бывшая 2-НДФЛ) формируется в программах 1С автоматически на основе начисленной зарплаты и удержанного налога. Сотруднику она нужна для банка, визы, налогового вычета или нового работодателя, а бухгалтеру важно быстро найти нужный документ и выдать корректную печатную форму.

Место расположения справки зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) она находится в разделе отчётности по НДФЛ, а в 1С:Бухгалтерии — в разделе зарплаты и кадров. Ниже разобраны оба пути, а также способы найти уже созданные справки и проверить данные перед выдачей.

Важно понимать различие двух документов: справка о доходах для сотрудника (выдаётся на руки) и справка в составе годового отчёта 6-НДФЛ (передаётся в налоговую). Они формируются разными документами, и путать их нельзя — у них разные назначение и формат подписи.

Где находится справка 2-НДФЛ в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом справка для выдачи сотруднику создаётся отдельным документом. Откройте раздел «Налоги и взносы» и найдите в списке документов пункт «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников» либо аналогичный пункт с актуальным названием справки о доходах. В некоторых релизах тот же документ доступен через раздел «Отчетность, справки».

Нажмите «Создать», выберите сотрудника, налоговый период (календарный год) и организацию. После нажатия кнопки «Заполнить» программа подтянет все доходы, вычеты и удержанный налог из учётных регистров. Данные группируются по месяцам и кодам доходов.

Если справка нужна для передачи в налоговую инспекцию, используется другой документ — «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (для передачи в ИФНС), который формируется в составе годовой отчётности 6-НДФЛ. Убедитесь, что создаёте именно тот вариант, который требуется.

1. 1
   Откройте раздел «Налоги и взносы» и выберите «Справки о доходах для сотрудников»
2. 2
   Нажмите «Создать» и укажите организацию, сотрудника и налоговый период
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — данные подтянутся из учёта автоматически
4. 4
   Проверьте итоговые суммы дохода и налога
5. 5
   Проведите документ и распечатайте справку кнопкой печати

Где находится справка 2-НДФЛ в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия справка расположена в разделе «Зарплата и кадры». В группе документов по НДФЛ найдите пункт «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников». Здесь же хранится журнал всех ранее созданных справок — по нему можно найти документ за прошлые периоды.

Порядок заполнения аналогичен: создайте документ, укажите сотрудника и год, нажмите «Заполнить». Программа соберёт данные по начислениям и удержаниям. Если сотрудник работал в нескольких обособленных подразделениях с разными ОКТМО, потребуется сформировать отдельные справки по каждому регистрации в налоговом органе.

Для справки, передаваемой в ИФНС, в 1С:Бухгалтерии используется документ «Справка о доходах (2-НДФЛ) для передачи в ИФНС» либо формирование в составе отчёта 6-НДФЛ за год. Проверьте, какой вариант поддерживает ваш релиз программы.

Где искать справку в разных конфигурациях

1С:ЗУП

Раздел «Налоги и взносы» → «Справки о доходах для сотрудников». Подходит для полноценного кадрового учёта; есть детальная расшифровка по кодам доходов и вычетам.

1С:Бухгалтерия

Раздел «Зарплата и кадры» → «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников». Подходит, если зарплата ведётся в бухгалтерской программе.

1С-Отчетность

Раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность». Используется для справок, передаваемых в ИФНС в электронном виде, а не для выдачи на руки.

Как найти уже созданную справку

Если справка для сотрудника уже формировалась ранее, искать её нужно в журнале документов, а не создавать заново. Откройте список «Справки о доходах для сотрудников» и воспользуйтесь отбором по сотруднику или поиском по номеру документа. Дублирование справок не запрещено, но затрудняет контроль выданных документов.

Альтернативный способ — карточка сотрудника. В 1С:ЗУП из карточки сотрудника по кнопке «Печать» или через ссылку «Справки, отчёты» доступны типовые формы, включая справку о доходах. Это быстрый путь, когда бухгалтер уже работает с личной карточкой работника.

Для поиска по всей базе используйте функцию «Все функции» → «Документы» или глобальный поиск по строке «2-НДФЛ» / «Справка о доходах». Это помогает, если интерфейс изменён настройками прав или видимости разделов.

Как проверить данные перед выдачей

Перед печатью сверьте итоговые суммы справки с данными учёта. Основной контрольный инструмент — отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ» или «Анализ НДФЛ по сотруднику» (в ЗУП — раздел «Налоги и взносы» → «Отчеты по налогам и взносам»). Суммы дохода и удержанного налога в справке должны совпадать с регистром.

Обратите внимание на статус налогоплательщика (резидент/нерезидент), применённые вычеты и ставки налога. Если в течение года сотрудник менял статус, данные могут распределяться по разным ставкам, и справка должна отразить это корректно.

Проверьте персональные данные: ФИО, ИНН, дату рождения, серию и номер паспорта. Ошибки в этих полях делают справку недействительной для банка или налоговой. Исправляются они в карточке физического лица, после чего справку нужно перезаполнить.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая сумма дохода

Норма

Совпадает с регистром налогового учёта по НДФЛ

Тревожный признак

Расхождение — проверьте непроведённые документы начислений

Удержанный налог

Норма

Равен сумме НДФЛ по данным учёта за год

Тревожный признак

Налог не совпадает — возможны незакрытые перерасчёты

Персональные данные

Норма

ФИО, ИНН, паспорт актуальны и без ошибок

Тревожный признак

Опечатки или устаревший паспорт — исправьте карточку физлица

Печать и выгрузка справки

Для выдачи на руки используйте кнопку «Печать» в форме документа — программа сформирует утверждённый бланк. Справка подписывается руководителем или уполномоченным лицом и заверяется печатью организации при её наличии. Выдача сотруднику по его заявлению производится в срок, установленный трудовым законодательством для выдачи документов, связанных с работой.

Электронная выгрузка (файл XML) нужна для передачи справок в налоговую инспекцию — она выполняется через 1С-Отчетность или кнопку «Выгрузить» в документе для передачи в ИФНС. Для справки, выдаваемой сотруднику, выгрузка не требуется: достаточно печатной формы.

Если сотрудник просит справку в электронном виде, можно сохранить печатную форму в PDF через стандартную команду «Сохранить» в окне предварительного просмотра. Учтите, что для официальных целей чаще требуется бумажный оригинал с подписью.

Типичные ошибки и ограничения

Частая ситуация — пустая справка после нажатия «Заполнить». Причины: не выбран налоговый период, сотрудник оформлен в другой организации базы, либо документы начисления зарплаты не проведены. Проверьте эти три момента в первую очередь.

Вторая типичная ошибка — формирование справки не за тот год. Налоговый период в документе должен соответствовать запрашиваемому календарному году. Если сотрудник уволился в середине года, справка всё равно формируется за весь год, в котором были доходы.

Ограничение по правам: пользователю без роли кадровика-расчётчика или полных прав документ может быть недоступен. Если пункт меню не отображается, проверьте права доступа или обратитесь к администратору 1С.

Частые вопросы

Можно ли сформировать справку 2-НДФЛ за прошлые годы?

Да. В документе укажите нужный налоговый период — программа соберёт данные из учёта за выбранный год, если база хранит эти периоды. Если данные архивированы или база велась в другой программе, потребуется восстановить архивную копию.

Почему справка заполняется пустой?

Чаще всего не проведены документы начисления зарплаты, неверно выбрана организация или сотрудник числился в другом подразделении с отдельным учётом. Проверьте наличие проведённых начислений за выбранный год.

Чем справка для сотрудника отличается от справки для ИФНС?

Справка для сотрудника выдаётся на руки на бумаге и подписывается работодателем. Справка для ИФНС передаётся в электронном виде в составе годовой отчётности и создаётся отдельным документом с другими реквизитами подписанта.

Нужно ли заверять справку печатью организации?

Если у организации есть печать и она используется в документообороте, справку заверяют. Организации, отказавшиеся от печати, выдают справку с подписью уполномоченного лица без оттиска.

Как выдать справку уволенному сотруднику?

Порядок тот же: найдите сотрудника в справочнике (уволенные не удаляются), создайте справку за нужный период и заполните. По письменному заявлению бывшего работника справку обязаны выдать в установленный срок.

Что делать, если сотрудник работал в двух обособленных подразделениях?

Сформируйте отдельные справки по каждому ОКТМО/КПП, где начислялся доход. В документе выберите соответствующую регистрацию в налоговом органе и заполните справку — программа отберёт доходы только по ней.