Другое · 9 мин
Где в 1С найти список сотрудников с окладами
Где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии найти список сотрудников с окладами: штатное расписание, отчёты по ФОТ, настройка прав и типичные ошибки при поиске данных.
Список сотрудников с окладами в 1С чаще всего нужен расчётчику зарплаты, кадровику или руководителю для проверки фонда оплаты труда, подготовки штатного расписания или сверки начислений. В зависимости от конфигурации — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия — путь к этим данным различается, и важно понимать, какой именно отчёт покажет плановые оклады, а какой — фактические начисления.
Ключевой момент: оклад — это плановое начисление, назначенное сотруднику кадровым документом (приём на работу, кадровый перевод, изменение оплаты труда). Поэтому список с окладами берётся не из справочника «Сотрудники» напрямую, а из отчётов по штатному расписанию или плановым начислениям. Сам справочник сотрудников показывает только кадровые данные без сумм.
Ниже разобраны конкретные пути в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3, способы выгрузить список в Excel, ограничения по правам доступа и типичные ошибки, из-за которых оклады в отчёте отсутствуют или отображаются неверно.
Где хранятся оклады: справочник сотрудников против кадровых документов
Частая ошибка новичков — искать оклад в карточке сотрудника. В 1С справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники») содержит ФИО, дату приёма, подразделение и личные данные, но сумму оклада там не увидеть в виде списка. Оклад назначается документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда», и актуальное значение хранится в регистре плановых начислений.
Поэтому корректный список сотрудников с окладами формируется только отчётами, которые читают эти регистры. Если открыть карточку конкретного сотрудника, плановые начисления видны на вкладке или по ссылке «Начисления и удержания», но собрать так по каждому человеку общий список невозможно — нужен отчёт.
Список сотрудников с окладами в 1С:ЗУП 3.1
Основной рабочий инструмент в ЗУП — штатное расписание. Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание». Если в программе ведётся штатное расписание (настройка включена), вы увидите список позиций с размерами окладов и надбавок по каждой ставке. Для вывода печатной формы нажмите «Печать» → «Штатное расписание (Т-3)» — получите классическую форму с должностями, количеством ставок и окладами.
Если нужен список именно по физическим лицам (ФИО + оклад), используйте отчёт «Штатная расстановка»: «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатная расстановка (списочный состав)». Он показывает занятые ставки с фамилиями сотрудников и их плановыми начислениями. Альтернатива — отчёт «Начисления и удержания по сотрудникам» в группе отчётов по зарплате с настройкой вида начисления «Оплата по окладу».
Пошаговый путь к отчёту
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание».
- 2Убедитесь, что в настройках («Настройка» → «Кадровый учёт») включено ведение штатного расписания.
- 3Нажмите «Печать» → «Штатное расписание (Т-3)» для формы по должностям.
- 4Для списка по фамилиям откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатная расстановка».
- 5Установите дату отчёта и при необходимости отбор по подразделению.
- 6Выгрузите в Excel через «Ещё» → «Сохранить» или кнопку сохранения табличного документа.
Если штатное расписание не ведётся
В небольших организациях штатное расписание в ЗУП может быть отключено. Тогда плановые оклады смотрите через отчёт «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Полный свод начислений, удержаний и выплат» — но он покажет фактические начисления за период, а не плановый оклад. Для плановых значений подойдёт универсальный отчёт по регистру «Плановые начисления» через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Универсальный отчёт», если у вас есть соответствующие права.
Список сотрудников с окладами в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии зарплатный блок проще, но базовые данные по окладам доступны. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание» — здесь отображаются позиции с окладами, если штатное расписание ведётся. Печатная форма Т-3 доступна по кнопке «Печать».
Список сотрудников с фамилиями и окладами можно получить через отчёт: «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Начисления и удержания» или через «Список сотрудников» с настройкой колонок. В ряде версий доступен отчёт «Штатные сотрудники» с выводом плановых начислений. Если типовых отчётов не хватает, используйте «Универсальный отчёт» по регистру сведений «Плановые начисления сотрудников».
Где искать оклады в разных конфигурациях
Полный набор: штатное расписание Т-3, штатная расстановка, отчёты по плановым начислениям. Подходит для регулярной работы расчётчика.
Штатное расписание и базовые отчёты по зарплате. Достаточно для небольших компаний, но меньше вариантов настройки.
Работает в обеих конфигурациях по регистру плановых начислений. Требует прав и понимания структуры данных.
Настройка отчёта: отборы, колонки и выгрузка в Excel
Чтобы список содержал только нужное, используйте кнопку «Настройки» в отчёте. Типовые настройки: отбор по организации (если в базе несколько), по подразделению, по дате. В варианте отчёта можно добавить колонки «Тарифная ставка», «Разряд», «Надбавки» — тогда рядом с окладом будут видны все плановые выплаты, что важно для анализа ФОТ.
Для выгрузки сформируйте отчёт и нажмите «Сохранить» (иконка дискеты) или «Ещё» → «Сохранить как» → формат Excel. Табличный документ сохраняется полностью, включая итоги. Проверьте, что в выгрузку попали все строки: при большом списке иногда забывают снять отбор по подразделению.
Права доступа: почему отчёт может быть недоступен
Данные по окладам — конфиденциальная информация, и во многих базах доступ к ним ограничен. Если у пользователя нет профиля «Расчётчик зарплаты», «Кадровик» или аналогичного, отчёты по начислениям будут пустыми или недоступными. Это настраивается администратором через «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».
Также в ЗУП существует механизм разграничения доступа к «особо конфиденциальным» окладам (например, руководителей). Если вы видите список, но часть сумм скрыта — это ограничение прав, а не сбой. Обратитесь к администратору 1С для расширения профиля.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования отчёта сверьте его с ожиданиями: количество строк должно совпадать со списочным составом на дату отчёта, а суммы — с последними кадровыми документами. Если оклад сотрудника равен нулю или отсутствует, проверьте, введён ли документ приёма на работу и назначено ли в нём плановое начисление.
Ещё одна частая ситуация — сотрудник числится дважды из-за дублирования физического лица или оформления по совместительству. В отчёте это выглядит как две строки с одной фамилией и разными окладами. Для внутренних совместителей это норма, для дублей карточек — повод объединить данные через обработку поиска дублей.
Как проверить результат
Совпадает со списочным составом на дату отчёта
Строк меньше — проверьте отборы и права доступа
Равна значению в последнем кадровом документе
Ноль или старая сумма — нет планового начисления или не проведён документ
Сходится с плановым фондом оплаты труда
Расхождение — ищите незакрытые ставки или дубли сотрудников
FAQ
Можно ли посмотреть оклады всех сотрудников без доступа к зарплатным отчётам?
Нет. Оклады относятся к зарплатной информации, и доступ к ним выдаётся через профили прав (расчётчик, кадровик с расширенными правами). Если отчёты недоступны, запросите у администратора соответствующую роль — обойти ограничение штатными средствами нельзя.
Почему в штатном расписании есть должность, но нет сотрудника с окладом?
Штатное расписание показывает ставки (позиции), а не людей. Если ставка вакантна, оклад по ней указан, но фамилии нет. Чтобы увидеть именно сотрудников, используйте отчёт «Штатная расстановка» — он показывает занятые ставки с фамилиями.
Как выгрузить список сотрудников с окладами в Excel?
Сформируйте отчёт (штатное расписание или штатную расстановку), затем нажмите кнопку сохранения табличного документа или «Ещё» → «Сохранить как» и выберите формат Excel (.xlsx). Все строки, колонки и итоги сохранятся в файл.
Чем отличается оклад в штатном расписании от суммы в расчётном листке?
Оклад в штатном расписании — плановая ставка за полностью отработанный месяц. В расчётном листке отражается фактическое начисление: оклад пропорционально отработанным дням плюс премии, надбавки и минус удержания. Совпадать эти суммы не обязаны.
Как посмотреть историю изменения оклада сотрудника?
Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Начисления и удержания» или сформируйте отчёт «Изменения оплаты труда» (в ЗУП — раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»). Там видны все кадровые документы, менявшие размер оплаты, с датами и суммами.
Что делать, если отчёт показывает оклад, которого нет в документах?
Проверьте, не введён ли документ «Изменение оплаты труда» будущей или прошлой датой — отчёт читает актуальное значение на указанную дату. Также убедитесь, что все кадровые документы проведены: непроведённый документ в отчёт не попадает.
Что важно запомнить
Список сотрудников с окладами берётся из отчётов по штатному расписанию или плановым начислениям, а не из справочника сотрудников. В ЗУП — «Кадры» → «Штатное расписание» и «Штатная расстановка», в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание». Указывайте правильную дату отчёта, проверяйте отборы и права доступа, а изменения окладов оформляйте только кадровыми документами.