Другое · 8 мин
Где в 1С создать справку 182н
Как создать справку 182н в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: где находится документ, как проверить данные о заработке, исправить ошибки и распечатать бланк.
Справка о сумме заработка по форме 182н нужна при увольнении сотрудника, чтобы новый работодатель мог правильно рассчитать пособия по больничным и декретным. В программах 1С этот документ формируется автоматически на основе начислений, поэтому бухгалтеру не нужно вручную собирать суммы за два календарных года.
Путь к документу зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) справка создаётся из раздела отчётности и справок, а также прямо из документа увольнения. В 1С:Бухгалтерии она доступна через журнал исходящих документов ФСС. Ниже разобраны оба сценария с проверкой данных и типичными ошибками.
Что такое справка 182н и когда она нужна
Справка по форме 182н — это документ о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий год. На основании этих данных новый работодатель рассчитывает пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребёнком.
Работодатель обязан выдать справку в день увольнения сотрудника. Если сотрудник уже уволился, справку выдают по его письменному заявлению в течение трёх рабочих дней. Форма утверждена приказом Минтруда, и программы 1С поддерживают актуальный бланк — вручную рисовать форму в Word не нужно.
Создание справки 182н в 1С:ЗУП
Основной путь в конфигурации «Зарплата и управление персоналом» начинается в разделе «Отчётность, справки». Откройте подраздел «Исходящие документы» (в некоторых релизах — «Справки сотрудникам»), нажмите кнопку «Создать» и выберите вид документа «Справка о заработке для расчёта пособий (182н)».
В форме документа укажите организацию, сотрудника и год, за который формируется справка. После выбора сотрудника программа автоматически подтянет суммы заработка по годам и количество исключаемых дней из учётных данных. Проверьте, что все поля заполнены, и нажмите «Провести».
- 1Откройте раздел «Отчётность, справки» → «Исходящие документы»
- 2Нажмите «Создать» и выберите «Справка о заработке для расчёта пособий (182н)»
- 3Укажите организацию, сотрудника и год справки
- 4Проверьте автоматически заполненные суммы и исключаемые дни
- 5Нажмите «Провести», затем кнопку «Печать» и выберите макет 182н
Справка из документа «Увольнение»
Быстрый сценарий: откройте документ «Увольнение» сотрудника и используйте кнопку «Печать» — в списке печатных форм есть вариант «Справка для расчёта пособий (182н)». Программа сформирует печатную форму сразу, без создания отдельного документа. Этот способ удобен, когда справка выдаётся в день увольнения и хранить её в журнале исходящих документов не требуется.
Создание справки 182н в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 путь другой: перейдите в раздел «Зарплата и кадры» и откройте журнал «Исходящие документы ФСС». Нажмите «Создать» → «Справка о заработке для расчёта пособий (182н)». Заполните шапку документа: организацию, сотрудника, год.
Данные о заработке и исключаемых периодах подставляются из регистров учёта страховых взносов. Если зарплата велась в этой же базе, суммы совпадут с расчётными листками. Если сотрудник работал в организации до перехода на 1С:Бухгалтерию, данные за ранние периоды придётся внести вручную на вкладке с суммами заработка.
Как проверить данные перед печатью
Автоматическое заполнение не отменяет контроля. Сверьте суммы за каждый год с отчётом «Анализ взносов в фонды» или расчётными листками сотрудника: в справку включаются только выплаты, облагаемые взносами на обязательное социальное страхование на случай ВНиМ.
Отдельно проверьте количество календарных дней, приходящихся на исключаемые периоды: больничные, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком, освобождение от работы без начисления взносов. Эти дни влияют на расчёт пособий у нового работодателя, и ошибка здесь приведёт к неверному размеру выплат.
Как проверить результат
Совпадают с базой по взносам на ВНиМ в отчётах
Сумма меньше ожидаемой — часть начислений не попала в базу
Отражены все больничные и декретные периоды
Периоды отсутствуют или завышены
ИНН, КПП, ФИО и СНИЛС заполнены без ошибок
Пустые поля или устаревшие данные
Подпись руководителя и печать при её наличии
Справка выдана без подписи
Печать и выдача справки
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите макет справки 182н. Программа сформирует бланк по утверждённой форме с номером и датой документа. Распечатайте справку, подпишите у руководителя и при необходимости заверьте печатью организации.
Законодательство допускает выдачу справки в электронном виде, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью, если сотрудник согласен получить документ таким способом. В типовых конфигурациях электронная отправка через сервисы отчётности настраивается отдельно.
Типичные ошибки и как их исправить
Чаще всего справка заполняется пустыми суммами, потому что документ создан за год, в котором ещё не рассчитана зарплата, либо выбрана не та организация в базе с несколькими юрлицами. Проверьте шапку документа и факт проведения расчётных документов.
Вторая частая ситуация — не заполняются исключаемые дни. Это происходит, если больничные оформлены не кадровыми документами, а введены ручными операциями. Перепроведите периоды нетрудоспособности штатными документами «Больничный лист» и обновите справку.
Если справка нужна без увольнения или за прошлые годы
Сотрудник вправе запросить справку, продолжая работать, — например, для предоставления по месту совместительства. Порядок тот же: создайте документ «Справка о заработке для расчёта пособий (182н)» и укажите нужный год. Ограничений по количеству выдач нет.
Для уволенного сотрудника, обратившегося спустя время, справка создаётся аналогично: данные хранятся в базе, пока не удалены архивные периоды. Если база за нужные годы недоступна, восстановите архивную копию или сформируйте справку на основании сохранившихся отчётов по взносам.
Что важно запомнить
Справка 182н создаётся в ЗУП через «Отчётность, справки» → «Исходящие документы», в Бухгалтерии — через «Исходящие документы ФСС». Данные заполняются автоматически, но суммы и исключаемые дни нужно сверить с учётом перед печатью. Справку выдают в день увольнения или в течение трёх рабочих дней по заявлению.
Частые вопросы
Можно ли сформировать справку 182н, если сотрудник уволен давно?
Да. Документ создаётся в любой момент, пока в базе сохранены данные о начислениях. Выберите сотрудника из справочника (уволенные остаются в нём), укажите нужный год — программа подтянет архивные суммы. Если периоды свёрнуты или база заменена, восстановите архивную копию.
Почему в справке пустые суммы заработка?
Основные причины: зарплата за выбранный год ещё не рассчитана и не проведена, выбрана другая организация, либо начисления не облагаются взносами на ВНиМ. Проверьте расчётные документы и отчёт по базе страховых взносов.
Нужно ли выдавать справку совместителю?
Да, при увольнении с места совместительства справка выдаётся на общих основаниях. Создайте документ по тому же пути, выбрав сотрудника с видом занятости «совместитель» — программа включит только выплаты по этому месту работы.
Чем справка 182н отличается от справки о доходах 2-НДФЛ?
2-НДФЛ отражает доходы и удержанный налог, а 182н — базу для расчёта социальных пособий и исключаемые дни. Это разные документы с разным назначением; при увольнении сотруднику могут понадобиться оба.
Можно ли отправить справку 182н электронно?
Да, законодательство допускает электронную форму с усиленной квалифицированной подписью работодателя при согласии сотрудника. В 1С это реализуется через сервисы электронного документооборота, которые нужно предварительно подключить и настроить.
Что делать, если после выдачи справки нашлась ошибка в суммах?
Исправьте учётные данные (начисления или больничные), создайте новый документ справки с корректными суммами и выдайте сотруднику исправленный экземпляр. Забрать и аннулировать ошибочную справку желательно, чтобы у нового работодателя не было двух разных версий.