Где в 1С находится штатная расстановка и как с ней работать

Штатная расстановка — это отчёт, который показывает, какие позиции штатного расписания заняты конкретными сотрудниками, какие вакантны, а какие заняты с превышением или неполной ставкой. В отличие от штатного расписания, где перечислены только позиции и оклады, расстановка привязывает к каждой позиции реальных людей с их ставками, датами приёма и кадровыми приказами.

Главная сложность в том, что единого пункта меню «Штатная расстановка» в типовых конфигурациях 1С нет. Отчёт называется по-разному, находится в разных разделах и зависит от конфигурации: 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:КАМИН, 1С:Комплексная автоматизация или отраслевые решения. Ниже разобраны основные варианты расположения и порядок работы.

Важное условие: отчёт по штатной расстановке корректно формируется только при включённом ведении штатного расписания в настройках программы. Если штатное расписание не ведётся, сотрудники принимаются «вне позиций», и расстановка будет пустой или неполной.

Где искать штатную расстановку в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1) основной путь к отчёту лежит через кадровый раздел. Откройте раздел «Кадры» в панели навигации, затем пункт «Штатное расписание». Откроется список позиций штатного расписания.

В командной панели списка нажмите кнопку «Отчёты» и выберите «Штатная расстановка». Программа сформирует табличный документ, где по каждому подразделению и позиции будут показаны занятые ставки, ФИО сотрудников, табельные номера, занимаемый размер ставки и даты кадровых событий.

Альтернативный путь — через общий список отчётов: раздел «Отчётность, справки» → группа отчётов по персоналу → «Штатная расстановка». Этот вариант удобен, если нужно сразу задать произвольную дату или отбор по подразделению, не открывая само штатное расписание.

Если пункта «Штатная расстановка» нет в меню

Отсутствие отчёта обычно означает одно из двух: либо в программе отключено ведение штатного расписания, либо у пользователя недостаточно прав. Проверьте настройку: раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» → флаг «Ведётся штатное расписание». После включения флага отчёт станет доступен, но данные появятся только для позиций, введённых в штатное расписание.

Где штатная расстановка в 1С:КАМИН и других конфигурациях

В линейке 1С:КАМИН (редакции «Зарплата») отчёт обычно расположен в разделе «Кадры» или «Отчёты» и может называться «Штатная расстановка», «Расстановка по штату» или «Списочный состав по штатному расписанию». Точное название зависит от редакции решения.

В 1С:Комплексной автоматизации и 1С:ERP кадровый блок построен на базе ЗУП, поэтому путь аналогичен: подсистема «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание» → отчёты. В некоторых отраслевых конфигурациях (например, для бюджетных учреждений) отчёт называется «Штатная расстановка по должностям» и находится в разделе кадровой отчётности.

Универсальный способ найти отчёт в любой конфигурации — воспользоваться поиском по меню: нажмите кнопку поиска функций (лупа в правом верхнем углу или Ctrl+F в панели функций) и введите «расстановка». Система покажет все объекты, в названии которых встречается это слово.

1. 1
   Откройте поиск функций (значок лупы в командной панели)
2. 2
   Введите слово «расстановка» или «штатная»
3. 3
   Выберите найденный отчёт из списка
4. 4
   Если поиск ничего не дал — проверьте настройку ведения штатного расписания и права пользователя

Как сформировать и настроить отчёт

После открытия отчёта «Штатная расстановка» задайте период или конкретную дату, на которую нужны данные. По умолчанию отчёт строится на текущую дату. Для анализа прошлых периодов укажите нужное число — программа покажет занятость позиций с учётом всех кадровых приказов, действовавших на тот момент.

Через кнопку «Настройки» можно добавить отборы: по организации (если в базе несколько юрлиц), по подразделению, по должности. Это полезно, когда нужна расстановка только по конкретному филиалу или цеху, а не по всей компании.

В вариантах отчёта обычно доступны разные представления: полная расстановка с сотрудниками, только вакантные позиции, только занятые позиции. Вариант «вакансии» удобен для отдела кадров при планировании найма, полный вариант — для сверки с бухгалтерией и руководителями подразделений.

Маршрут решения

Какой вариант отчёта выбрать

Нужно показать руководителю, кто где работаетФормируйте полную штатную расстановку с сотрудниками и ставками

Нужно спланировать наймИспользуйте вариант с вакантными позициями

Нужно проверить превышение штатаСформируйте расстановку и сравните занятые ставки с утверждённым количеством по позиции

Нужны данные на прошлую датуУстановите дату отчёта и проверьте, что кадровые документы того периода проведены

Что показывает отчёт и как его читать

Строки отчёта сгруппированы по подразделениям, внутри — по позициям штатного расписания. Для каждой позиции указывается количество ставок по штату, количество занятых ставок и список сотрудников с размером их ставки (1, 0,5 и т.д.). Если позиция вакантна, вместо ФИО стоит пометка «Вакансия» или пустое поле — в зависимости от варианта отчёта.

Обращайте внимание на расхождения между колонками «по штату» и «занято». Превышение занятых ставок над штатными — сигнал ошибки: либо сотрудника приняли на позицию сверх штата, либо в штатном расписании не отражено изменение количества ставок. Такие расхождения мешают корректному расчёту фонда оплаты труда.

Также в расстановке видны сотрудники, работающие по совместительству: они отображаются отдельными строками со своим табельным номером и долей ставки. Это важно при подсчёте списочной численности — один человек может встречаться в отчёте дважды на разных позициях.

Контрольные точки

Как проверить корректность расстановки

Сумма занятых ставок по позиции

Норма

Не превышает количество ставок по штатному расписанию

Тревожный признак

Занято больше ставок, чем утверждено — ищите лишний приём или непроведённое увольнение

Вакантные позиции

Норма

Соответствуют реальным потребностям в найме

Тревожный признак

Вакансия висит, хотя сотрудник фактически работает — приём оформлен без позиции

Сотрудник в отчёте

Норма

Присутствует на своей позиции с верной долей ставки

Тревожный признак

Сотрудника нет в расстановке — проверьте, указана ли позиция в приказе о приёме

Почему расстановка пустая или неполная: типичные причины

Самая частая причина пустого отчёта — отключённое ведение штатного расписания. В этом режиме 1С:ЗУП позволяет принимать сотрудников без привязки к позициям, и строить расстановку просто не из чего. Решение — включить штатное расписание и перевести кадровые документы на работу с позициями.

Вторая причина — сотрудники приняты документами, где позиция штатного расписания не указана или указана некорректно. Такое случается после перехода с другой программы или при вводе документов «задним числом». Откройте приказ о приёме сотрудника и проверьте поле «Позиция штатного расписания».

Третья причина — дата отчёта. Если штатное расписание утверждено с определённого числа, а отчёт строится на более раннюю дату, позиций в нём не будет. Проверьте дату утверждения штатного расписания в его истории изменений.

Ограничения и риски при изменении данных

Штатная расстановка — отчёт, а не документ: напрямую в нём ничего нельзя исправить. Все изменения вносятся только через кадровые документы (приёмы, переводы, увольнения) и документы изменения штатного расписания. Попытки «подогнать» цифры прямым редактированием данных в базе приводят к рассогласованию учёта.

Будьте осторожны с массовым изменением штатного расписания «задним числом»: это влияет на расчёт среднего заработка, индексации и отчётность за прошлые периоды. Перед такими правками сделайте резервную копию информационной базы и согласуйте изменения с расчётчиком зарплаты.

Если в организации несколько юридических лиц, помните, что штатное расписание и расстановка ведутся раздельно по каждой организации. Сводную картину по группе компаний типовой отчёт не даст — потребуется формировать расстановку по каждой организации отдельно или использовать внешние отчёты.

FAQ: частые вопросы о штатной расстановке в 1С

Чем штатная расстановка отличается от штатного расписания?

Штатное расписание — это перечень позиций с окладами и количеством ставок, без привязки к людям. Штатная расстановка показывает те же позиции, но с указанием конкретных сотрудников, занимающих каждую ставку, и выявляет вакансии и превышения штата.

Можно ли выгрузить штатную расстановку в Excel?

Да. Сформируйте отчёт, затем используйте команду «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию» и выберите формат табличного документа Excel (xlsx). Структура группировок по подразделениям сохранится.

Почему в расстановке сотрудник отображается дважды?

Обычно это внутреннее совместительство: у сотрудника два трудовых договора и два табельных номера, каждый занимает свою ставку на своей позиции. Это нормальное поведение отчёта, а не ошибка.

Как посмотреть расстановку на будущую дату?

Установите в отчёте нужную будущую дату. Отчёт учтёт кадровые документы, уже проведённые с датами вперёд (запланированные приёмы и увольнения). Документы, которые ещё не созданы, в отчёт не попадут.

Нужны ли специальные права для просмотра расстановки?

Да, пользователю нужны права на чтение данных кадрового учёта и штатного расписания. Обычно они входят в профили «Кадровик», «Расчётчик зарплаты» или «Старший кадровик». Если отчёт недоступен, обратитесь к администратору 1С для проверки ролей.

Что делать, если вакансия есть, а сотрудник фактически работает?

Проверьте приказ о приёме этого сотрудника: скорее всего, в нём не указана позиция штатного расписания или указана другая позиция. Исправьте документ (или создайте кадровый перевод на правильную позицию), после чего пересформируйте расстановку.