Другое · 12 мин
Где в 1С сделать справку 182н о заработке
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии сформировать справку 182н о заработке для расчёта больничных: путь в меню, заполнение, печать и типичные ошибки.
Справка 182н (точное название — справка о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих году прекращения работы) нужна сотруднику при увольнении, чтобы новый работодатель мог правильно рассчитать пособия по больничным, по беременности и родам и по уходу за ребёнком. В типовых конфигурациях 1С документ формируется автоматически на основе данных учёта зарплаты, но путь к нему зависит от конфигурации и её версии.
В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 справка создаётся через журнал исходящих документов или прямо из карточки увольнения сотрудника. В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Исходящая справка о заработке для расчёта пособий» и находится в разделе зарплаты и кадров. Ниже разобраны оба сценария, проверка заполнения и типичные проблемы.
Что представляет собой справка 182н и когда её выдавать
Форма справки утверждена приказом Минтруда России № 182н, отсюда бытовое название. В ней указываются суммы выплат сотруднику за два календарных года, предшествующих году увольнения, и за текущий год, а также количество календарных дней, исключаемых из расчёта пособий (больничные, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком и другие периоды освобождения от работы с сохранением среднего заработка, на который не начислялись взносы).
Работодатель обязан выдать справку в день увольнения вместе с остальными документами. Если сотрудник обратился за справкой уже после увольнения, её нужно выдать в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления. Отказ или затягивание с выдачей — нарушение, за которое работодателя могут привлечь к административной ответственности.
Важно понимать: данные в справке должны совпадать с отчётностью по взносам, которую организация сдавала в ФНС. Если в учёте зарплаты есть неотражённые или исправленные задним числом начисления, справка сформируется с искажёнными суммами, и новый работодатель рассчитает пособие неверно.
Где найти справку 182н в 1С:ЗУП 3.1
Основной путь: раздел «Отчетность, справки» → пункт «Исходящие документы». В открывшемся журнале нажмите кнопку «Создать» и выберите вид документа «Справка о заработке для расчёта пособий (исх.)». Если журнал пустой и кнопка выбора вида не предлагает нужный вариант, проверьте, что в настройках учётной политики включён расчёт пособий и ведётся учёт зарплаты.
Второй, более быстрый способ — из документа увольнения. Откройте документ «Увольнение» (или «Увольнение списком») по нужному сотруднику, нажмите кнопку «Печать» и выберите форму справки о заработке. Программа создаст документ справки автоматически, подставив сотрудника и период работы. Этот вариант удобен при массовом увольнении: справки формируются пакетно по всем сотрудникам из списка.
Третий вариант — карточка сотрудника: справочник «Сотрудники» → открыть нужного человека → кнопка «Оформить документ» → выбрать справку о заработке. Путь подходит, когда справка запрашивается бывшим сотрудником спустя время после увольнения.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «Исходящие документы» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид «Справка о заработке для расчёта пособий (исходящая)»
- 3Укажите организацию, сотрудника и годы, за которые нужны данные
- 4Нажмите «Заполнить» — программа подтянет суммы и исключаемые дни из учёта
- 5Проверьте цифры по расчётным листкам и отчёту по взносам
- 6Сохраните, проведите документ и распечатайте справку по кнопке «Печать»
Где сделать справку 182н в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Исходящие справки о заработке для расчёта пособий». Если такого пункта нет в меню, откройте навигацию раздела через значок меню в правом верхнем углу панели разделов — иногда документ скрыт настройкой интерфейса. Также документ доступен через общий список: главное меню → «Все функции» → «Документы» → «Исходящая справка о заработке для расчёта пособий».
Создайте документ кнопкой «Создать», укажите организацию, сотрудника и расчётные годы. По умолчанию программа предлагает два года, предшествующих году увольнения, но их можно изменить — например, если сотрудник просит замену лет по правилам расчёта пособий. Кнопка «Заполнить» подтянет начисления и исключаемые периоды из учётных данных.
Ограничение бухгалтерской конфигурации: автозаполнение корректно работает только если зарплата в ней действительно начислялась и отражены все больничные и отпуска. Если учёт вёлся частично или загружался из другой программы, суммы придётся вводить вручную, сверяясь с расчётными ведомостями.
Как заполнить и проверить справку перед печатью
После автозаполнения откройте табличную часть документа и сверьте три блока данных. Первый — суммы заработка по годам: они должны совпадать с облагаемой взносами базой, которую организация показывала в расчёте по страховым взносам. Удобный способ проверки — отчёт «Анализ взносов в фонды» или «Полный свод начислений» за соответствующие годы.
Второй блок — количество исключаемых календарных дней. Сюда входят периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком, а также дни освобождения от работы с сохранением среднего заработка, если на него не начислялись взносы. Обычный ежегодный отпуск и отпуск без сохранения зарплаты в исключаемые дни не входят — это частая ошибка при ручной корректировке.
Третий блок — реквизиты страхователя: наименование организации, ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР (Социальном фонде России). Они подтягиваются из карточки организации, и если там устаревший регистрационный номер, справку у нового работодателя могут не принять. Перед печатью откройте справочник «Организации» и сверьте реквизиты с актуальным извещением из фонда.
Как проверить результат
Совпадают с базой по взносам в расчёте РСВ за те же годы
Сумма меньше или больше отчётной — в учёте есть непроведённые или исправленные документы
Только больничные, декрет, отпуск по уходу за ребёнком и аналогичные периоды
Включены обычные отпуска или дни без сохранения зарплаты
Актуальный регистрационный номер СФР, верные ИНН и КПП
Старый номер ФСС/ПФР или ошибка в ИНН
Печать и выдача справки сотруднику
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе — выберите форму «Справка о сумме заработка». Программа выведет бланк, соответствующий утверждённой форме, с подстановкой всех сумм и периодов. Проверьте, что в макете корректно отображаются разбивка по годам и строки с исключаемыми днями: если дней не было, в соответствующих строках должны стоять прочерки, а не пустые поля.
Справку подписывает руководитель организации и главный бухгалтер (или уполномоченные лица), при наличии печати ставится оттиск. Подписи в печатной форме проставляются из данных ответственных лиц организации — если в карточке организации не заполнены поля о подписантах, на бланке останутся пустые строки, и их придётся заполнять вручную.
Если сотрудник просит справку в электронном виде, документ можно сохранить в PDF через стандартную кнопку сохранения печатной формы. Учтите, что электронная справка без усиленной квалифицированной подписи юридически равноценной бумажной не является — уточните у получателя, примет ли он такой вариант.
Типичные ошибки и их устранение
Самая распространённая ситуация — справка заполняется нулевыми суммами или не заполняется вовсе. Причины: зарплата начислялась в другой базе, сотрудник оформлен в другой организации внутри той же программы, или расчётные документы не проведены. Проверьте отбор по организации в документе справки и убедитесь, что за нужные годы есть проведённые начисления.
Вторая частая ошибка — в справку не попадают исключаемые дни, хотя сотрудник был на больничном. Это происходит, если больничный введён документом «Отсутствие» без признака нетрудоспособности или загружен ручной корректировкой. Откройте кадровые и расчётные документы сотрудника за период и приведите их к типовым видам.
Третья проблема — справка формируется за неверные годы. По правилам в справку включаются два года, предшествующих году увольнения, и текущий год. Если сотрудник просит замену лет (например, из-за декрета), замена оформляется не в справке, а при расчёте пособия у нового работодателя — в самой справке годы менять не нужно, если только сотрудник письменно не просит указать иные периоды.
Если справка не формируется: альтернативные варианты
Когда типовой документ недоступен — например, в старых версиях конфигурации или в самописной учётной системе — есть обходные пути. В 1С:ЗУП можно воспользоваться произвольным печатным бланком с ручным заполнением, взяв суммы из отчёта «Расчётный листок» и расшифровки по взносам. В 1С:Бухгалтерии допустимо сформировать справку в свободной форме в Word, но она обязана содержать все реквизиты утверждённой формы 182н.
Для организаций, перешедших на 1С с другой программы, корректный путь — ввести начальные остатки по заработку за предыдущие два года. В ЗУП для этого есть документы переноса данных: после их ввода справка заполнится автоматически. Вводить суммы руками прямо в справку стоит только как временную меру с обязательной сверкой по первичным документам.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли сформировать справку 182н в 1С:Бухгалтерии, если зарплата ведётся в ЗУП?
Да, но автозаполнение не сработает, потому что в бухгалтерской базе нет детальных данных по начислениям. Формируйте справку в ЗУП — там хранятся все суммы и исключаемые периоды. Из Бухгалтерии справку придётся заполнять вручную по данным синхронизированных ведомостей.
За какие годы программа заполняет справку по умолчанию?
По умолчанию — два календарных года, предшествующие году увольнения, плюс текущий год до даты увольнения. Годы можно изменить в шапке документа, если сотрудник письменно просит указать другие периоды.
Почему в справке не отражаются дни больничного?
Чаще всего больничный введён нетиповым документом или ручной операцией, поэтому программа не распознаёт его как исключаемый период. Откройте документы отсутствий сотрудника и замените их на типовой документ «Больничный лист» с корректным периодом нетрудоспособности.
Нужно ли заверять электронную справку подписью?
Бумажная справка заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Электронный файл в PDF без квалифицированной электронной подписи юридической силы оригинала не имеет — заранее уточните у нового работодателя, примет ли он такой формат.
Что делать, если сотрудник утверждает, что суммы в справке занижены?
Сверьте справку с расчётными листками и расчётом по страховым взносам за те же годы. Если в учёте ошибка — исправьте расчётные документы и перезаполните справку. Если учёт верен, покажите сотруднику расшифровку: в справку входит только облагаемый взносами заработок, поэтому она может отличаться от «грязной» зарплаты.
Обязательно ли выдавать справку при увольнении, если сотрудник не просил?
Да, выдача справки о заработке в день увольнения — обязанность работодателя независимо от заявления сотрудника. Если человек отказался её забирать, зафиксируйте это и храните справку: при повторном обращении её нужно выдать в течение трёх рабочих дней.
Что важно запомнить
Справка 182н в 1С:ЗУП создаётся через «Отчетность, справки» → «Исходящие документы» или из документа увольнения, в 1С:Бухгалтерии — через «Зарплата и кадры» → «Исходящие справки о заработке». Перед печатью сверьте суммы с отчётностью по взносам, проверьте исключаемые дни и реквизиты организации, а расхождения исправляйте в учёте, а не в самой справке.