Где в 1С находятся резервы отпусков по сотрудникам и как их рассчитать

Резервы отпусков (оценочные обязательства по предстоящим отпускам) в 1С рассчитываются и хранятся в зарплатных конфигурациях, а не в бухгалтерском учете напрямую. В «1С:Зарплата и управление персоналом» за это отвечает отдельный документ «Резервы отпусков» и целый блок настроек в учетной политике организации. В «1С:Бухгалтерии» возможности ограничены: полноценный помесячный расчет резервов по каждому сотруднику там доступен только при интеграции с ЗУП.

Проблема поиска обычно возникает из-за того, что функциональность резервов по умолчанию отключена, а сам документ спрятан в разделе «Зарплата» и не виден, пока не включена соответствующая настройка. Ниже разобрано, где именно включается механизм, какие методы расчета доступны, как проверить корректность сумм и что делать, если документ не создается или считает неверно.

Где в 1С:ЗУП включается расчет резервов отпусков

Механизм резервов в ЗУП активируется на уровне организации. Путь: Настройка → Реквизиты организации → закладка «Учетная политика и другие настройки» → ссылка «Резервы отпусков». Именно здесь устанавливается флажок «Формировать резервы отпусков» в бухгалтерском и (или) налоговом учете, выбирается метод расчета и дата, начиная с которой резервы начисляются.

Если ссылка «Резервы отпусков» не отображается, проверьте функциональность программы: в разделе Настройка → Функциональность должна быть включена соответствующая опция, а у пользователя — права на изменение настроек учетной политики. В типовой поставке механизм присутствует, но без полных прав или при отключенной функциональности пункт меню скрывается.

После включения настройки в разделе Зарплата появляется журнал документов «Резервы отпусков». Это и есть то место, где ежемесячно создаются документы расчета обязательств по каждому сотруднику. Документ вводится последним в месяце — после начисления зарплаты, взносов и отражения зарплаты в учете.

1. 1
   Откройте Настройка → Реквизиты организации → Учетная политика и другие настройки
2. 2
   Перейдите по ссылке «Резервы отпусков» и установите флажки для бухгалтерского и (или) налогового учета
3. 3
   Выберите метод расчета и укажите дату начала формирования резервов
4. 4
   Перейдите в раздел Зарплата → Резервы отпусков и создайте документ за нужный месяц
5. 5
   Заполните документ автоматически и проверьте суммы по сотрудникам

Методы расчета: нормативный и МСФО

Программа предлагает два метода расчета оценочных обязательств. Нормативный метод — резерв считается как фиксированный процент от фонда оплаты труда (процент задается в настройке). Этот метод чаще применяют в налоговом учете, где резерв на оплату отпусков формируется по правилам ст. 324.1 НК РФ. Он прост, но не отражает реальные обязательства по конкретным сотрудникам.

Метод обязательств (МСФО) — расчет исходя из фактически накопленных дней неиспользованного отпуска каждого сотрудника и его среднего заработка. Именно этот метод соответствует требованиям ПБУ 8/2010 к оценочным обязательствам в бухгалтерском учете. Результат получается персональным: в документе видно, сколько дней отпуска накоплено у каждого работника и какая сумма обязательства за ним закреплена.

На практике часто включают оба метода одновременно: МСФО — для бухгалтерского учета, нормативный — для налогового. В этом случае документ «Резервы отпусков» рассчитывает обе суммы параллельно, и при проводке формируются разные проводки для БУ и НУ.

Сравнение методов расчета резервов

Нормативный метод

Процент от ФОТ. Подходит для налогового учета, прост в проверке, но не показывает реальные обязательства по сотрудникам и требует ежегодной инвентаризации.

Метод обязательств (МСФО)

Расчет по дням неиспользованного отпуска и среднему заработку каждого сотрудника. Соответствует ПБУ 8/2010, требует корректных остатков отпусков в программе.

Документ «Резервы отпусков»: где искать и как заполнять

Журнал документов расположен в разделе Зарплата → Резервы отпусков. Если раздела «Зарплата» в интерфейсе нет, документ можно найти через общий поиск (кнопка с лупой или поле поиска в верхней части окна) по слову «Резервы». Также журнал доступен через «Все функции» (если режим включен): Все функции → Документы → Резервы отпусков.

При создании документа указывается месяц начисления и организация. Кнопка «Заполнить» рассчитывает табличную часть автоматически: по каждому сотруднику подтягиваются остатки отпусков, средний заработок, суммы резерва по оплате отпуска и по страховым взносам отдельно. На закладках документа суммы детализируются по сотрудникам и по счетам отражения (способам отражения зарплаты в учете).

Важный нюанс: документ не создает бухгалтерских проводок сам по себе. Проводки формируются документом «Отражение зарплаты в бухучете» — туда суммы резервов попадают автоматически после проведения документа «Резервы отпусков». Поэтому искать проводки по счету 96 нужно именно в отражении зарплаты, а не в самом документе резервов.

Где резервы отпусков в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» нет собственного механизма расчета резервов по каждому сотруднику на основе остатков отпусков — эта задача решается в ЗУП. Если зарплата ведется в ЗУП, данные о резервах передаются в бухгалтерскую программу при синхронизации вместе с документом «Отражение зарплаты в учете». Проводки формируются по дебету счетов затрат (20, 25, 26, 44 и др.) и кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов».

Если зарплата ведется непосредственно в «1С:Бухгалтерии» (редакция с расчетом зарплаты), возможности по резервам существенно уже: детального расчета по остаткам отпусков сотрудников, как в ЗУП, там нет. Организации в этом случае либо рассчитывают резерв внешним способом (например, в таблице) и вводят сумму ручной операцией по счету 96, либо переходят на ведение зарплаты в ЗУП.

Проверить, какие суммы попали в бухучет, можно стандартными отчетами: оборотно-сальдовая ведомость по счету 96, анализ счета 96 в разрезе субконто. Расхождения между данными ЗУП и проводками в БП чаще всего означают, что синхронизация выполнялась до расчета резервов — документ нужно перезаполнить и повторить обмен.

Откуда берутся данные: остатки отпусков и средний заработок

Ключевой источник данных для метода МСФО — регистр остатков отпусков. Посмотреть накопленные дни можно в карточке сотрудника: Кадры → Сотрудники → ссылка «Отсутствия» или отчет «Остатки отпусков» (раздел Кадры → Кадровые отчеты или Зарплата → Отчеты, в зависимости от версии). Если остатки неверны, резерв посчитается неправильно, даже если сама настройка корректна.

Остатки отпусков формируются кадровыми документами: приемами на работу, отпусками, увольнениями, а также начальными остатками, введенными при старте учета. Типовая ошибка — у сотрудников, принятых до начала ведения учета в программе, остатки не введены, и резерв по ним равен нулю или занижен. Проверяйте остатки перед первым расчетом резервов.

Средний заработок для расчета берется из тех же данных, что и для расчета отпускных. Если сотруднику не начислялась зарплата в расчетном периоде (например, длительный отпуск без сохранения), средний может быть нулевым или рассчитанным по особым правилам — такие строки в документе стоит проверять вручную.

Контрольные точки

Как проверить результат расчета

Заполнение документа

Норма

Все сотрудники с накопленными днями отпуска присутствуют, суммы по каждому больше нуля

Тревожный признак

Пустые строки, нулевые суммы у сотрудников с остатками отпусков

Остатки отпусков

Норма

Отчет «Остатки отпусков» показывает правдоподобные дни по каждому сотруднику

Тревожный признак

Отрицательные или нулевые остатки у давно работающих сотрудников

Проводки

Норма

После «Отражения зарплаты в бухучете» есть проводки Дт затратных счетов — Кт 96

Тревожный признак

Проводок по счету 96 нет или суммы не совпадают с документом резервов

Инвентаризация резервов и типичные ошибки

По итогам года резерв в налоговом учете подлежит инвентаризации: фактическое обязательство по неиспользованным отпускам сравнивается с накопленным резервом, разница доначисляется или списывается. В ЗУП для этого в документе «Резервы отпусков» за декабрь предусмотрен режим инвентаризации — при его включении программа корректирует резерв до фактического обязательства, рассчитанного по остаткам отпусков на конец года.

Типовые ошибки при работе с резервами повторяются от организации к организации. Ниже — те, которые встречаются чаще всего и дают наибольшие искажения в учете.

Если документ не создается или суммы не сходятся

Ситуация «документ есть, но не заполняется» обычно означает одно из трех: за месяц не проведено начисление зарплаты, не введены остатки отпусков, либо в настройке учетной политики дата начала формирования резервов позже текущего месяца. Проверяйте в этом порядке — это покрывает большинство случаев.

Если суммы отличаются от ожидаемых бухгалтерии, сверяйте три величины: остаток дней отпуска по отчету, средний заработок сотрудника (можно посмотреть в расчете отпуска) и итоговую сумму в документе. Расхождение почти всегда объясняется либо остатками, либо средним заработком, а не ошибкой самого механизма резервов.

Перед первым запуском расчета резервов сделайте тестовый документ за один месяц и сверьте 2–3 сотрудников вручную: дни отпуска × средний дневной заработок ≈ сумма резерва (без взносов). Такая выборочная проверка быстро показывает, корректно ли заведены остатки и средний заработок, и избавляет от пересчета всего года.

FAQ

Почему в разделе «Зарплата» нет документа «Резервы отпусков»?

Механизм не включен в учетной политике организации. Откройте Настройка → Реквизиты организации → Учетная политика → ссылка «Резервы отпусков» и установите флажок формирования резервов. Если ссылки нет — проверьте функциональность программы и права пользователя.

Можно ли рассчитать резервы отпусков в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Полноценного расчета по остаткам отпусков каждого сотрудника в Бухгалтерии нет. Варианты: вести зарплату в ЗУП с последующей синхронизацией либо рассчитывать резерв внешне и вводить итоговые суммы ручной операцией по счету 96.

Каким документом формируются проводки по счету 96?

Документом «Отражение зарплаты в бухучете». Документ «Резервы отпусков» только рассчитывает суммы, а в проводки они попадают через отражение зарплаты — по дебету счетов затрат и кредиту счета 96.

Обязательно ли формировать резерв отпусков в бухгалтерском учете?

Для большинства организаций оценочное обязательство по отпускам обязательно по ПБУ 8/2010. Освобождение предусмотрено для организаций, применяющих упрощенные способы ведения бухгалтерского учета (кроме тех, чья отчетность подлежит обязательному аудиту). В налоговом учете резерв — право, а не обязанность.

Что делать, если резерв рассчитался с нулевыми суммами?

Проверьте три причины: проведено ли начисление зарплаты за месяц, введены ли остатки отпусков по сотрудникам (отчет «Остатки отпусков») и не установлена ли в настройке дата начала формирования резервов позже текущего месяца.

Как скорректировать резерв за прошлый закрытый период?

Старые документы не перепроводят — это изменит регистры и отчетность прошлых периодов. Корректировку выполняют текущим месяцем: через инвентаризацию резерва или корректирующую операцию, согласованную с бухгалтерией.