Где в 1С регистрация трудовой деятельности

Регистрация трудовой деятельности в 1С — это работа с электронными трудовыми книжками (ЭТК) и отчетностью по форме СЗВ-ТД. С момента перехода на электронный учет сведений о трудовой деятельности работодатель обязан фиксировать кадровые события (прием, перевод, увольнение, переименование должности) и передавать их в Социальный фонд России. В программах 1С весь этот контур уже встроен, но найти нужные документы с первого раза бывает непросто.

Основная сложность в том, что расположение нужных разделов зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровый контур полноценный, а в 1С:Бухгалтерии предприятия он урезан, и часть функций там реализована иначе. Ниже разобраны оба варианта: где находятся документы регистрации трудовой деятельности, как оформить отказ сотрудника от бумажной трудовой книжки и как сформировать отчет СЗВ-ТД.

Что такое регистрация трудовой деятельности в контексте 1С

Под регистрацией трудовой деятельности понимается фиксация кадровых мероприятий для ведения электронной трудовой книжки. Сюда входят: прием на работу, перевод на другую должность или в другое структурное подразделение, переименование должности или организации, увольнение, а также запрет на ведение ЭТК по заявлению сотрудника. Каждое событие должно быть передано в СФР отчетом СЗВ-ТД в установленные сроки.

Важно понимать: само кадровое событие (например, приказ о приеме) и его регистрация для ЭТК — это связанные, но разные операции. В типовых конфигурациях 1С при проведении кадрового документа программа автоматически формирует соответствующее мероприятие ЭТК, которое затем попадает в отчет СЗВ-ТД. Однако автоматика работает только при корректно настроенном учете и актуальной версии конфигурации.

Где находятся документы электронных трудовых книжек в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом перейдите в раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки». Здесь собраны все документы, связанные с регистрацией трудовой деятельности:

• Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности — фиксация выбора сотрудника: электронная или бумажная трудовая книжка;
• СЗВ-ТД — отчет по кадровым мероприятиям;
• Регистрация трудовой деятельности (в некоторых версиях — отдельный журнал мероприятий ЭТК);
• Отмена заявления — если сотрудник передумал и изменил выбор способа ведения трудовой книжки.

Если раздела «Электронные трудовые книжки» нет в меню, проверьте версию конфигурации — она должна быть обновлена до релиза, поддерживающего ЭТК. Также проверьте права пользователя: доступ к кадровым документам может быть ограничен настройками ролей. При необходимости попросите администратора добавить нужную роль или откройте функциональность через «Настройки» → «Состав разделов и функций».

Отдельно стоит поискать мероприятия ЭТК в журнале кадровых документов: при проведении «Приема на работу», «Кадрового перевода» или «Увольнения» программа создает связанные записи. Их можно увидеть, открыв сам кадровый документ и перейдя по ссылке на связанные объекты, либо через отчет «Мероприятия ЭТК» (если он доступен в вашей версии).

Где регистрация трудовой деятельности в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия кадровый контур компактнее. Нужные документы находятся в разделе «Зарплата и кадры». Там вы найдете подразделы «Заявления о ведении электронных трудовых книжек» и «СЗВ-ТД». Кадровые приказы (прием, перевод, увольнение) также расположены здесь — в журналах «Приемы на работу», «Кадровые переводы», «Увольнения».

При проведении кадрового документа в Бухгалтерии мероприятие для ЭТК формируется автоматически и подхватывается при создании отчета СЗВ-ТД. Если мероприятие не попало в отчет, проверьте, проведен ли кадровый документ, указана ли в нем дата и заполнены ли обязательные поля (должность, подразделение, трудовая функция).

Как зарегистрировать заявление сотрудника о выборе способа ведения трудовой книжки

Первый шаг работы с ЭТК — зафиксировать выбор каждого сотрудника: продолжает он вести бумажную трудовую книжку или переходит на электронную. Для этого служит документ заявления.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» → «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
2. 2
   Создайте новый документ и выберите сотрудника.
3. 3
   Укажите тип заявления: о предоставлении сведений (переход на ЭТК) или о продолжении ведения бумажной книжки.
4. 4
   Проверьте дату заявления — она влияет на сроки отчетности.
5. 5
   Проведите документ и убедитесь, что заявление попало в ближайший отчет СЗВ-ТД.

Заявление о переходе на ЭТК передается в СФР с ближайшим отчетом СЗВ-ТД. Заявление о сохранении бумажной книжки в отчет не включается — оно хранится только в программе и в личном деле сотрудника. Оригинал подписанного заявления обязательно подшейте в личное дело: программа фиксирует факт, но бумажный документ остается юридическим основанием.

Как сформировать и отправить отчет СЗВ-ТД

Отчет СЗВ-ТД создается при каждом кадровом мероприятии. Для приема и увольнения действует сжатый срок — отчет нужно сдать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Для переводов и переименований срок мягче — до 25-го числа месяца, следующего за месяцем события. Пропуск срока грозит штрафом, поэтому контроль дат критичен.

В ЗУП откройте «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» и создайте отчет СЗВ-ТД, либо используйте журнал «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» → «СЗВ-ТД». При автоматическом заполнении программа подтянет все неотправленные мероприятия за выбранный период. Проверьте список сотрудников, вид мероприятия, даты и трудовые функции, затем выполните проверку встроенным контролем и отправьте отчет.

В 1С:Бухгалтерии путь аналогичный: «Зарплата и кадры» → «СЗВ-ТД» → «Создать». После заполнения нажмите «Проверить» — программа покажет ошибки формата и незаполненные поля. Отправка возможна через 1С-Отчетность при наличии подключенного сервиса либо выгрузкой файла для сдачи через другой оператор или личный кабинет фонда.

Как проверить, что мероприятие зарегистрировано корректно

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус отчета СЗВ-ТД в 1С-Отчетности

Норма

Отчет принят, получен положительный протокол

Тревожный признак

Ошибки в протоколе или отчет долго в статусе отправки

Список мероприятий в отчете

Норма

Все кадровые события периода присутствуют по одному разу

Тревожный признак

Дубли мероприятий или отсутствие недавних приказов

Данные сотрудника

Норма

СНИЛС, ФИО и трудовая функция совпадают с личной карточкой

Тревожный признак

Расхождения в СНИЛС или устаревшая фамилия

После отправки дождитесь протокола приема. Отрицательный протокол содержит коды ошибок — чаще всего это неверный СНИЛС, несоответствие ФИО данным фонда или пропущенное обязательное поле. Исправьте данные в карточке сотрудника или кадровом документе, затем сформируйте отчет заново.

Дополнительно полезно сверить данные с самими сотрудниками: они видят сведения о трудовой деятельности в личном кабинете на портале госуслуг. Если сотрудник сообщает, что запись не появилась, а протокол положительный — проверьте, не подавался ли отчет с отменой мероприятия и корректно ли указан СНИЛС.

Частые ошибки при регистрации трудовой деятельности

Отдельная группа проблем — устаревшая конфигурация. Формат СЗВ-ТД периодически обновляется, и старые релизы могут формировать файл, который фонд не примет. Перед отчетным периодом убедитесь, что конфигурация обновлена, а форматы отчетности актуальны — это видно в настройках 1С-Отчетности.

Удобно завести регламент: в день издания приказа о приеме или увольнении сразу формировать и отправлять СЗВ-ТД, не дожидаясь конца дня. Это исключает пропуск срока из-за выходных, отпуска кадровика или технических сбоев при отправке.

Частые вопросы

Что делать, если раздела «Электронные трудовые книжки» нет в меню?

Проверьте три вещи: версию конфигурации (она должна поддерживать ЭТК), права пользователя (нужна роль кадровика или расчетчика) и настройки состава разделов. В ЗУП раздел можно включить через «Настройки» → «Состав разделов и функций». Если конфигурация сильно устарела — потребуется обновление.

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если кадровых событий не было?

Нет. СЗВ-ТД — событийный отчет: он сдается только при наличии мероприятий (прием, перевод, увольнение, переименование, заявления об ЭТК). Нулевая форма не предусмотрена. Исключение — если в периоде были события, которые вы еще не передали.

Как исправить ошибку в уже отправленном СЗВ-ТД?

Сформируйте новый отчет, где ошибочное мероприятие помечено признаком отмены, а затем подайте корректные сведения с правильными данными. В 1С это делается через повторное создание СЗВ-ТД с корректировкой мероприятия. Не редактируйте «задним числом» кадровый приказ без отменяющего отчета — сведения в фонде и в программе разойдутся.

Сотрудник уволился, а я забыл сдать СЗВ-ТД вовремя. Что делать?

Сдайте отчет как можно скорее — просрочка не отменяет обязанности передать сведения. За нарушение срока предусмотрен административный штраф, но затягивание только усугубляет ситуацию. После отправки проверьте протокол и убедитесь, что запись об увольнении принята.

Где в 1С посмотреть, какие сотрудники выбрали электронную трудовую книжку?

В ЗУП откройте журнал «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» → «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» и отфильтруйте по типу заявления. Также в карточке сотрудника на вкладке кадровых данных отображается выбранный способ ведения трудовой книжки.

Можно ли вести регистрацию трудовой деятельности только в 1С:Бухгалтерии?

Да, для небольшой организации функционала Бухгалтерии достаточно: там есть кадровые приказы, заявления об ЭТК и отчет СЗВ-ТД с отправкой через 1С-Отчетность. Ограничения проявляются при сложных переводах, совместительстве и большой численности — в этих случаях удобнее ЗУП.