Где в 1С проставить стаж сотрудника

Сведения о стаже сотрудника в 1С:ЗУП влияют сразу на несколько расчётов: процент оплаты больничного листа зависит от страхового стажа, размер надбавки за выслугу лет — от общего или специального, а процентная надбавка в районах Крайнего Севера — от северного стажа. Если данные не внесены или внесены не туда, программа посчитает пособие по минимальному проценту или не начислит надбавку вовсе.

Все виды стажа хранятся в карточке физического лица, а не в карточке сотрудника, и это принципиальный момент: одно физическое лицо может быть оформлено в нескольких организациях или на нескольких должностях, но стаж у него один, и вводить его нужно один раз. Ниже разберём, где находятся эти данные, какие виды стажа предусмотрены в типовой конфигурации и как проверить, что программа учитывает их в расчётах.

Где в карточке сотрудника находятся данные о стаже

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и выберите нужного человека. В форме сотрудника в верхней части есть ссылка на физическое лицо — перейдите по ней, чтобы попасть в карточку физлица. Именно здесь сосредоточены все сведения, которые не привязаны к конкретному месту работы: ФИО, документы, образование, семья и трудовая деятельность.

В карточке физического лица в командной панели или в группе ссылок «Ещё» найдите пункт «Трудовая деятельность». Откроется форма, где вводятся периоды работы до приёма в вашу организацию и виды стажа. Отдельно, через ссылку «Страхование», вводится страховой стаж для оплаты больничных — он хранится в другом регистре и заполняется по своим правилам.

Если сотрудник работает в районе с особыми климатическими условиями, северный стаж указывается в той же форме «Трудовая деятельность» на закладке, связанной со стажами, либо автоматически рассчитывается программой с даты приёма, если в карточке организации настроены районный коэффициент и северная надбавка.

Какие виды стажа используются в 1С:ЗУП

Типовая конфигурация различает несколько видов стажа, и каждый влияет на свой расчёт. Путаница между ними — самая частая причина ошибок в начислениях, поэтому перед вводом данных определите, какой именно стаж вам нужен.

• Страховой стаж для больничных — определяет процент оплаты пособия по временной нетрудоспособности. Вводится через ссылку «Страхование» в карточке физлица на дату, предшествующую приёму на работу.
• Общий стаж — суммарная продолжительность трудовой деятельности. Используется для надбавок за выслугу лет, если они предусмотрены локальными актами организации.
• Непрерывный стаж — применяется редко, в основном в организациях, где локальными нормативными актами привязаны выплаты к непрерывной работе.
• Северный стаж (стаж для северных надбавок) — определяет процентную надбавку за работу в районах Крайнего Севера и приравненных местностях.
• Специальные стажи (медицинский, педагогический, стаж на вредных работах) — вводятся при необходимости и используются в отраслевых расчётах и отчётности.

Как ввести общий и специальные стажи через «Трудовую деятельность»

В карточке физического лица перейдите по ссылке «Трудовая деятельность». Откроется форма с табличной частью, где каждая строка — это период работы с указанием организации, дат начала и окончания и вида стажа, к которому этот период относится.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники», найдите сотрудника и перейдите в карточку физического лица по ссылке с ФИО.
2. 2
   Нажмите ссылку «Трудовая деятельность» (или найдите её в меню «Ещё»).
3. 3
   Добавьте строку: укажите организацию, дату начала и дату окончания периода работы.
4. 4
   Отметьте, к каким видам стажа относится этот период (общий, северный, специальный).
5. 5
   Запишите форму и проверьте, что итоговый стаж посчитан программой.

Программа суммирует периоды автоматически и показывает итоговое значение стажа на дату приёма в организацию. Дальше стаж накапливается сам — по данным кадровых документов о работе в вашей компании, ручного вмешательства каждый месяц не требуется.

Если у сотрудника есть периоды, которые не включаются в стаж (например, перерывы между работами), просто не добавляйте их в таблицу. Программа считает стаж только по внесённым периодам плюс время работы в текущей организации.

Как указать страховой стаж для больничных

Страховой стаж вводится отдельно, потому что правила его подсчёта отличаются от общего трудового: в него включаются нестраховые периоды, а считается он на конкретную дату — день, предшествующий приёму на работу. В карточке физического лица найдите ссылку «Страхование» и откройте форму ввода.

В форме укажите стаж в годах, месяцах и днях на дату приёма. Эти данные берутся из трудовой книжки, сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р) или справок с предыдущих мест работы. Если сотрудник предоставил сведения из СФР, используйте их как первичный источник.

После ввода стажа проверьте расчёт на тестовом больничном: в документе «Больничный лист» на закладке «Оплата» отображается стаж и процент оплаты. Если после заполнения данных процент не изменился, перепроведите документ или проверьте, на какую дату введён стаж.

Настройка северного стажа и надбавок

Для организаций в районах Крайнего Севера и приравненных местностях северный стаж вводится в той же форме «Трудовая деятельность» — периоды работы в северных районах помечаются соответствующим видом стажа. Программа учитывает их при расчёте процентной надбавки.

Чтобы надбавка рассчитывалась автоматически, в карточке организации (раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» или «Организации») должны быть заполнены районный коэффициент и признак применения северной надбавки, а в начислении «Надбавка за работу в северных районах» — порядок расчёта. Тогда программа сама наращивает стаж с даты приёма и повышает процент надбавки по мере достижения пороговых значений.

Как проверить, что стаж учитывается в расчётах

После ввода данных убедитесь, что программа их видит и применяет. Для больничных откройте расчётный документ: на закладке «Оплата» должны отображаться страховой стаж и соответствующий ему процент оплаты. Для надбавок за выслугу сформируйте расчётный листок сотрудника и проверьте сумму начисления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Страховой стаж в больничном листе

Норма

Стаж отображается в годах, месяцах, днях; процент оплаты соответствует стажу

Тревожный признак

Стаж пустой или нулевой, процент минимальный

Итоговый стаж в форме «Трудовая деятельность»

Норма

Итог равен сумме введённых периодов плюс работа в текущей организации

Тревожный признак

Итог меньше ожидаемого — часть периодов не введена или не отмечен вид стажа

Северная надбавка в расчётном листке

Норма

Процент надбавки растёт по мере накопления стажа

Тревожный признак

Процент зафиксирован или надбавка не начисляется

Полезно также сформировать справку о стаже или кадровый отчёт по сотруднику — в типовой конфигурации есть отчёты, показывающие трудовую деятельность и стажи. Сверьте цифры с трудовой книжкой или сведениями СТД-Р, особенно для сотрудников с длинной историей работы.

Типичные ошибки и ограничения

Ещё одно ограничение: типовая конфигурация не подтягивает стаж автоматически из внешних источников. Данные нужно вводить вручную по документам сотрудника. Если сотрудник не предоставил сведения о предыдущей работе, корректно ввести стаж невозможно — запросите трудовую книжку, СТД-Р или справку.

При переносе данных из старых программ (например, из 1С:ЗУП 2.5 или сторонних систем) проверьте, что стажи перенеслись полностью. Известны ситуации, когда переносится страховой стаж, но теряются специальные и северные — тогда надбавки придётся пересчитывать вручную за весь период работы.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно, чтобы правильно считался больничныйВведите страховой стаж через ссылку «Страхование» в карточке физлица

Нужна надбавка за выслугу лет по локальному актуВведите общий стаж в форме «Трудовая деятельность» и проверьте настройку начисления

Сотрудник работает на Крайнем СевереОтметьте северные периоды в «Трудовой деятельности» и проверьте параметры местности в карточке организации

Сотрудник принят повторно или работает по совместительствуПроверьте, что стаж введён один раз в карточке физлица, а не в каждой карточке сотрудника

FAQ

Почему в больничном листе не отображается стаж, хотя я его вводил?

Чаще всего стаж введён в форме «Трудовая деятельность» (общий), а больничный использует страховой стаж из формы «Страхование». Откройте карточку физического лица, проверьте ссылку «Страхование» и заполните стаж на дату, предшествующую приёму. Затем перепроведите больничный лист.

Нужно ли каждый месяц обновлять стаж работающих сотрудников?

Нет. После ввода стажа на дату приёма программа автоматически наращивает его по данным кадровых документов о работе в вашей организации. Ручное обновление требуется только при обнаружении ошибки в первоначальных данных или при получении новых документов о прошлых периодах работы.

Сотрудник работает у нас второй раз. Куда вводить стаж?

В карточку физического лица, а не в новую карточку сотрудника. Если физлицо в базе уже существует, дополните его трудовую деятельность периодом работы между увольнением и повторным приёмом. Не создавайте дубликат физического лица — это приведёт к раздвоению стажа и ошибкам в персонифицированной отчётности.

Как исправить ошибочно введённый стаж?

Откройте форму «Трудовая деятельность» или «Страхование» в карточке физлица и откорректируйте периоды или значения. После исправления перепроведите документы, в которых стаж использовался (больничные, начисления надбавок), чтобы суммы пересчитались. Если ошибка затронула уже сданную отчётность или выплаченные пособия, действуйте по правилам внесения исправлений в расчёты с СФР.

Влияет ли стаж на расчёт отпускных?

Нет, отпускные рассчитываются из среднего заработка за расчётный период, и стаж в этом расчёте не участвует. Стаж влияет на больничные (страховой), надбавки за выслугу и северные надбавки, а также на право на дополнительные отпуска в отдельных отраслях, если это настроено в программе.

Где посмотреть стаж сразу по всем сотрудникам?

Используйте кадровые отчёты в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» — например, «Стажи сотрудников» или «Штатные сотрудники» с настройкой отображения стажа. Если нужного отчёта нет, сформируйте универсальный отчёт по регистру сведений о стажах или настройте вариант существующего отчёта через «Ещё» → «Изменить вариант».