Где в 1С находится штатное расписание и как с ним работать

В типовых конфигурациях 1С штатное расписание чаще всего ищут в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — именно там оно реализовано как полноценный документ с историей изменений, индексацией и связью с начислениями. Путь к нему зависит от версии интерфейса: в актуальных редакциях ЗУП 3.1 документ находится в разделе «Кадры» или «Главное», а в более старых версиях — в меню «Кадровый учёт».

Важно понимать: штатное расписание в ЗУП отключено по умолчанию в ряде поставок. Если вы открываете раздел «Кадры» и не видите нужного пункта, это почти всегда означает, что функциональность не включена в настройках учётной политики, а не что документ «куда-то пропал». Включение занимает пару минут и описано ниже.

В конфигурациях 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация штатное расписание также присутствует, но путь к нему отличается: оно живёт в подсистеме «Бюджетирование и планирование» или «Зарплата и кадры» в зависимости от редакции. В простых конфигурациях вроде 1С:Бухгалтерии полноценного штатного расписания с историей нет — там есть только справочник сотрудников и должностей.

Где находится штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1

В актуальной редакции ЗУП 3.1 быстрый путь выглядит так: откройте раздел «Главное» — в блоке «См. также» или на панели функций найдите ссылку «Штатное расписание». Альтернативный путь — раздел «Кадры», где документ доступен рядом с приёмами на работу и переводами. Оба пути ведут к одному и тому же списку документов.

Список «Штатное расписание» — это журнал документов изменения, а не единая таблица. Каждая строка — отдельный документ «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания» на конкретную дату. Актуальное состояние штатки на сегодня программа собирает автоматически из последних проведённых документов.

Для просмотра текущего состояния удобнее использовать отчёт: раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатное расписание» (или «Штатная расстановка»). Отчёт покажет позиции, занятые и вакантные ставки, оклады и надбавки на выбранную дату — это то, что обычно требуется кадровику и руководству.

1. 1
   Откройте раздел «Главное» или «Кадры»
2. 2
   Найдите ссылку «Штатное расписание» на панели функций
3. 3
   Если ссылки нет — перейдите в «Настройка» → «Реквизиты и доп. сведения» или «Кадровый учёт» и включите функциональность
4. 4
   Для просмотра актуального состояния откройте отчёт «Штатное расписание» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты»

Что делать, если пункта «Штатное расписание» нет в меню

Самая частая причина «пропавшего» штатного расписания — отключённая функциональная опция. Зайдите в раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» (в некоторых релизах — «Настройка» → «Организации» или «Настройка состава разделов»). Найдите флажок «Ведется штатное расписание» и установите его. После сохранения настроек пункт появится в разделах «Главное» и «Кадры».

Рядом с основным флажком обычно находятся дополнительные опции: «Ведется история изменений штатного расписания», «Используются вилки окладов», «Используется индексация заработка». Включайте их осознанно: история изменений необратимо меняет способ ведения штатки, и отключить её после начала работы уже нельзя — только через обработки или помощь специалиста.

Вторая возможная причина — ограничение прав. Если вы работаете под пользователем без профиля «Кадровик» или «Расчётчик зарплаты», пункт может быть скрыт. Проверьте права через администратора: раздел «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».

Штатное расписание в 1С:ERP и Комплексной автоматизации

В 1С:ERP Управление предприятием 2 кадровая подсистема заимствована из ЗУП, но расположена иначе. Путь: раздел «Зарплата и кадры» → блок «Штатное расписание» → документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Если раздела не видно, проверьте настройку функциональности: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Зарплата и кадры».

В 1С:Комплексная автоматизация 2 логика аналогична ERP — та же подсистема, те же документы. Отличие только в составе доступных подсистем в зависимости от настроенных функциональных опций предприятия.

В 1С:Бухгалтерии 8 полноценного документа «Штатное расписание» с историей нет. Там доступны справочники «Сотрудники», «Должности» и «Подразделения», а для печати формы Т-3 многие организации используют внешние печатные формы или ведут штатку в ЗУП, синхронизируя данные с бухгалтерией.

Где искать штатное расписание в разных конфигурациях

1С:ЗУП 3.1

Раздел «Главное» или «Кадры» → «Штатное расписание». Полный функционал: история, индексация, вилки окладов.

1С:ERP 2 / КА 2

Раздел «Зарплата и кадры» → документы утверждения и изменения штатного расписания. Функционал аналогичен ЗУП.

1С:Бухгалтерия 8

Полноценной штатки нет — только справочники сотрудников и должностей. Для формы Т-3 нужны внешние решения или ЗУП.

Как создать и заполнить позиции штатного расписания

Первый документ в новой базе — «Утверждение штатного расписания». Откройте список «Штатное расписание», нажмите «Создать», укажите организацию, дату и месяц, с которого штатка вступает в силу. Затем добавляйте позиции: каждая позиция — это связка «подразделение + должность», количество ставок, оклад или тарифная ставка и надбавки.

При добавлении позиции программа может предложить создать её автоматически по данным уже принятых сотрудников — это удобно при переходе на ведение штатки в действующей базе. Проверьте после автозаполнения количество ставок и оклады: программа берёт данные из кадровых документов, и если там были ошибки, они переедут в штатку.

Изменения (новые позиции, изменение окладов, сокращения) оформляются документом «Изменение штатного расписания» с указанием даты вступления в силу. Массовое повышение окладов удобнее проводить документом «Изменение плановых начислений» или «Индексация штатного расписания» — тогда изменятся и начисления сотрудников, и позиции штатки одновременно.

Как проверить, что штатное расписание работает правильно

Главный инструмент проверки — отчёт «Штатная расстановка» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»). Он показывает по каждой позиции количество ставок, занятые ставки, вакансии и сотрудников. Сверьте итоги с фактической численностью: расхождения указывают на непроведённые документы или позиции, введённые задним числом после приёма сотрудников.

Вторая проверка — соответствие начислений. Откройте отчёт «Полный свод начислений» и сравните оклады сотрудников с окладами по позициям штатки. Если в штатке оклад изменён, а у сотрудника остался старый, значит, изменение провели только в штатке без изменения плановых начислений — это типичная ошибка.

Третья контрольная точка — печатная форма Т-3. Сформируйте её из документа или отчёта и сверьте с утверждённым бумажным документом, если организация ведёт параллельный документооборот. Графы по числу ставок и фонду оплаты труда должны сходиться.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатная расстановка»

Норма

Занятые ставки совпадают с фактической численностью, вакансии отражают реальные потребности

Тревожный признак

Занято больше ставок, чем есть, или сотрудники «висят» без позиций

Оклады в штатке и у сотрудников

Норма

Оклад позиции равен плановому начислению сотрудника на ту же дату

Тревожный признак

В штатке новый оклад, у сотрудника старый — начисления не синхронизированы

Приём нового сотрудника

Норма

Документ приёма проводится, позиция подставляется из штатки

Тревожный признак

Ошибка «позиция не найдена» или «нет свободных ставок»

Типичные ошибки при работе со штатным расписанием

Ошибка номер один — изменение окладов только в штатке или только у сотрудников. В ЗУП это два разных механизма: позиция штатки и плановое начисление сотрудника. Правильный путь — документ «Изменение штатного расписания» с включённым флажком изменения начислений сотрудников, либо «Изменение плановых начислений» с синхронизацией штатки.

Вторая частая проблема — дубли позиций. Если позицию создавали вручную несколько раз (например, с разным написанием должности), отчёты начнут показывать лишние вакансии, а сотрудники окажутся распределены по разным «клонам». Лечится закрытием лишних позиций документом изменения и переводом сотрудников на корректную позицию.

Третья группа ошибок связана с датами. Изменение штатки «задним числом» после того, как рассчитана зарплата за прошлый период, может привести к перерасчётам и расхождениям в отчётности. Перед вводом документов прошлым периодом убедитесь, что понимаете последствия, и при необходимости проконсультируйтесь со специалистом по внедрению.

Частые вопросы

Почему в разделе «Кадры» нет пункта «Штатное расписание»?

Чаще всего отключена функциональная опция. Зайдите в «Настройка» → «Кадровый учёт» и включите флажок «Ведется штатное расписание». Если опция включена, а пункта нет — проверьте права пользователя: нужен профиль кадровика или расчётчика.

Можно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии?

Полноценного документа с историей изменений в 1С:Бухгалтерии нет. Доступны только справочники сотрудников и должностей. Для ведения штатки с формой Т-3 обычно используют ЗУП с последующей синхронизацией данных в бухгалтерскую программу.

Как распечатать форму Т-3 из 1С:ЗУП?

Откройте документ «Утверждение штатного расписания» или отчёт «Штатное расписание» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты», затем используйте команду печати. Унифицированная форма Т-3 доступна в составе печатных форм документа и отчёта.

Почему при приёме сотрудника программа пишет, что нет свободных ставок?

Включён контроль соответствия штатному расписанию, и по выбранной позиции все ставки заняты. Откройте отчёт «Штатная расстановка», найдите позицию и проверьте число ставок и занятость. Либо увеличьте количество ставок документом изменения штатки, либо проверьте, не заняты ли ставки уволенными, но не оформленными сотрудниками.

Можно ли отключить историю изменений штатного расписания после её включения?

Штатными средствами — нет, если по новой схеме уже введены документы. Отключение потребует обработки данных и обычно выполняется специалистом. Поэтому решение о ведении истории стоит принимать до начала работы, взвесив потребность в отчётности за прошлые периоды.

Чем отличается отчёт «Штатное расписание» от «Штатной расстановки»?

«Штатное расписание» показывает утверждённые позиции, ставки и оклады на дату. «Штатная расстановка» дополнительно отражает, кто из сотрудников какие ставки занимает, и показывает вакансии — для оперативного контроля удобнее именно она.