Другое · 10 мин
Где в 1С посмотреть удержанный НДФЛ
Где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии посмотреть удержанный НДФЛ: отчёты по сотруднику и за период, регистры учёта, сверка с расчётным листком и типичные ошибки.
Удержанный НДФЛ в программах 1С хранится не в одном месте, а в нескольких учётных регистрах и отчётах. Какой инструмент выбрать, зависит от задачи: посмотреть налог по конкретному сотруднику, сверить суммы за квартал, найти расхождение между исчисленным и удержанным налогом или подготовить данные для отчётности 6-НДФЛ.
Основное различие, которое нужно понимать перед поиском: исчисленный НДФЛ — это налог, рассчитанный при начислении дохода, а удержанный — тот, что фактически вычли из выплаты сотруднику. Эти суммы могут отличаться, если доход начислен в одном месяце, а выплачен в другом, или если выплата прошла частично. Именно удержанный налог подлежит перечислению в бюджет.
Дальше разберём конкретные пути в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, отличия между отчётами, способы проверить корректность данных и типичные ситуации, когда цифры «не сходятся».
Где в 1С:ЗУП посмотреть удержанный НДФЛ по сотруднику
Самый быстрый способ увидеть налог по одному работнику — расчётный листок. Откройте раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок», выберите сотрудника и период. В таблице будет строка «НДФЛ» с суммой, удержанной при каждой выплате внутри месяца.
Более детальную картину даёт «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника» — она находится там же, в разделе «Отчёты, справки». Справка показывает доходы, вычеты и налог помесячно, при этом в ней отдельно выводятся суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога. Если эти три цифры совпадают, задолженности по налогу за сотрудником нет.
Для анализа по документам удобен отчёт «Анализ НДФЛ по документам-основаниям». Он показывает, какой документ (ведомость на выплату) удержал налог и в какой сумме. Это полезно, когда нужно понять, почему при конкретной выплате налог удержан не полностью.
- 1Откройте раздел «Отчёты, справки» в главном меню
- 2Выберите «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника»
- 3Укажите сотрудника, год и налоговую ставку, нажмите «Сформировать»
- 4Сравните строки «Сумма налога исчисленная» и «Сумма налога удержанная»
- 5При расхождении откройте «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» и найдите выплату без удержания
Отчёты по НДФЛ за период по всем сотрудникам
Для сводной картины по организации используйте отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» (в некоторых версиях — «Сводно по датам получения доходов»). Он группирует доходы и налог по месяцам получения дохода и показывает исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ в разрезе ставок и КБК.
Отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ» — официальный регистр, который организация обязана вести по НК РФ. Он формируется за налоговый период по каждому сотруднику и содержит даты фактического получения дохода, даты удержания и перечисления налога. Именно этот документ обычно запрашивают при проверках.
Ещё один рабочий инструмент — «Удержанный НДФЛ» или «НДФЛ удержанный» (название зависит от версии конфигурации). Он выводит именно факт удержания налога в разрезе физлиц и периодов, что удобно для сверки с платёжными поручениями на перечисление налога.
Какой отчёт выбрать
Быстрый просмотр по одному сотруднику за месяц; не показывает детализацию по документам выплаты
Годовая картина по человеку: исчисленный, удержанный, перечисленный налог; неудобна для поиска конкретной выплаты
Поиск расхождений по конкретным ведомостям; избыточен для простой сверки
Официальный регистр для проверок; формируется долго на больших базах
Как посмотреть удержанный НДФЛ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии (если зарплата ведётся в ней) путь похожий: раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате». Доступны «Расчётный листок», «Справка о доходах» и «Регистр налогового учёта по НДФЛ». Функционально они аналогичны отчётам ЗУП, но детализация по документам-основаниям может быть ограничена.
Бухгалтерский взгляд на налог — счёт 68.01 «НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента». Сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту» или «Анализ счёта 68.01» за период: кредитовые обороты показывают удержанный налог, дебетовые — перечисленный в бюджет. Сальдо на конец периода — это удержанный, но ещё не перечисленный НДФЛ.
Важное ограничение: счёт 68.01 отражает налог только в разрезе проводок и не показывает детализацию по сотрудникам, если аналитика по физлицам не настроена или не используется. Для расшифровки по людям всё равно придётся обращаться к зарплатным отчётам или регистрам.
Регистры учёта НДФЛ: где лежат исходные данные
Все отчёты по НДФЛ строятся на данных регистров накопления. Основные из них: «Расчёты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» (виды движений «Приход» — исчисление, «Расход» — удержание) и «Расчёты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ» (удержание и перечисление). Просмотреть их можно через «Все функции» → «Регистры накопления» — этот режим открывается через главное меню или сочетанием клавиш, если у пользователя есть права.
Работа напрямую с регистрами нужна редко — в основном при поиске ошибок, когда отчёты показывают противоречивые данные. Например, если в справке о доходах налог «завис» как исчисленный, но не удержанный, в регистре «Расчёты налоговых агентов» можно найти запись по конкретной ведомости и проверить, проведён ли документ выплаты.
Ручное редактирование записей регистров — крайняя мера. Любая правка в обход документов ломает связность учёта и может привести к ошибкам в 6-НДФЛ. Перед такими действиями обязательно сделайте резервную копию базы.
Почему исчисленный и удержанный НДФЛ не совпадают
Наиболее частая причина — межрасчётные выплаты на границе периодов. Например, отпускные начислены и выплачены в одном месяце, а основная зарплата — в следующем. Исчисленный налог фиксируется по дате получения дохода, удержанный — по факту выплаты, поэтому в разрезе месяца суммы расходятся, а за квартал или год сходятся.
Вторая причина — выплата зарплаты меньше начисленной (например, из-за задолженности по кассе или частичной выплаты). Тогда налог удерживается пропорционально выплаченной сумме, и часть исчисленного НДФЛ остаётся «висящей» до полного расчёта с сотрудником.
Третья группа причин — технические: непроведённые ведомости, ручные корректировки, перенос данных из другой программы в середине года. Если расхождение не объясняется сроками выплат, проверяйте документы выплаты за период и движения по регистрам.
Как проверить корректность удержанного налога
Базовая проверка — сравнение трёх сумм в справке о доходах сотрудника: исчисленный налог должен быть равен удержанному, а удержанный — перечисленному (с учётом сроков перечисления). Если удержанный меньше исчисленного — ищите невыплаченный доход. Если перечисленный меньше удержанного — проверяйте платёжные поручения и сальдо по 68.01.
Для контроля по организации в целом сформируйте «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» нарастающим итогом с начала года и сверьте итоговый удержанный налог с кредитовым оборотом счёта 68.01 за тот же период. Совпадение — признак того, что зарплатный и бухгалтерский учёт согласованы.
Перед сдачей 6-НДФЛ дополнительно используйте встроенную проверку отчёта: программа сама находит расхождения между разделами и контрольные соотношения. Не игнорируйте предупреждения — они обычно указывают на реальные ошибки в учёте удержанного налога.
Как проверить результат
Исчисленный налог равен удержанному, перечисленный равен удержанному (с учётом сроков)
Удержанный меньше исчисленного — есть невыплаченный доход или непроведённая ведомость
Удержанный НДФЛ по зарплатным отчётам совпадает с кредитовым оборотом 68.01
Расхождение — вероятны ручные операции или ошибки переноса данных
Каждая выплата имеет удержанный налог пропорционально сумме
Есть ведомости без удержания налога или с нулевым НДФЛ при наличии дохода
Частые вопросы
Почему в расчётном листке НДФЛ есть, а в справке о доходах он не удержан?
Расчётный листок показывает исчисленный налог по начислениям месяца. Если зарплата за этот месяц ещё не выплачена (или ведомость не проведена), удержание не зарегистрировано. Проверьте документы выплаты за период.
Где посмотреть НДФЛ по уволенному сотруднику?
Те же отчёты — справка о доходах и регистр налогового учёта — работают и по уволенным. В отборе укажите сотрудника вручную; в списке активных работников он может не отображаться, поэтому выбирайте его через поле подбора.
Можно ли посмотреть удержанный НДФЛ по конкретной выплате?
Да, откройте сам документ ведомости на выплату — в табличной части есть колонка «НДФЛ» по каждому сотруднику. Также подойдёт отчёт «Анализ НДФЛ по документам-основаниям», где видны все выплаты и удержанный по ним налог.
Что делать, если налог удержан дважды?
Двойное удержание обычно возникает после ручной корректировки ведомости или повторного проведения документов. Найдите лишнюю запись через регистр «Расчёты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ», отмените ошибочный документ и перепроведите корректный. Излишне удержанную сумму нужно вернуть сотруднику по правилам НК РФ.
Почему данные ЗУП и бухгалтерии по НДФЛ не совпадают?
Если программы раздельные, данные передаются через синхронизацию — проверьте, все ли документы выгружены за период. Также расхождения возникают из-за ручных проводок по 68.01 в бухгалтерии: они не попадают в зарплатные регистры и искажают сравнение.
Где смотреть НДФЛ по дивидендам и прочим доходам не от зарплаты?
В ЗУП такие доходы регистрируются документом «Операция учёта НДФЛ» или специализированными документами начисления дивидендов. В отчётах по НДФЛ они отображаются отдельной строкой с соответствующим кодом дохода — фильтруйте отчёт по виду дохода.
Что важно запомнить
Удержанный НДФЛ смотрите в справке о доходах сотрудника, отчёте «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» и регистре налогового учёта; в бухгалтерии — дополнительно по счёту 68.01. Расхождение исчисленного и удержанного налога внутри месяца чаще всего связано со сроками выплат и не является ошибкой, но требует проверки нарастающим итогом. Ручные правки регистров — только после резервной копии и анализа причины.