Другое · 9 мин
Где в 1С посмотреть среднюю численность работников
Где в 1С посмотреть среднюю численность работников: отчёты в ЗУП и Бухгалтерии, настройка периода, проверка расчёта, расхождения и типичные ошибки.
Средняя численность работников нужна для отчётности в статистику, подтверждения права на льготы, применения спецрежимов и внутренней аналитики. В 1С этот показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых документов — приёмов, увольнений, отпусков и графиков работы, поэтому отдельного «поля» со значением в программе нет: его выводят специальные отчёты.
Основное место, где смотрят среднюю численность, — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). Если кадровый учёт ведётся в «1С:Бухгалтерии», показатель доступен и там, но с меньшей детализацией. Ниже разобраны конкретные пути к отчётам, настройки периода и способы проверить корректность расчёта.
Где найти среднюю численность в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» основной путь такой: откройте раздел «Отчёты, справки» → «Отчёты по персоналу». В списке найдите отчёт «Численность и текучесть кадров» — это универсальный отчёт, который показывает среднесписочную и среднюю численность за выбранный период с расшифровкой по подразделениям и категориям работников.
Второй вариант — отчёт «Средняя численность работников» (в некоторых релизах он называется «Статистика персонала» или находится в подборке «Статистическая отчётность»). Он формирует показатель именно в том виде, в каком его требуют формы статистической отчётности: среднесписочная численность, внешние совместители и работники по договорам ГПХ отдельными строками.
Если нужного отчёта нет в списке, проверьте раздел «Отчёты, справки» → «Все отчёты» и воспользуйтесь поиском по слову «численность». В типовой поставке отчёты присутствуют, но их видимость может быть ограничена правами пользователя или настройками интерфейса.
- 1Откройте раздел «Отчёты, справки» → «Отчёты по персоналу».
- 2Запустите отчёт «Численность и текучесть кадров».
- 3Установите период — месяц, квартал или год.
- 4При необходимости задайте отбор по организации или подразделению.
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте строку со среднесписочной численностью.
Где посмотреть показатель в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии предприятия» кадровая аналитика ограничена, но среднесписочная численность доступна. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» или откройте «Отчёты» → «Регламентированные отчёты». В статистических формах (например, П-4 или сведения о численности) показатель рассчитывается автоматически при заполнении.
Если в программе ведётся только расчёт зарплаты без полноценного кадрового учёта, данные могут быть неполными: в расчёт попадут только сотрудники, оформленные документами «Приём на работу» и «Увольнение». Работники по договорам ГПХ и совместители учитываются отдельно, и их включение в показатель зависит от настроек отчёта.
Для организаций с раздельным учётом — зарплата в ЗУП, бухгалтерия в БП — смотреть среднюю численность корректнее именно в ЗУП: там хранится полная кадровая история, включая отпуска без сохранения, декретные отпуска и изменения ставок.
Как правильно настроить период и отборы
Главная причина «неверных» цифр — неправильно заданный период. Средняя численность за год считается не как значение на 31 декабря, а как среднее арифметическое помесячных показателей. Поэтому формируйте отчёт за весь требуемый интервал целиком, а не складывайте вручную данные помесячных отчётов.
При настройке отбора обратите внимание на три момента. Во-первых, организация: в холдинге с несколькими юрлицами отчёт без отбора покажет суммарную численность, что исказит данные для отчётности по конкретному лицу. Во-вторых, подразделения: для внутренних нужд можно строить отчёт по каждому подразделению, но для статистики нужна организация целиком. В-третьих, категории работников: проверьте, включены ли внешние совместители и работники на неполной ставке — правила их учёта различаются.
Как проверить корректность расчёта
Автоматический расчёт в 1С опирается на кадровые документы, поэтому ошибки в данных напрямую искажают показатель. Типичная проверка — расшифровка: в отчёте «Численность и текучесть кадров» дважды щёлкните по значению численности, чтобы увидеть список сотрудников, вошедших в расчёт. Сверьте его со штатным расписанием и списком фактически работающих.
Обратите внимание на сотрудников в декретных отпусках и отпусках по уходу за ребёнком: по общим правилам они включаются в списочную численность, но исключаются из среднесписочной. В ЗУП это обрабатывается автоматически по состоянию сотрудника, но если отсутствие оформлено не кадровым документом, а просто «не выходил», программа учтёт человека неверно.
Как проверить результат
Совпадает с кадровыми документами за период
Есть уволенные ранее сотрудники или отсутствуют принятые
Все движения оформлены документами в программе
Часть движений внесена задним числом после формирования отчёта
Оформлены отпуском по уходу за ребёнком, исключены из среднесписочной
Числятся как работающие и завышают показатель
Частые ошибки и их последствия
Самая распространённая ошибка — формирование отчёта на дату вместо периода. Пользователь ставит «на 31 декабря» и получает списочную численность на конкретный день, которая может существенно отличаться от средней за год. Для статистической отчётности такое значение будет неверным.
Вторая ошибка — непроведённые или отменённые кадровые документы. Если приказ об увольнении создан, но не проведён, сотрудник продолжает попадать в расчёт. Перед формированием отчёта за отчётный период проверьте журнал кадровых документов на наличие непроведённых записей.
Третья группа ошибок связана с переносом данных. После перехода с другой программы или при начале учёта в середине года исторические данные могут быть внесены не полностью — тогда средняя численность за год будет занижена. В такой ситуации сверяйте показатель с данными прежней системы или с уже сданной отчётностью.
Если отчёт недоступен или данные не сходятся
Отсутствие отчёта в меню почти всегда означает ограничение прав. Попросите администратора проверить профиль пользователя: для работы с кадровыми отчётами нужны права на раздел персонала. В редких случаях отчёты удаляют из интерфейса при настройке — тогда их можно вернуть через «Все отчёты» или настройку панелей разделов.
Если цифры в ЗУП и Бухгалтерии расходятся, не спешите «подгонять» одну из программ. Сначала определите, какая система является учётной для кадров: именно её данные считаются первичными. Расхождения обычно возникают из-за неполной синхронизации — часть сотрудников или документов не перенеслась. Проверьте настройки обмена и дату актуальности синхронизации.
Как выбрать действие
FAQ
Чем среднесписочная численность отличается от средней?
Среднесписочная учитывает только штатных работников по трудовым договорам. Средняя численность дополнительно включает внешних совместителей и работников по договорам ГПХ. В отчётах ЗУП оба показателя выводятся отдельными строками.
Можно ли посмотреть среднюю численность по подразделению?
Да. В отчёте «Численность и текучесть кадров» установите отбор по подразделению или сгруппируйте данные по подразделениям в настройках отчёта. Для статистической отчётности такую детализацию использовать нельзя — там нужна организация целиком.
Почему в отчёте сотрудников больше, чем работает фактически?
Чаще всего причина в непроведённых увольнениях или неоформленных отпусках по уходу за ребёнком. Проверьте журнал кадровых документов и состояния сотрудников, длительно отсутствующих на рабочем месте.
Как сформировать среднюю численность за год?
Установите в отчёте период с 1 января по 31 декабря и сформируйте его одним отчётом. Программа сама рассчитает среднее из помесячных значений — складывать месячные отчёты вручную не нужно.
Входит ли внешний совместитель в среднесписочную численность?
Нет, внешние совместители не включаются в среднесписочную численность. Они учитываются отдельной строкой и входят только в среднюю численность. Внутренние совместители учитываются как один человек по основному месту работы.
Что делать, если учёт начат в 1С в середине года?
Значение за год будет заниженным, так как программе неизвестны данные до начала учёта. Для отчётности используйте данные прежней системы за прошлые месяцы и рассчитайте годовой показатель совместно с ними, а со следующего года расчёт в 1С станет полным.
Что важно запомнить
Среднюю численность в 1С смотрят через отчёты: в ЗУП — «Численность и текучесть кадров», в Бухгалтерии — регламентированные статистические формы. Формируйте отчёт за весь период целиком, проверяйте отборы по организации и расшифровку по сотрудникам. Корректность показателя напрямую зависит от полноты и проведённости кадровых документов.