Другое · 10 мин
Где в 1С посмотреть список сотрудников с должностями
Где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии найти список сотрудников с должностями: справочники, отчёты по штатной расстановке, отборы, печать и выгрузка в Excel.
Список сотрудников с должностями в 1С можно получить несколькими способами: через справочник «Сотрудники», через кадровые отчёты и через штатное расписание. Выбор зависит от конфигурации (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP) и от того, что именно нужно — просто перечень людей, актуальная расстановка по должностям на дату или полная штатная структура с вакансиями.
Самый быстрый вариант для повседневной работы — отчёт «Штатная расстановка» или справочник «Сотрудники» с включённым отбором. Оба инструмента доступны пользователю с правами кадровика или расчётчика и не требуют доработок конфигурации. Ниже разобраны конкретные пути в меню, настройки отборов, выгрузка в Excel и типичные ошибки, из-за которых список получается неполным.
Список сотрудников через справочник «Сотрудники»
В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Кадры» и выберите пункт «Сотрудники». Перед вами появится список всех физических лиц, оформленных в программе. По умолчанию в списке видны ФИО, а должность и подразделение можно вывести настройкой колонок: нажмите «Ещё» → «Изменить форму» и добавьте поля «Должность» и «Подразделение», либо просто откройте карточку конкретного сотрудника — текущее место работы указано в шапке.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь похожий: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». В списке обычно сразу видны должность и подразделение из последнего кадрового документа (приёма на работу или кадрового перевода). Если колонки с должностью нет, данные берутся из документа «Приём на работу» — откройте его из карточки сотрудника по ссылке «Оформить документ» или из журнала кадровых документов.
У справочника есть важное ограничение: он показывает всех сотрудников, включая уволенных. Чтобы получить только действующий персонал, используйте отбор. Нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте условие, например «Дата увольнения не заполнена» или воспользуйтесь стандартной кнопкой отбора «Работающие» (в ЗУП она есть прямо над списком). Это самая частая причина «лишних» людей в выгрузке.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
- 2Нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор по работающим сотрудникам
- 3Через «Ещё» → «Изменить форму» выведите колонки «Должность» и «Подразделение»
- 4Проверьте, что в списке нет уволенных и дублей физических лиц
- 5При необходимости выгрузите список через «Ещё» → «Вывести список»
Отчёт «Штатная расстановка» — список на конкретную дату
Когда нужен не просто перечень, а официальный список сотрудников с должностями на определённую дату, используйте отчёт. В 1С:ЗУП перейдите в «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатная расстановка». Укажите дату, нажмите «Сформировать» — отчёт покажет подразделения, должности, занятые ставки и фамилии сотрудников с группировкой по структуре организации.
Преимущество отчёта перед справочником в том, что он учитывает историю кадровых переводов. Если сотрудник месяц назад занимал другую должность, отчёт на прошлую дату покажет именно старую должность. Справочник же обычно отражает только текущее состояние. Это критично при подготовке справок, ответов на запросы и сверках за прошлые периоды.
В отчёте доступны настройки: через кнопку «Настройки» можно убрать вакантные ставки, добавить оклады, изменить группировку (по подразделениям или по должностям) и отфильтровать конкретное подразделение. Сохраните удачный вариант настройки через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», чтобы не настраивать заново.
Штатное расписание: должности и вакансии
Если задача — увидеть не только людей, но и саму структуру должностей с вакансиями, откройте «Кадры» → «Штатное расписание» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание» (в Бухгалтерии, если функциональность включена). Документ показывает все позиции: занятые, вакантные, с указанием количества ставок и окладов.
Двойной щелчок по строке позиции покажет, кто её занимает. Для получения плоского списка «сотрудник — должность» удобнее использовать отчёт «Штатная расстановка» или «Остатки отпусков и списки сотрудников» — но если нужна именно расстановка с вакансиями, штатное расписание незаменимо.
Обратите внимание: если в настройках учётной политики штатное расписание не ведётся, этого пункта в меню не будет, а должности будут храниться просто как элементы справочника «Должности» без привязки к ставкам. В таком случае список сотрудников с должностями получайте через справочник «Сотрудники» или универсальный отчёт.
Выгрузка списка в Excel и печать
Любой список или отчёт в 1С можно выгрузить в табличный документ. В справочнике «Сотрудники» нажмите «Ещё» → «Вывести список», отметьте нужные колонки (ФИО, должность, подразделение) и подтвердите. Полученный табличный документ сохраните через «Файл» → «Сохранить как» в формате Excel (xlsx) или PDF.
Из отчёта «Штатная расстановка» выгрузка ещё проще: сформированный отчёт сразу является табличным документом. Нажмите Ctrl+S или «Файл» → «Сохранить копию» и выберите формат. Перед выгрузкой проверьте, что в настройках отчёта отключены лишние группировки — иначе в Excel попадут промежуточные итоги и строки-заголовки подразделений, которые придётся чистить вручную.
Перед выгрузкой в Excel сверните группировки отчёта или отключите их в настройках. Плоская таблица без промежуточных итогов сразу пригодна для фильтрации и сводных таблиц, а чистка «лесенки» из подразделений в Excel занимает заметное время.
Что делать, если должность не отображается или список неполный
Самая частая ситуация — сотрудник есть в списке, но должность пустая. Причина почти всегда одна: приём на работу оформлен некорректно или вовсе не проведён. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке на кадровые документы и проверьте, есть ли проведённый документ «Приём на работу» с заполненной должностью. Без проведённого документа кадровые данные в отчёты не попадают.
Вторая типичная проблема — в списке отсутствуют недавно принятые сотрудники. Проверьте дату, на которую строится отчёт, и отборы списка: возможно, включён отбор по подразделению или скрыты сотрудники без начислений. Также в ЗУП сотрудник появляется в кадровых отчётах только с даты приёма, указанной в документе, а не с даты ввода документа в программу.
Третья ситуация — дубли: один человек отображается дважды с разными должностями. Это происходит, когда на одно физическое лицо заведено два элемента справочника «Сотрудники» (например, при приёме на вторую должность создали нового сотрудника вместо кадрового перевода или совместительства). Дубли нужно объединять через штатные механизмы или обращаться к администратору, самостоятельное удаление элементов справочника опасно.
Различия между конфигурациями 1С
Путь к списку сотрудников немного отличается в зависимости от программы. В 1С:ЗУП кадровый блок самый полный: отдельные справочники физических лиц и сотрудников, штатное расписание, десятки кадровых отчётов. В 1С:Бухгалтерии функциональность компактнее: список сотрудников в разделе «Зарплата и кадры», отчёты «Штатное расписание» и «Справка о сотрудниках» (в свежих релизах — «Списки сотрудников»). В 1С:ERP и Комплексной автоматизации кадровые данные находятся в разделе «Зарплата и кадры» по аналогии с ЗУП.
Сравнение способов
Быстрый просмотр и выгрузка текущего списка. Ограничение: показывает текущее состояние, без истории на прошлую дату
Список с должностями на любую дату, группировка по подразделениям. Требует ведения штатного расписания и корректных кадровых документов
Видны вакансии и ставки, а не только люди. Не подходит, если нужен простой плоский список ФИО + должность
Если в вашей конфигурации нет нужного отчёта или не хватает прав (пункты меню не видны), обратитесь к администратору 1С: вероятно, пользователю не назначена роль кадровика или расчётчика. Просмотр персональных данных сотрудников в 1С разграничивается правами доступа, и это нормальная практика, а не сбой программы.
Что важно запомнить
Быстрый список — справочник «Сотрудники» с отбором работающих. Официальный список на дату — отчёт «Штатная расстановка». Структура должностей с вакансиями — штатное расписание. Должность берётся из проведённых кадровых документов, поэтому пустая должность означает непроведённый приём или перевод.
Частые вопросы
Почему в списке сотрудников не видно колонки «Должность»?
Форма списка настраивается. Нажмите «Ещё» → «Изменить форму», найдите в дереве полей «Должность» и поставьте галочку видимости. В некоторых конфигурациях проще сформировать отчёт «Штатная расстановка», где должность выводится по умолчанию.
Как получить список только работающих сотрудников без уволенных?
В справочнике «Сотрудники» используйте «Ещё» → «Настроить список» и добавьте условие по отсутствию даты увольнения, либо стандартную кнопку отбора «Работающие» в ЗУП. В отчёте «Штатная расстановка» уволенные не выводятся автоматически на выбранную дату.
Можно ли посмотреть, какую должность занимал сотрудник в прошлом?
Да. Сформируйте отчёт «Штатная расстановка» на нужную прошлую дату — отчёт учитывает историю кадровых переводов. Также историю видно в карточке сотрудника по списку кадровых документов (приёмы, переводы, увольнения).
Что делать, если один человек отображается в списке дважды?
Это признак дубля: на одно физическое лицо заведено два элемента справочника «Сотрудники». Самостоятельно удалять элементы нельзя — нарушатся связи с документами. Правильный путь — определить лишний элемент и привлечь администратора или специалиста 1С для безопасного объединения данных.
Как выгрузить список сотрудников с должностями в Excel?
В справочнике нажмите «Ещё» → «Вывести список», отметьте нужные колонки и сохраните табличный документ через «Файл» → «Сохранить как» в формате xlsx. Из отчёта «Штатная расстановка» достаточно сформировать отчёт и сохранить его тем же способом, предварительно отключив лишние группировки в настройках.
Почему у нового сотрудника пустая должность в отчёте?
Скорее всего, документ «Приём на работу» не проведён или в нём не заполнена должность. Откройте кадровые документы сотрудника, проверьте статус проведения и заполненность полей, затем перепроведите документ и сформируйте отчёт заново.