Другое · 11 мин
Где в 1С посмотреть списочную численность работников
Разбираем, где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии посмотреть списочную численность работников: отчёты, настройки, проверка данных и типичные ошибки.
Списочная численность работников — один из базовых показателей кадрового учёта: он нужен для отчётности в Росстат, налоговую и ПФР, для внутреннего анализа и для проверки права на спецрежимы. В программах 1С этот показатель не хранится одним числом в справочнике — он рассчитывается отчётами на основе кадровых документов: приёмов, переводов и увольнений. Поэтому правильный ответ на вопрос «где посмотреть» зависит от того, какая у вас конфигурация и какие именно данные нужны.
В 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) списочная численность доступна сразу в нескольких штатных отчётах, в 1С:Бухгалтерии — через кадровые отчёты раздела «Зарплата и кадры». Ниже разберём конкретные пути, настройки отборов, способы проверить корректность цифры и типичные причины расхождений.
Что именно вы ищете: списочная или среднесписочная численность
Прежде чем открывать отчёт, определите, какой показатель требуется. Списочная численность — это количество работников на конкретную дату: сколько человек числится в организации, например, на 31 декабря. Среднесписочная — расчётный показатель за период (месяц, квартал, год), который учитывает, сколько дней каждый сотрудник числился в штате.
Эти показатели считаются по-разному и дают разные числа. Для отчёта в Росстат и сведений в налоговую обычно нужна среднесписочная, для внутренних задач и сверки со штатным расписанием — списочная на дату. В 1С есть отчёты для обоих вариантов, и путать их не стоит: цифры в инспекцию и внутренние данные могут законно отличаться.
Списочная численность в 1С:ЗУП
Основной инструмент в конфигурации «Зарплата и управление персоналом» — отчёт «Численность и текучесть кадров». Путь: раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Численность и текучесть кадров». Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать». Отчёт покажет численность на начало и конец периода, среднесписочную численность, а также прибытие и убытие.
Второй вариант — отчёт «Штатная расстановка» (Кадры → Кадровые отчёты → Штатная расстановка). Он показывает, кто занимает какие позиции штатного расписания на дату, и по итогу даёт количество занятых ставок. Это удобно, когда нужно сверить фактическую численность со штаткой и найти вакансии.
Также полезен отчёт «Остатки отпусков» не для численности, а отчёт «Сотрудники организации» или универсальный «Списки сотрудников» — он выводит перечень работающих на дату с возможностью группировки по подразделениям. Количество строк в таком списке — это и есть списочная численность, которую легко проверить вручную.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
- 2Выберите отчёт «Численность и текучесть кадров»
- 3Установите период и при необходимости отбор по организации или подразделению
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте строки «Списочная численность на начало/конец периода»
- 5При расхождениях откройте расшифровку — отчёт позволяет развернуть цифру до списка сотрудников
Списочная численность в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровый блок скромнее, но базовые данные доступны. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые отчёты». Здесь есть отчёт «Среднесписочная численность» — он формирует показатель за выбранный период в разрезе организации.
Для получения списочной численности на дату можно использовать справочник «Сотрудники» (Зарплата и кадры → Сотрудники): установите отбор по организации и дате, исключите уволенных. Количество активных записей даст нужную цифру. Учтите, что в Бухгалтерии нет полноценного штатного расписания в базовых версиях, поэтому для глубокого кадрового анализа этот инструмент ограничен.
Если в организации ведётся только бухгалтерский учёт без ЗУП, следите, чтобы все приёмы и увольнения оформлялись документами «Приём на работу» и «Увольнение», а не просто создавались элементы справочника. Именно документы формируют движения, на которых строятся отчёты.
Где смотреть в разных конфигурациях
Отчёт «Численность и текучесть кадров» — полный набор показателей, расшифровка до сотрудников. Подходит для кадровиков и расчётчиков.
Отчёт «Среднесписочная численность» и справочник «Сотрудники» с отбором. Достаточно для отчётности, но нет детализации по штатке.
Путь зависит от версии; ищите кадровые отчёты в разделе кадрового учёта, логика показателей та же.
Настройка отборов и периода для точной цифры
На результат сильно влияют настройки отчёта. Проверьте три вещи: организацию (в базе с несколькими юрлицами легко получить сводную цифру вместо нужной), подразделение и дату. В отчётах ЗУП отборы задаются кнопкой «Настройки» или «Отбор» на панели отчёта.
Для списочной численности на конкретную дату задавайте период из одного дня или смотрите колонку «на конец периода». Для среднесписочной указывайте корректный интервал: месяц, квартал или год — в зависимости от того, куда подаются сведения.
Отдельный нюанс — совместители. Внутренние совместители в списочную численность включаются один раз как целая единица, внешние — не включаются вовсе. Если отчёт показывает больше людей, чем вы ожидаете, проверьте, не учтены ли внешние совместители или работники по ГПХ из-за настроек отбора.
Как проверить, что цифра правильная
Самый надёжный способ — расшифровка. В отчётах ЗУП можно развернуть итоговое число до списка сотрудников: дважды щёлкните по ячейке или включите детализацию в настройках. Полученный список сверьте с приказами о приёмах и увольнениях за период.
Второй контрольный приём — арифметика: численность на начало периода плюс принятые минус уволенные должна равняться численности на конец. Если баланс не сходится, ищите сотрудника с неправильно оформленным кадровым документом: например, увольнение введено, но не проведено, или приём оформлен задним числом после формирования отчёта.
Полезно также сверить данные между отчётами: «Численность и текучесть кадров» и «Штатная расстановка» на одну дату должны давать согласованные цифры. Расхождение обычно указывает на позиции вне штатного расписания или ошибки в документах перевода.
Как проверить результат
Начало + принято − уволено = численность на конец периода
Баланс не сходится — есть непроведённые или ошибочные документы
Отчёт разворачивается до списка сотрудников, все люди в списке реально работают
В списке уволенные или дубли сотрудников
Внутренние совместители учтены один раз, внешние исключены
Внешние совместители увеличивают списочную численность
Типичные ошибки и причины расхождений
Чаще всего численность «не бьётся» из-за кадровых документов, введённых неправильно или несвоевременно. Увольнение, оформленное только в приказе на бумаге, но не в программе, завышает численность. Приём задним числом после сдачи отчётности меняет цифру задним числом — и в базе она перестаёт совпадать с уже сданными сведениями.
Вторая группа ошибок — неправильные отборы: забытый фильтр по организации в многофирменной базе, неверный период, включённые работники по ГПХ. Третья — дубли физических лиц в справочнике, когда один человек заведён дважды и числится как два сотрудника.
Что делать, если штатный отчёт не подходит
Если типовых отчётов не хватает — например, нужна численность в разрезе категорий персонала, половозрастной структуры или по произвольному условию — используйте универсальный отчёт по регистрам или консоль отчётов СКД, если у вас есть соответствующие права и навыки. В ЗУП также есть механизм произвольных отчётов по кадровым данным.
Альтернатива без доработок — выгрузить список сотрудников в табличный документ и досчитать нужные группы вручную или в электронных таблицах. Для разовой задачи это быстрее, чем заказывать доработку отчёта.
Если данных в программе нет вовсе (кадровый учёт вёлся на бумаге), сначала придётся ввести исторические документы — без них ни один отчёт корректной цифры не даст. Это трудоёмкая работа, и перед ней стоит определить, с какой даты данные реально нужны.
Краткие итоги
Списочную численность в 1С смотрят через кадровые отчёты: в ЗУП — «Численность и текучесть кадров» и «Штатная расстановка», в Бухгалтерии — «Среднесписочная численность» и справочник «Сотрудники» с отбором. Всегда проверяйте период, организацию и состав включённых категорий работников.
Достоверность цифры зависит не от отчёта, а от качества кадровых документов. Регулярная сверка баланса «начало + принято − уволено = конец» и расшифровка итогов до списка сотрудников — простой способ держать показатель под контролем.
Что важно запомнить
Списочная численность в 1С формируется отчётами из кадровых документов: в ЗУП — отчёт «Численность и текучесть кадров», в Бухгалтерии — «Среднесписочная численность» и отбор в справочнике сотрудников. Проверяйте отборы, совместителей и проведённость документов, а итог сверяйте расшифровкой до списка людей.
Частые вопросы
Почему отчёт показывает больше сотрудников, чем реально работает?
Наиболее вероятные причины: не проведены документы увольнения, в отбор попали внешние совместители или исполнители по договорам ГПХ, либо отчёт сформирован без отбора по нужной организации. Разверните цифру до списка сотрудников и проверьте каждую строку.
Как посмотреть численность на прошлую дату?
Установите в отчёте период, заканчивающийся нужной датой, и смотрите показатель «на конец периода». Данные будут корректны, только если кадровые документы за тот период введены и не изменялись задним числом.
Входят ли в списочную численность сотрудники в декретном отпуске?
Да, работники в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком включаются в списочную численность, поскольку трудовой договор действует. Однако из среднесписочной численности они исключаются — это нормальное расхождение показателей.
Можно ли выгрузить список сотрудников вместе с численностью?
Да. Любой табличный отчёт 1С сохраняется в файл: кнопка «Сохранить» или меню «Файл → Сохранить как» позволяет выгрузить результат в Excel или другой формат. Для списка сотрудников удобно использовать отчёт с детализацией по людям.
Чем отличается численность в штатной расстановке от списочной?
Штатная расстановка показывает занятые ставки в разрезе позиций штатного расписания, включая совместительство и неполные ставки. Списочная численность считает людей, а не ставки. Один человек на двух ставках даст две занятые ставки, но одну единицу списочного состава.
Отчёт пустой, хотя сотрудники в базе есть. Что не так?
Проверьте, что приёмы на работу оформлены кадровыми документами и проведены, а сотрудники не созданы просто как элементы справочника. Также убедитесь, что в отборе указана правильная организация и период, за который есть кадровые движения.