Другое · 8 мин
Где в 1С посмотреть ФОТ за год
Где в 1С ЗУП и Бухгалтерии посмотреть ФОТ за год: какие отчеты использовать, как настроить период, проверить данные и выгрузить расчет фонда оплаты труда.
Фонд оплаты труда за год чаще всего требуется для бюджетирования, ответов на запросы банков и фондов, анализа расходов и подготовки статистической отчетности. В 1С эти данные уже накоплены в учете, и задача сводится к выбору правильного отчета и корректной настройке периода и отборов.
Конкретный путь зависит от конфигурации: в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) ФОТ считается по начислениям сотрудников, а в «1С:Бухгалтерии» — по проводкам на счетах расчетов с персоналом. Результаты могут немного отличаться из-за разницы между начислением и выплатой, поэтому важно понимать, какой именно показатель вам нужен.
Ниже разобраны основные способы получить ФОТ за год в обеих программах, настройка отчетов, проверка корректности цифр и типичные ошибки, из-за которых суммы «не сходятся».
Что считать ФОТ и почему суммы в отчетах различаются
Фонд оплаты труда — это совокупность начислений сотрудникам за период: оклады, премии, надбавки, отпускные, компенсации и другие выплаты, относимые к оплате труда. В зависимости от цели в ФОТ могут включать или не включать больничные за счет работодателя, материальную помощь, выплаты по договорам ГПХ.
Поэтому перед тем как смотреть цифры, определите методику: нужен ли ФОТ по начислениям (метод начисления), по выплатам (кассовый метод), с НДФЛ или без, с взносами или только «голая» зарплата. Банки и фонды обычно просят начисленный ФОТ с НДФЛ, а для внутреннего бюджета часто считают полную нагрузку с учетом страховых взносов.
Как посмотреть ФОТ за год в 1С:ЗУП
Основной инструмент — отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат». Откройте раздел «Зарплата», затем «Отчеты по зарплате» и найдите этот отчет в списке. Установите период с 01.01 по 31.12 нужного года и нажмите «Сформировать».
В шапке отчета будет итоговая строка «Всего начислено» — это и есть ФОТ за год по начислениям. Ниже отчет раскладывает суммы по месяцам и видам начислений, что удобно для анализа динамики.
Отчет «Анализ ФОТ по сотрудникам»
Если нужна детализация по людям, используйте отчет «Анализ ФОТ по сотрудникам» (в некоторых версиях — «Анализ фонда оплаты труда») в том же разделе отчетов. Он покажет ФОТ в разрезе сотрудников, подразделений и месяцев. В настройках (кнопка «Настройки») можно поменять группировки и добавить отбор по организации или подразделению.
- 1Откройте раздел «Зарплата» — «Отчеты по зарплате»
- 2Выберите «Полный свод начислений, удержаний и выплат»
- 3Установите период с 01.01 по 31.12 нужного года
- 4При необходимости задайте отбор по организации в настройках
- 5Нажмите «Сформировать» и найдите строку «Всего начислено»
Как посмотреть ФОТ в 1С:Бухгалтерии
Если зарплата ведется в «1С:Бухгалтерии», самый быстрый способ — оборотно-сальдовая ведомость по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Откройте раздел «Отчеты» — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», укажите счет 70 и период — год.
Кредитовый оборот по счету 70 за год — это сумма начисленной оплаты труда. Для детализации по сотрудникам включите в настройках отображение субконто «Сотрудники». Учтите: если часть выплат проходит по счету 73 (например, материальная помощь) или 76, они в ФОТ по счету 70 не попадут.
Альтернатива — зарплатные отчеты
В 1С:Бухгалтерии 8.3 также доступен раздел «Зарплата и кадры» — «Отчеты по зарплате», где есть свод начислений и расчетные листки за произвольный период. Если релевантный отчет отсутствует в меню, проверьте «Все отчеты» и права пользователя.
Сравнение вариантов
Подходит для точного ФОТ по начислениям с детализацией; требует ведения зарплаты в ЗУП
Быстро и доступно бухгалтеру; не показывает выплаты на других счетах и виды начислений
Нужен для разбивки по людям и подразделениям; избыточен, если требуется одна итоговая цифра
Настройка отборов и периода
Главная причина неверных цифр — неправильный период или лишние отборы. Проверьте, что в отчете стоит полный год, а не текущий месяц, и что отбор по организации соответствует задаче: в многофирменной базе по умолчанию может стоять одна организация.
В расширенных настройках (кнопка «Настройки» — «Расширенные») можно добавить группировку по месяцам, чтобы увидеть ФОТ помесячно, и отбор по подразделению или конкретному сотруднику. Сохраните вариант отчета, чтобы не настраивать его повторно.
Как проверить, что цифра корректна
Сверьте итог отчета с данными бухгалтерского учета: ФОТ по начислениям в ЗУП должен совпадать с кредитовым оборотом счета 70 в бухгалтерии за тот же год (с учетом выплат, отраженных на других счетах). Расхождение обычно означает непроведенные документы, ручные операции или различия в составе начислений.
Дополнительная проверка — сумма базы по страховым взносам из отчета по взносам: она должна быть близка к ФОТ за вычетом необлагаемых выплат. Также полезно сравнить годовой ФОТ с суммой 12 месячных итогов — это быстро выявит «выпадающий» месяц.
Как проверить результат
Совпадает с оборотом по кредиту счета 70
Расхождение без объяснимых причин (ГПХ, счет 73)
Все 12 месяцев заполнены
Пустые месяцы при работающих сотрудниках
Выбрана нужная организация или все организации
Отчет сформирован только по одной фирме из нескольких
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — путать начисленный и выплаченный ФОТ: отпускные декабря, выплаченные в ноябре, и премии, начисленные в январе следующего года, сдвигают суммы между периодами. Для отчетности почти всегда используется начисленный ФОТ.
Вторая ошибка — забыть про сотрудников по договорам ГПХ: в ЗУП их вознаграждения могут учитываться отдельно, и в стандартный «Полный свод» они попадают не всегда. Проверьте методику, если в ФОТ должны входить подрядчики.
Ограничение самостоятельной работы: если отчет показывает явно искаженные данные (двойные начисления, пропавшие документы), не исправляйте учет «вручную» проводками — сначала найдите первичную причину или привлеките специалиста по 1С, иначе можно нарушить регламентированную отчетность.
Как выгрузить и оформить результат
Любой отчет в 1С можно сохранить через кнопку «Сохранить» (или Ctrl+S) в формате Excel, PDF или mxl. Для банка или фонда обычно достаточно свода за год с итоговой строкой; для внутреннего анализа удобнее выгрузить помесячную таблицу в Excel и построить диаграмму.
Если ФОТ нужен регулярно, сохраните настроенный вариант отчета под понятным именем («ФОТ за год») — он появится в списке отчетов, и в следующий раз достаточно будет поменять только год.
Что важно запомнить
ФОТ за год в ЗУП — отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат» за период 01.01–31.12, в Бухгалтерии — ОСВ по счету 70. Перед использованием цифры определите методику (начислено/выплачено, с ГПХ или без) и сверьте итог между двумя программами.
Частые вопросы
Где в 1С:ЗУП 3.1 найти отчет по ФОТ, если его нет в меню?
Откройте «Зарплата» — «Отчеты по зарплате» и прокрутите список: «Полный свод» и «Анализ ФОТ» находятся там. Если раздела не видно, проверьте права пользователя — нужна роль с доступом к зарплатным отчетам. Также отчеты доступны через «Настройки» — «Все отчеты».
Почему ФОТ в ЗУП не совпадает с оборотом по счету 70 в бухгалтерии?
Типичные причины: непроведенные документы начисления, ручные операции в бухучете, выплаты по счетам 73 или 76, различия в отражении договоров ГПХ и несинхронизированные переносы данных между программами. Сверку начинайте с помесячного сравнения.
Как посмотреть ФОТ за год по конкретному подразделению?
В отчете «Полный свод» или «Анализ ФОТ по сотрудникам» откройте настройки, добавьте отбор по полю «Подразделение» и укажите нужное. Либо добавьте группировку по подразделениям — тогда ФОТ будет показан по всем подразделениям сразу.
ФОТ считается с НДФЛ или без?
Классический ФОТ — это начисленные суммы до удержания НДФЛ, то есть «грязная» зарплата. В отчете «Полный свод» берите строку «Всего начислено», а не «К выплате»: последняя уже очищена от налога и долгов.
Можно ли посмотреть ФОТ за год в 1С:Бухгалтерии без зарплатного модуля?
Да, если начисления отражались проводками по счету 70. Сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету 70» за год — кредитовый оборот покажет начисленный ФОТ. Для разбивки по сотрудникам включите субконто «Сотрудники» в настройках отчета.
Как получить ФОТ помесячно за весь год одним отчетом?
В «Полном своде» или «Анализе ФОТ» откройте расширенные настройки и добавьте группировку «Месяц начисления» (или «Период»). Отчет покажет суммы по каждому месяцу года с общим итогом, результат можно выгрузить в Excel.