Другое · 8 мин
Где в 1С посмотреть справку 2-НДФЛ
Где найти справку 2-НДФЛ в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Пошаговые инструкции по формированию, проверке и печати справок о доходах сотрудников.
Справка 2-НДФЛ (ныне официально называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица») формируется в программах 1С на основе данных кадрового учёта и начислений заработной платы. Расположение документа зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и в 1С:Бухгалтерии предприятия путь к справке немного различается, но логика одинакова — документ находится в разделе, связанном с отчётностью по НДФЛ.
Важно понимать, что справка 2-НДФЛ существует в двух вариантах: для налоговой инспекции (как приложение к расчёту 6-НДФЛ) и для сотрудника (для банка, визового центра, иных целей). В 1С это разные документы, и искать их нужно в разных местах. Ниже разберём оба сценария для основных конфигураций.
Где найти справку 2-НДФЛ для сотрудника в 1С:ЗУП
Основной путь в конфигурации «Зарплата и управление персоналом»: откройте раздел «Отчетность, справки» и выберите пункт «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников». Откроется журнал документов, где хранятся все ранее созданные справки.
Чтобы создать новую справку, нажмите кнопку «Создать». В открывшейся форме укажите организацию, налоговый период (год), сотрудника и дату формирования. Программа автоматически подтянет данные о доходах, вычетах и удержанном налоге из учётных регистров.
Альтернативный путь: раздел «Налоги и взносы» → группа «Справки о доходах». В некоторых релизах конфигурации пункт меню называется «2-НДФЛ для сотрудников» — содержание идентично.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников»
- 2Нажмите «Создать» и укажите организацию, год и сотрудника
- 3Проверьте автоматически заполненные суммы доходов и вычетов
- 4Нажмите «Провести», затем «Печать» для вывода бумажной формы
- 5Передайте справку сотруднику лично или через электронный документооборот
Где посмотреть 2-НДФЛ в 1С:Бухгалтерии предприятия
В конфигурации «Бухгалтерия предприятия» откройте раздел «Зарплата и кадры» и найдите в списке документов пункт «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников». Если раздела «Зарплата и кадры» нет в интерфейсе, проверьте настройки видимости разделов (кнопка настройки панели разделов в правом верхнем углу главного меню).
Для создания справки нажмите «Создать», выберите сотрудника и налоговый период. Данные заполнятся из начислений, проведённых в программе. Если зарплата в этой базе не ведётся (например, учёт ведётся в ЗУП, а в Бухгалтерию выгружаются только проводки), справка будет пустой — формировать её нужно в программе, где ведётся расчёт зарплаты.
Как найти справки 2-НДФЛ для сдачи в налоговую
Справки о доходах, которые организация обязана представить в ИФНС, входят в состав годового расчёта 6-НДФЛ в качестве Приложения № 1. Отдельный документ «2-НДФЛ для передачи в ИФНС» в актуальных релизах ЗУП также доступен: раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», затем создайте отчёт «6-НДФЛ» за год — приложение со справками сформируется автоматически.
В 1С:Бухгалтерии путь аналогичный: «Отчеты» → «1С-Отчетность» → «Создать» → выбор формы 6-НДФЛ. Справки по каждому сотруднику заполнятся на отдельных страницах приложения.
Для проверки правильности заполнения используйте встроенную проверку отчёта (кнопка «Проверка» в форме 1С-Отчетности) — программа выявит расхождения контрольных соотношений до отправки.
Как проверить данные перед выдачей справки
Перед печатью сверьте итоговые суммы в справке с регистрами учёта. В ЗУП для этого служат отчёты раздела «Налоги и взносы» → «Отчеты по налогам и взносам»: «Анализ НДФЛ по сотрудникам», «Регистр налогового учёта по НДФЛ». Они позволяют детализировать суммы по месяцам и кодам доходов.
Обратите внимание на статус налогоплательщика сотрудника, применённые вычеты и ставку налога. Если сотрудник в течение года менял статус резидента или получал доходы по разным ставкам, в справке должно быть несколько разделов с соответствующими ставками.
Как проверить справку перед выдачей
Совпадает с данными отчёта «Анализ НДФЛ по сотрудникам» за тот же год
Расхождение сумм — проверьте непроведённые документы начислений
Равен исчисленному при полной выплате зарплаты
Разница без объективной причины — возможны неучтённые выплаты или сторнирования
Коды соответствуют видам начислений (2000 — зарплата, 2012 — отпускные и т.д.)
Неверные коды — проверьте настройку видов начислений в справочнике
Частые проблемы и их решения
Самая распространённая ситуация — справка формируется пустой или с неполными суммами. Причины: документы начисления не проведены, зарплата начислялась в другой базе, либо в карточке сотрудника неверно указан статус налогоплательщика или период работы.
Вторая типичная проблема — отсутствие пункта меню в интерфейсе. Это происходит при ограниченных правах пользователя: попросите администратора проверить роль доступа (нужны права на документы отчётности по НДФЛ) или откройте документ через «Все функции» (в режиме запуска «Тонкий клиент» меню доступно через сочетание клавиш и пункт «Все функции»).
Ограничения и нюансы
Форма справки и требования к её заполнению периодически меняются приказами ФНС. Перед массовым формированием справок убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза — в противном случае печатная форма и электронный формат могут не пройти форматный контроль.
Если сотрудник запрашивает справку за период, когда организация ещё не вела учёт в текущей базе, данные придётся восстанавливать из архивной базы или вводить документы переноса остатков по НДФЛ. Это трудоёмкая операция — при больших объёмах целесообразно привлечь специалиста по 1С.
Что важно запомнить
Справка 2-НДФЛ для сотрудника создаётся в разделе «Отчетность, справки» (ЗУП) или «Зарплата и кадры» (Бухгалтерия). Для налоговой справки входят в состав годового 6-НДФЛ через «1С-Отчетность». Перед выдачей сверяйте суммы с регистром налогового учёта и держите конфигурацию обновлённой.
Частые вопросы
Можно ли получить 2-НДФЛ, если зарплата в 1С не ведётся?
Нет, справка формируется только из данных учётной системы. Если начисления в программе отсутствуют, сначала нужно ввести документы начисления и выплаты за нужный период либо восстановить данные из архивной базы.
Почему справка формируется пустой?
Наиболее вероятные причины: не проведены документы начисления зарплаты, неверно указан налоговый период или организация в шапке документа, либо учёт зарплаты ведётся в другой программе. Проверьте наличие данных отчётом «Анализ НДФЛ по сотрудникам».
Где найти справки за прошлые годы?
В том же журнале документов «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников» — установите отбор по периоду или сотруднику. Если документы не создавались, сформируйте новую справку, указав нужный налоговый период.
Чем справка для сотрудника отличается от справки для ИФНС?
Формы почти идентичны, но в справке для налоговой указываются реквизиты для сдачи (признак, номер корректировки, код ИФНС), а для сотрудника эти поля не заполняются. В 1С это отдельные виды документов.
Нужно ли обновлять 1С перед формированием справок?
Да, желательно. Формат справки и контрольные соотношения утверждаются ФНС и могут меняться. Актуальный релиз конфигурации гарантирует соответствие печатной формы и электронного формата действующим требованиям.