Другое · 11 мин
Где в 1С найти и оформить отпуск по уходу за ребенком
Где в 1С:ЗУП находится документ «Отпуск по уходу за ребенком», как его создать, назначить пособие, отразить отсутствие в табеле и вернуть сотрудника из отпуска.
Отпуск по уходу за ребенком в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) оформляется отдельным кадровым документом. Найти его можно в разделе Кадры → Отпуска по уходу за ребенком либо в разделе Зарплата → Отпуска по уходу за ребенком — оба пути ведут к одному и тому же журналу документов. Документ одновременно регистрирует кадровое событие (освобождение от работы) и назначает пособие по уходу за ребенком, поэтому заводить два разных приказа не требуется.
Основание для документа — заявление сотрудника и свидетельство о рождении ребенка (или справка о рождении), а при необходимости — справка с места работы второго родителя о том, что он пособие не получает. Прежде чем заводить документ, убедитесь, что сотрудник принят в штат, по нему актуальны данные о среднем заработке и в программе корректно заполнены сведения об организации для расчета пособий.
Ниже разобрано, где именно находится документ, как его заполнить по шагам, как проверить расчет пособия, что делать при досрочном выходе на работу и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где находится документ в разных конфигурациях 1С
Расположение документа зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Кадры» и в группе «Отпуска» выберите «Отпуска по уходу за ребенком». Если раздела «Кадры» нет на панели — проверьте настройки навигации (шестеренка в правом верхнем углу раздела) или воспользуйтесь поиском по функциям через кнопку с лупой, набрав «отпуск по уходу».
В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) отдельного документа отпуска по уходу нет в полном объеме: отсутствие отражается через документ «Отсутствие» (раздел «Зарплата и кадры → Все начисления») или через кадровый приказ, а пособие назначается начислением. Функционал Бухгалтерии по кадрам ограничен, поэтому для полноценного расчета пособий рекомендуется ЗУП.
В 1С:КАМИН:Зарплата и отраслевых решениях документ может называться «Отпуск по уходу за ребенком» и находиться в подсистеме кадрового учета. Общий принцип одинаков: ищите журнал отпусков в разделе кадровых документов.
Как оформить отпуск по уходу за ребенком: пошагово
Создайте новый документ из журнала «Отпуска по уходу за ребенком» кнопкой «Создать». Заполните организацию, сотрудника и дату документа. Затем укажите период отпуска: дату начала (обычно день, следующий за окончанием отпуска по беременности и родам, либо дата из заявления) и планируемую дату окончания — день, когда ребенку исполняется 3 года.
На вкладке, посвященной пособию, укажите данные ребенка: ФИО, дату рождения, очередность (первый ребенок, второй и последующие) — от этого зависит минимальный размер пособия. Программа автоматически рассчитает средний заработок за два предшествующих календарных года; при необходимости расчетный период можно заменить по заявлению сотрудника (кнопка изменения расчетных лет рядом с полем среднего заработка).
Проверьте, что установлен флаг выплаты пособия до 1,5 лет. Пособие с 1,5 до 3 лет в общем случае не назначается (компенсация в 50 рублей отменена), но период отпуска до 3 лет фиксируется для кадрового учета и стажа. Проведите документ — после проведения сотрудник перестанет попадать в плановые начисления, а в табеле появится код отсутствия.
- 1Откройте Кадры → Отпуска по уходу за ребенком и нажмите «Создать»
- 2Укажите сотрудника, дату начала и дату окончания отпуска
- 3Заполните данные ребенка: ФИО, дата рождения, очередность
- 4Проверьте автоматически рассчитанный средний заработок и при необходимости замените расчетные годы
- 5Убедитесь, что назначено пособие до 1,5 лет, проведите документ
- 6Проверьте табель и следующий расчет зарплаты: сотрудник должен получать только пособие
Как проверить расчет пособия
Пособие до 1,5 лет рассчитывается как 40% среднего заработка, но не ниже установленного минимума и не выше максимума, ограниченного предельной базой по взносам за расчетные годы. В документе разверните расшифровку среднего заработка (ссылка с суммой) — программа покажет помесячную детализацию дохода за два расчетных года и количество учитываемых дней.
Из календарных дней расчетного периода исключаются периоды болезни, отпуска по беременности и родам и предыдущего отпуска по уходу. Если сотрудница переходит «из декрета в декрет», почти всегда выгодна замена расчетных лет на годы перед первым отпуском — иначе пособие посчитается по минимуму. Проверьте, что замена лет действительно увеличивает пособие: программа при выборе лет показывает итоговую сумму.
Как проверить результат
Соответствует справкам о доходах и данным учета за 2 расчетных года
Нулевой или заниженный — не загружены доходы или не заменены годы
По сотруднику стоит код ОЖ на весь период отпуска
Сотрудник числится на рабочем месте или идет начисление оклада
Выплачивается только пособие до 1,5 лет
Продолжает начисляться оклад или пособие отсутствует
Отражение в табеле и расчете зарплаты
После проведения документа в табеле (раздел «Зарплата → Табели» или отчет «Табель учета рабочего времени Т-13») по сотруднику проставляется код ОЖ — отпуск по уходу за ребенком. Плановые начисления (оклад, надбавки) приостанавливаются автоматически на весь период отпуска.
Пособие начисляется при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» за месяц либо отдельным документом «Пособия», в зависимости от настроек. В большинстве настроенных баз пособие включается в ежемесячное начисление и выплачивается вместе с зарплатой по ведомости. Проверьте первый месяц после оформления отпуска: в расчетном листке сотрудника должна быть только строка пособия.
Досрочный выход и работа на условиях неполного времени
Сотрудник вправе прервать отпуск досрочно или выйти на работу на условиях неполного рабочего времени с сохранением пособия. Для досрочного полного выхода создайте документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» — он находится в том же журнале «Кадры → Отпуска по уходу за ребенком» (кнопка «Создать» → выбор типа документа) или создается на основании исходного отпуска. После его проведения возобновляются плановые начисления, а пособие прекращается.
Для работы на неполной ставке с сохранением пособия оформите кадровый перевод (документ «Кадровый перевод») с изменением графика на неполное рабочее время, при этом сам отпуск не прерывайте. Пособие до 1,5 лет в этом случае продолжает начисляться. Важно: неполное время должно быть реальным сокращением — формальное уменьшение ставки на несколько минут в день может быть признано злоупотреблением при проверке СФР.
Как выбрать действие
Типичные ошибки при оформлении
Самая частая ошибка — неверная очередность ребенка. Если указан «первый», а ребенок второй, пособие будет занижено до минимума для первого ребенка. Проверяйте свидетельства о рождении всех детей, а не только текущего.
Вторая ошибка — не заменены расчетные годы при переходе из одного отпуска по уходу в другой. Программа по умолчанию берет два последних календарных года, где дохода почти нет, и считает пособие по минимуму. Третья типичная ситуация — дата начала отпуска указана раньше окончания больничного по беременности и родам: документы накладываются, и возникает ошибка при расчете. Дата начала отпуска по уходу должна быть позже даты окончания отпуска по беременности и родам.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Стандартные сценарии — оформление отпуска, замена лет, досрочный возврат — выполняются штатными документами без доработок. Однако есть ситуации, где самостоятельные правки рискованны: исправление прошлогодних документов после сдачи отчетности в СФР, сторнирование пособий, уже выплаченных за счет фонда, перенос данных из другой программы с историей отпусков. В этих случаях ошибка приведет к расхождениям с фондом и доначислениям.
Также учтите, что с 2023 года пособия выплачивает СФР напрямую по проактивному принципу: работодатель передает сведения о застрахованном лице и реквизиты через документы обмена с фондом. Проверьте, что в программе настроен обмен с СФР и сведения по сотруднику отправлены — иначе выплата задержится.
Что важно запомнить
Отпуск по уходу за ребенком оформляется в разделе «Кадры → Отпуска по уходу за ребенком». Документ одновременно фиксирует отсутствие и назначает пособие до 1,5 лет. Проверьте очередность ребенка, замену расчетных лет и табель, а для досрочного выхода используйте документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком».
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить отпуск по уходу на отца или бабушку в 1С?
Да, закон позволяет оформить отпуск на отца, бабушку, дедушку или другого родственника, фактически ухаживающего за ребенком. В 1С:ЗУП документ создается стандартно — на того сотрудника, который уходит в отпуск. Потребуется справка с места работы матери о том, что она отпуск и пособие не использует.
Почему сотрудник в отпуске по уходу все равно попадает в начисление зарплаты?
Чаще всего документ отпуска не проведен или дата начала указана позже текущего расчетного месяца. Проверьте статус документа и его период. Также убедитесь, что у сотрудника нет разовых начислений (премий), назначенных отдельными документами, — они не отменяются автоматически.
Как продлить отпуск, если дата окончания указана неверно?
Откройте исходный документ «Отпуск по уходу за ребенком» и исправьте дату окончания, если период еще не закрыт отчетностью. Если документ редактировать нельзя (прошлый закрытый период), оформите изменение через механизм исправления документа (ссылка «Исправить» в форме документа) — программа создаст корректирующий документ.
Нужно ли оформлять что-то в 1С, когда ребенку исполняется 1,5 года?
Нет, если отпуск оформлен сразу до 3 лет: пособие до 1,5 лет прекратится автоматически по достижении даты, а кадровое состояние (код ОЖ в табеле) сохранится до конца отпуска. Отдельный приказ не требуется.
Что делать, если пособие рассчиталось по минимуму, хотя заработок был высоким?
Проверьте три вещи: загружены ли доходы за расчетные годы (справки с прошлых мест работы вносятся документом «Справка о заработке»), не нужна ли замена расчетных лет, и верно ли указана дата начала отпуска — от нее зависят расчетные годы. Детализацию расчета смотрите по ссылке с суммой среднего заработка в документе.
Как отразить в табеле работу во время отпуска по уходу на неполной ставке?
После кадрового перевода на неполное время табель заполняется автоматически: рабочие часы по новому графику отражаются как явка, а дни вне графика — как отпуск по уходу. Если программа показывает только ОЖ, проверьте, что перевод проведен и график неполного времени корректно настроен в справочнике графиков работы.