Другое · 10 мин
Отпуск по уходу за ребёнком-инвалидом в 1С: где находится и как оформить
Где в 1С:ЗУП оформить отпуск и дополнительные выходные по уходу за ребёнком-инвалидом: документы, начисления, настройка видов расчёта и отражение в отчётах.
Работнику, ухаживающему за ребёнком-инвалидом, положены два разных инструмента: дополнительные оплачиваемые выходные дни (четыре дня в месяц за счёт СФР) и отпуск по уходу за ребёнком до достижения им определённого возраста. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) эти ситуации оформляются разными документами, и путаница между ними — самая частая причина ошибок в расчёте и отчётности.
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 дополнительные выходные по уходу за ребёнком-инвалидом регистрируются документом «Отсутствие с сохранением оплаты» или специализированным документом в разделе кадровых отсутствий, а отпуск по уходу — документом «Отпуск по уходу за ребёнком» из журнала «Все отсутствия сотрудников». Ниже разберём, где именно искать каждый документ, какие настройки нужно проверить заранее и как убедиться, что расчёт и отчётность сформированы корректно.
Где в 1С находятся документы по уходу за ребёнком-инвалидом
Основной путь в 1С:ЗУП 3.1: раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников». По кнопке «Создать» доступен список документов, среди которых «Отпуск по уходу за ребёнком» и «Отсутствие с сохранением оплаты». В некоторых настройках интерфейса те же документы доступны из раздела «Зарплата» → «Все начисления и удержания», если включён показ кадровых документов.
Если документ «Отпуск по уходу за ребёнком» не виден в списке, проверьте функциональность программы: «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» либо «Настройка» → «Функциональность» — должны быть включены опции учёта отпусков и отсутствий. В ограниченных ролях (например, у расчётчика без кадровых прав) документ может быть скрыт правами доступа — это вторая по частоте причина «пропавшего» документа.
Настройка видов расчёта перед оформлением
Прежде чем вводить документ, убедитесь, что в плане видов расчёта «Начисления» присутствует начисление «Дополнительные выходные дни по уходу за детьми-инвалидами» (в типовой поставке оно предопределённое). Проверить можно через «Настройка» → «Начисления». Если начисление отсутствует, вероятно, отключена соответствующая функциональность учёта.
Для отпуска по уходу за ребёнком отдельного вида расчёта не требуется: пособие до полутора лет рассчитывается автоматически по данным среднего заработка, а период отпуска просто исключается из рабочего времени. Однако в настройках учётной политики организации проверьте, что корректно заполнены параметры расчёта пособий и указан актуальный страхователь.
Виден ли документ в «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников»
Присутствует ли в «Настройка» → «Начисления»
Есть ли у пользователя права на создание кадровых документов
Заполнены ли сведения в карточке сотрудника или члена семьи
Как оформить отпуск по уходу за ребёнком-инвалидом
Порядок ввода документа «Отпуск по уходу за ребёнком» стандартный: укажите сотрудника, дату начала и окончания отпуска, отметьте, что отпуск предоставляется по уходу за ребёнком-инвалидом, если в документе есть соответствующий признак (зависит от релиза). Программа автоматически рассчитает пособие по уходу до полутора лет исходя из среднего заработка за расчётный период.
После проведения документа проверьте, что в табеле (раздел «Зарплата» → «Табели» или отчёт «Табель учёта рабочего времени») дни отпуска отражаются условным обозначением отпуска по уходу, а зарплата за этот период не начисляется. Если сотрудник работает на условиях неполного рабочего времени во время отпуска по уходу, это оформляется отдельным кадровым переводом с изменением графика.
- 1Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → «Создать» → «Отпуск по уходу за ребёнком»
- 2Укажите сотрудника, период отпуска и реквизиты приказа
- 3Проверьте автоматически рассчитанное пособие на вкладке начислений
- 4Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа
- 5Сверьте табель: дни отпуска должны быть отмечены кодом отпуска по уходу
Как оформить дополнительные выходные дни
Четыре дополнительных оплачиваемых выходных в месяц оформляются документом «Отсутствие с сохранением оплаты» (в ряде релизов — отдельный документ «Дополнительные выходные по уходу за детьми-инвалидами»). В документе выберите вид отсутствия «Дополнительные выходные дни по уходу за детьми-инвалидами», укажите конкретные даты и количество дней.
Оплата таких дней производится по среднему заработку, а расходы компенсируются за счёт СФР. Поэтому критично, чтобы вид расчёта был корректно настроен по обложению взносами и отражению в отчётности — в типовой поставке это уже учтено, но при доработанных конфигурациях стоит сверить настройки налогообложения начисления.
Учтите ограничение: не более четырёх дней в календарном месяце на одного родителя (дни можно делить между родителями). Программа не всегда контролирует этот лимит автоматически, поэтому расчётчику следует вести учёт использованных дней, например, через отчёт по остаткам отпусков и дополнительных выходных.
Отражение в отчётности и проверка результата
Дополнительные выходные по уходу за детьми-инвалидами попадают в расчёт по страховым взносам и в персонифицированную отчётность. Проверьте, что суммы корректно отражаются в отчётах раздела «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность». Для возмещения расходов из СФР формируются соответствующие реестры и заявления.
Отпуск по уходу за ребёнком влияет на стажевые отчёты: период должен корректно передаваться в сведения о стаже с соответствующим кодом. Сформируйте отчёт за период и убедитесь, что период отпуска выделен отдельной строкой с правильным кодом стажа.
Как проверить результат
Дни отпуска/выходных отмечены правильными кодами, зарплата за них не начисляется как за рабочие дни
Дни показаны как рабочие или как неоплачиваемый прогул
Есть строка оплаты дополнительных выходных по среднему заработку
Начисление отсутствует или рассчитано от оклада, а не от среднего
Суммы попадают в расчёт по взносам как расходы за счёт фонда
Суммы не выделены, возмещение сформировать невозможно
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — оформление дополнительных выходных обычным отпуском без сохранения зарплаты или больничным. Это искажает и расчёт среднего заработка, и отчётность. Вторая частая проблема — ввод документа «задним числом» после закрытия периода расчёта зарплаты: в этом случае потребуется перерасчёт, который в ЗУП выполняется механизмом доначислений.
Ещё одна ошибка — незаполненные сведения о ребёнке-инвалиде в карточке сотрудника (раздел «Семья» в личных данных). Без этих данных часть печатных форм и отчётов формируется неполностью. Также помните, что при превышении лимита четырёх дней в месяц программа может не выдать предупреждение — контроль остаётся за расчётчиком.
Если конфигурация не типовая или документ не найден
В доработанных конфигурациях названия документов и видов расчёта могут отличаться. Используйте поиск по разделу «Кадры» и «Зарплата» через команду «Все функции» (если она включена): введите в поиске «уход за ребёнком» — система покажет все связанные документы и справочники.
В 1С:Бухгалтерии (без ЗУП) кадровые возможности ограничены: там дополнительные выходные обычно отражаются ручным начислением с корректно настроенным видом расчёта, а полноценный документ отпуска по уходу может отсутствовать. Если учёт ведётся в БП, проверьте, какой механизм принят в вашей организации, и при необходимости рассмотрите переход кадрового учёта в ЗУП.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Отпуск по уходу за ребёнком-инвалидом оформляется в разделе «Кадры» документом «Отпуск по уходу за ребёнком», а дополнительные оплачиваемые выходные — документом «Отсутствие с сохранением оплаты» с соответствующим видом. Перед вводом проверьте наличие предопределённого начисления, права доступа и сведения о ребёнке-инвалиде в карточке сотрудника, после — табель, расчётный листок и отчётность в СФР.
Частые вопросы
Не вижу документ «Отпуск по уходу за ребёнком» в списке — что делать?
Проверьте три вещи: включена ли функциональность учёта отсутствий в настройках программы, есть ли у вашей роли права на кадровые документы и не используется ли упрощённый интерфейс. Быстрый способ найти документ — строка поиска в верхней части окна или режим «Все функции».
Можно ли оформить дополнительные выходные частями, по одному дню?
Да, четыре дня в месяц можно использовать как подряд, так и по отдельным дням, а также делить между родителями. В ЗУП каждый период оформляется отдельным документом или одним документом с несколькими датами — в зависимости от релиза. Главное — не превышать суммарный лимит за календарный месяц.
Как оплачиваются дополнительные выходные по уходу за ребёнком-инвалидом?
Каждый день оплачивается в размере среднего дневного заработка сотрудника, расходы возмещаются за счёт средств СФР. В ЗУП расчёт выполняется автоматически при условии, что используется типовой предопределённый вид начисления.
Что делать, если документ ввели после расчёта зарплаты за месяц?
Программа зафиксирует необходимость перерасчёта. Выполните доначисление в документе «Начисление зарплаты и взносов» следующего периода или пересчитайте текущий, если период ещё не закрыт отчётностью. Не редактируйте проведённый расчёт вручную — это нарушит связность данных.
Нужно ли заполнять данные о ребёнке-инвалиде в карточке сотрудника?
Да. Сведения о членах семьи и инвалидности ребёнка используются в печатных формах приказов и в отчётности. Заполните раздел «Семья» в личных данных сотрудника до оформления документов, чтобы избежать неполных форм.
Работает ли этот механизм в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?
Частично. В 1С:Бухгалтерии нет полноценного документа отпуска по уходу за ребёнком, поэтому дополнительные выходные обычно отражают ручным начислением с правильно настроенным видом расчёта. Для полноценного кадрового учёта таких ситуаций рекомендуется 1С:ЗУП.