Другое · 8 мин
Где в 1С найти заявление на электронные трудовые книжки
Где в 1С:ЗУП найти заявление на электронную трудовую книжку, как оформить и отправить сведения ЭФС-1 в СФР. Пошаговая инструкция и ответы на вопросы.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) оформляется на основании заявления сотрудника, а в программе 1С:Зарплата и управление персоналом для этого предусмотрен отдельный документ. Искать его нужно не в разделе «Кадровые документы» в общем списке, а в специализированном журнале, связанном с электронными трудовыми книжками.
В 1С:ЗУП 3.1 заявление о выборе способа ведения трудовой книжки хранится в разделе «Кадры» → «Электронные трудовые книжки». Именно там создаются документы «Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки» и «Отзыв заявления». Отдельно в этом же разделе ведётся учёт сведений, передаваемых в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР).
Важно понимать: само заявление сотрудник пишет на бумаге или подаёт через личный кабинет, а в программе фиксируется факт его получения — дата, выбранный способ ведения книжки (электронная или бумажная) и сотрудник. На основании этих данных формируются отчёты для СФР.
Где именно находится документ в 1С:ЗУП 3.1
Откройте раздел «Кадры» в главном меню программы. В списке подразделов найдите группу «Электронные трудовые книжки». Внутри неё расположены журналы документов и вспомогательные отчёты, связанные с ЭТК.
Основные объекты в этом разделе:
- Заявления о выборе способа ведения трудовой книжки — журнал, где регистрируются заявления сотрудников о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной книжки;
- Отзывы заявлений — документы, отменяющие ранее поданное заявление;
- Сведения о трудовой деятельности — данные, передаваемые в СФР (кадровые мероприятия: приём, перевод, увольнение и т.д.);
- Отчёт «Сведения о трудовой деятельности работников» — сводная форма для контроля.
Если подраздел «Электронные трудовые книжки» не отображается, проверьте настройки видимости команд: иногда пункт скрыт в настройках навигации раздела «Кадры» (кнопка «Настройка навигации» в правом верхнем углу панели разделов).
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки».
- 2Перейдите в журнал «Заявления о выборе способа ведения трудовой книжки».
- 3Нажмите «Создать» и выберите сотрудника из списка.
- 4Укажите дату заявления и выбранный способ: электронная или бумажная книжка.
- 5Проведите документ и проверьте, что он отобразился в журнале.
Как оформить заявление по шагам
Создайте новый документ кнопкой «Создать» в журнале заявлений. В форме документа заполните обязательные поля: организацию, сотрудника, дату заявления и выбранный вариант ведения трудовой книжки.
Поле «Способ ведения трудовой книжки» имеет два значения: «В электронном виде» и «На бумажном носителе». Выбор должен точно соответствовать содержанию заявления, которое подал сотрудник — расхождение приведёт к некорректным сведениям в отчётности.
После проведения документа данные о выборе сотрудника попадут в регистр и будут учитываться при формировании сведений о трудовой деятельности. Дату заявления указывайте ту, что стоит на бумажном документе сотрудника, а не дату ввода в программу.
Как оформить отзыв заявления
Сотрудник вправе передумать и отозвать ранее поданное заявление — в пределах сроков, установленных законодательством. Для этого в том же разделе «Электронные трудовые книжки» предусмотрен документ «Отзыв заявления о выборе способа ведения трудовой книжки».
При создании отзыва программа подставит ранее зарегистрированное заявление сотрудника. Укажите дату отзыва и проведите документ. После этого статус сотрудника в учёте изменится, и сведения в СФР будут формироваться уже с учётом отзыва.
Если сотрудник подавал заявление, а затем отозвал его, оба документа должны быть отражены в программе — удалять первоначальное заявление нельзя, иначе нарушится хронология учёта.
Как передать сведения в СФР
Само заявление в фонд не отправляется — оно хранится у работодателя. В СФР передаются сведения о трудовой деятельности по форме ЭФС-1 (ранее СЗВ-ТД): приём, перевод, увольнение, а также сведения о поданных заявлениях при первом представлении данных по сотруднику.
Для формирования сведений перейдите в раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или используйте обработку «Сведения о трудовой деятельности» в разделе электронных трудовых книжек. Программа автоматически подберёт непереданные кадровые события.
Перед отправкой проверьте, что по каждому сотруднику корректно указаны СНИЛС и выбранный способ ведения книжки. Ошибка в СНИЛС — самая частая причина отказа при приёме отчёта фондом.
Как проверить результат
Заявление проведено, верные дата и способ ведения
Документ не проведён или способ не соответствует бумажному заявлению
Сотрудник включён в ЭФС-1 с корректным СНИЛС
Сотрудник отсутствует в выгрузке или ошибка в СНИЛС
Отчёт принят без ошибок
Протокол отказа с указанием ошибок в данных
Частые ошибки и ограничения
Типичная ошибка — регистрация заявления обычным кадровым документом или комментарием в карточке сотрудника. Такие записи не попадают в регистры ЭТК, и сведения в СФР формируются некорректно. Используйте только специализированный документ из раздела «Электронные трудовые книжки».
Вторая распространённая проблема — устаревшая версия конфигурации. Если в вашей программе нет раздела «Электронные трудовые книжки» или форма ЭФС-1 отсутствует, обновите 1С:ЗУП до актуального релиза. Форматы отчётности в СФР регулярно меняются, и старые версии программы могут формировать неактуальные формы.
Также помните: за сотрудников, не подавших заявление, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку, но сведения о кадровых мероприятиях в СФР передаёт в любом случае. Отсутствие заявления не освобождает от сдачи ЭФС-1.
Если документа нет в вашей конфигурации
В конфигурациях, отличных от 1С:ЗУП 3.1 (например, в «1С:Бухгалтерии» с базовым кадровым учётом или в старых редакциях), отдельного документа для заявления может не быть. В таком случае заявление хранится в бумажном виде, а в программе отражаются только кадровые события и сведения для фонда.
Проверьте, какая у вас конфигурация и релиз: раздел «Администрирование» → «О программе». Если кадровый учёт ведётся в неподходящей для этого программе, рассмотрите ведение учёта ЭТК в 1С:ЗУП или использование сервисов обмена с СФР напрямую.
Как выбрать действие
FAQ
Нужно ли отправлять само заявление сотрудника в СФР?
Нет. Заявление хранится у работодателя в составе кадровых документов. В СФР передаются только сведения о трудовой деятельности по форме ЭФС-1, где при первом представлении данных отражается факт подачи заявления.
Где посмотреть, кто из сотрудников выбрал электронную трудовую книжку?
Используйте отчёт «Сведения о трудовой деятельности работников» в разделе «Кадры» → «Электронные трудовые книжки». Он показывает список сотрудников с указанием выбранного способа ведения книжки и даты заявления.
Что делать, если сотрудник подал заявление, а потом отозвал его?
Оформите документ «Отзыв заявления о выборе способа ведения трудовой книжки» в том же разделе. Первоначальное заявление удалять нельзя — в учёте должны остаться оба документа для корректной хронологии.
Почему сотрудник не попадает в отчёт ЭФС-1?
Чаще всего причины: не проведён документ заявления, не заполнен или неверен СНИЛС в карточке физического лица, либо кадровое событие уже было передано ранее. Проверьте эти данные и перезаполните сведения.
Можно ли ввести заявление задним числом?
Технически документ можно создать любой датой, но дата должна соответствовать реальному бумажному заявлению. Учтите, что сведения за прошлые периоды придётся досдать или скорректировать в СФР.
Обязательно ли обновлять 1С для работы с ЭТК?
Да. Формы отчётности в СФР и состав раздела электронных трудовых книжек поддерживаются только в актуальных релизах. На устаревшей версии вы рискуете сдать отчёт в недействующем формате и получить отказ.
Что важно запомнить
Заявление на электронную трудовую книжку регистрируется в 1С:ЗУП 3.1 через раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки». Дата и способ ведения должны совпадать с бумажным заявлением, отзыв оформляется отдельным документом, а в СФР передаются только сведения ЭФС-1.