Где в 1С найти уволенных сотрудников

Уволенные сотрудники в программах 1С не удаляются из базы — они остаются в справочниках и документах, но скрываются из текущих списков. Поэтому «не могу найти уволенного» почти всегда означает, что в списке включён отбор только по работающим или не развёрнут нужный раздел меню.

Точное расположение зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровые данные ведутся полноценно, в 1С:ERP или «Управление нашей фирмой» — в упрощённом виде, а в 1С:Бухгалтерии кадровый учёт ограничен. Ниже разобраны основные способы найти уволенного сотрудника в каждом сценарии.

Где хранятся данные об уволенных в справочнике «Сотрудники»

Основное место поиска — справочник «Сотрудники». В 1С:ЗУП 3.1 он находится в разделе «Кадры» → «Сотрудники». В 1С:ERP — «НСИ и администрирование» или «Кадры» → «Сотрудники», в 1С:Бухгалтерии 8.3 — раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники».

По умолчанию список обычно показывает только действующих работников. Уволенный сотрудник не удалён — он просто отфильтрован. Чтобы увидеть всех, снимите или измените отбор:

• в ЗУП 3.1 нажмите «Ещё» → «Настроить список» и проверьте отбор по полю «В архиве» — уволенные помещаются в архив, и стандартный отбор скрывает архивные элементы;
• либо используйте кнопку отбора в командной панели списка: в некоторых версиях есть переключатель «Показывать уволенных»;
• в 1С:Бухгалтерии откройте «Ещё» → «Настроить список» и уберите отбор или добавьте условие по реквизиту, связанному с увольнением.

После снятия отбора в списке появятся все сотрудники, включая уволенных. Найти нужного можно поиском по фамилии в строке поиска списка.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   Нажмите «Ещё» → «Настроить список»
3. 3
   Найдите отбор по полю «В архиве» и отключите его или установите «Равно — Да» для показа только уволенных
4. 4
   Примените настройку и найдите сотрудника поиском по фамилии
5. 5
   Откройте карточку и проверьте документ увольнения в ссылке «Оформлено на основании» или на закладке «Трудовая деятельность»

Как найти уволенных через кадровые отчёты

Если нужен не один человек, а список уволенных за период, удобнее отчёты. В ЗУП 3.1 откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» и выберите подходящий:

• «Уволенные сотрудники» — список уволенных за выбранный период с датами и основаниями;
• «Штатные сотрудники» / «Остатки отпусков» и другие отчёты, где в настройках можно добавить отбор по признаку увольнения;
• «Сотрудники организаций» — универсальный отчёт, в настройках которого («Настройки» → «Отбор») добавьте условие по дате увольнения или признаку «В архиве».

В 1С:ERP кадровые отчёты находятся в разделе «Кадры» → «Отчёты», состав зависит от включённых функциональных опций. В 1С:Бухгалтерии кадровых отчётов мало, поэтому уволенных проще искать через справочник или журнал документов «Увольнение».

Поиск через документы увольнения

Третий способ — журнал кадровых документов. В ЗУП 3.1: «Кадры» → «Все кадровые документы» или отдельный журнал «Увольнения» («Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Откройте журнал и отфильтруйте по виду документа «Увольнение» — получите список всех приказов с сотрудниками и датами.

Через поиск документа удобно проверить конкретного человека: откройте документ увольнения и убедитесь, что он проведён, дата увольнения корректна, а организация и подразделение соответствуют ожиданиям. Если в базе несколько организаций, журнал нужно отфильтровать по нужной.

В 1С:Бухгалтерии документы увольнения находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или «Все документы по сотруднику» из карточки сотрудника).

Особенности поиска в разных конфигурациях

Логика едина, но пути в меню различаются. Сводно по популярным конфигурациям:

Точные названия пунктов могут отличаться в зависимости от версии и настроенного интерфейса. Если раздела не видно, проверьте права пользователя и включённые функциональные опции (например, в Бухгалтерии кадровый учёт включается в настройках учёта зарплаты).

Маршрут решения

Как выбрать способ поиска

Нужен один конкретный человекОткройте справочник «Сотрудники», снимите отбор по архиву и найдите по фамилии

Нужен список уволенных за периодСформируйте отчёт «Уволенные сотрудники» в кадровых отчётах

Нужно проверить дату и основание увольненияОткройте журнал документов увольнений и найдите приказ

Сотрудник не находится нигдеПроверьте права доступа, выбранную организацию и не был ли элемент помечен на удаление

Почему уволенный сотрудник не находится: типичные причины

Чаще всего сотрудник «пропадает» по одной из следующих причин:

• в списке остался отбор «в архиве — нет» — уволенные скрыты;
• документ увольнения создан, но не проведён — сотрудник числится работающим и фильтры ведут себя неожиданно;
• поиск ведётся не по той организации — в базе несколько юрлиц, а человек оформлен в другой;
• у пользователя нет прав на раздел кадров — справочник или часть данных недоступны;
• элемент помечен на удаление при ошибочных действиях — тогда его видно только с включённым показом помеченных.

Отдельная ситуация — дубли физических лиц. Если при приёме сотрудника завели повторно вместо восстановления из архива, в базе будет две карточки: одна уволенная, другая действующая. Это мешает отчётности и персональному учёту, дубли нужно объединять штатными средствами поиска дублей.

Что можно и нельзя делать с карточкой уволенного

Карточку уволенного сотрудника нельзя удалять: на неё ссылаются документы начислений, выплат, налоговых регистров и отчётности прошлых периодов. Удаление или пометка на удаление приведёт к битым ссылкам и ошибкам при перепроведении и формировании отчётов.

Безопасные действия: просмотр карточки, печать справок и копий приказов, формирование отчётов по прошлым периодам, окончательный расчёт при увольнении, корректировка данных через исправительные документы. Если нужно изменить кадровое событие (например, отменить увольнение), используйте предусмотренные конфигурацией механизмы — в ЗУП есть документы отмены и исправления кадровых событий.

Быстрая проверка результата

После того как нашли сотрудника, убедитесь, что данные полные и корректные: в карточке указана дата увольнения, есть проведённый документ-основание, в расчётных данных отражён окончательный расчёт. Если сотрудник найден через отчёт, сверьте количество записей с журналом документов увольнений за тот же период — числа должны совпадать.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Есть дата увольнения и ссылка на проведённый приказ

Тревожный признак

Дата пустая или документ не проведён — увольнение не оформлено до конца

Отчёт по уволенным против журнала документов

Норма

Количество уволенных в отчёте совпадает с числом проведённых приказов

Тревожный признак

Расхождения — есть непроведённые документы или неверный период

Поиск по фамилии

Норма

Одна карточка физического лица

Тревожный признак

Несколько дублей — требуется объединение

Частые вопросы

Удаляются ли уволенные сотрудники из 1С автоматически?

Нет. Программа помещает их в архив и скрывает из текущих списков, но все данные — карточка, документы, начисления — остаются в базе для отчётности и справок за прошлые периоды.

Почему уволенный сотрудник всё ещё виден в списке работающих?

Скорее всего, документ увольнения не проведён или дата увольнения ещё не наступила. Проверьте приказ в журнале кадровых документов и проведите его.

Как восстановить ошибочно уволенного сотрудника?

В ЗУП 3.1 для этого есть механизмы отмены кадровых событий — например, документ отмены увольнения или исправление приказа. Удалять приказ вручную не рекомендуется, если по нему уже сформированы расчёты и отчётность.

Можно ли найти уволенного, если не помню точное написание фамилии?

Да. Снимите отбор по архиву в справочнике «Сотрудники» и используйте поиск по части фамилии, либо сформируйте отчёт «Уволенные сотрудники» за широкий период и найдите человека в списке.

Нет прав на раздел «Кадры» — как получить список уволенных?

Обратитесь к администратору базы: нужны права на кадровые справочники и документы. Без соответствующей роли раздел и отчёты будут недоступны независимо от настроек отбора.