Где в 1С найти среднесписочную численность работников

Среднесписочная численность (ССЧ) нужна для отчётности в ФНС, статистику, расчёта льгот и подтверждения права на спецрежимы. В программах 1С этот показатель не хранится как отдельное поле — он рассчитывается специальными отчётами на основе кадровых данных: приёмов, увольнений, переводов и графиков работы.

Место, где искать ССЧ, зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть полноценный кадровый отчёт «Численность и текучесть кадров» (в старых релизах — «Среднесписочная численность»). В 1С:Бухгалтерии показатель формируется в регламентированном отчёте «Сведения о среднесписочной численности» и в статистических формах.

Точность расчёта напрямую зависит от того, насколько корректно ведётся кадровый учёт: все ли сотрудники оформлены документами, указаны ли ставки, нет ли «висящих» неуволенных. Поэтому ниже разберём не только путь к отчёту, но и способы проверить результат и исправить типовые проблемы.

Где находится отчёт по среднесписочной численности в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» откройте раздел «Кадры» и перейдите по ссылке «Кадровые отчёты». В списке найдите отчёт «Численность и текучесть кадров» — в актуальных релизах именно он показывает среднесписочную численность за выбранный период. В ранних версиях программы существовал отдельный отчёт «Среднесписочная численность», который сейчас объединён с показателями текучести.

Установите период (месяц, квартал, год — в зависимости от того, для чего нужен показатель), при необходимости выберите организацию или подразделение и нажмите «Сформировать». Отчёт выводит списочную численность на начало и конец периода, среднесписочную численность, а также данные о приёмах и увольнениях.

Если нужного отчёта нет в списке, проверьте права пользователя: кадровые отчёты доступны профилям «Кадровик», «Расчётчик зарплаты» и «Настройка и администрирование». Также отчёт может быть скрыт настройкой интерфейса — воспользуйтесь поиском по разделу или командой «Все отчёты».

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты».
2. 2
   Выберите отчёт «Численность и текучесть кадров».
3. 3
   Установите период и при необходимости отбор по организации или подразделению.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и найдите строку «Среднесписочная численность».
5. 5
   Сохраните или распечатайте отчёт через меню «Ещё».

Где найти ССЧ в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии предприятия» специализированного кадрового отчёта по ССЧ нет, но показатель рассчитывается в регламентированной отчётности. Откройте раздел «Отчёты» → «Регламентированные отчёты», создайте новый отчёт и в списке форм найдите «Сведения о среднесписочной численности» либо статистическую форму (например, П-4), где этот показатель также присутствует.

При создании отчёта программа автоматически рассчитает численность на основании документов «Приём на работу», «Кадровый перевод» и «Увольнение», проведённых в разделе «Зарплата и кадры». Если кадровые документы в базе не ведутся (например, зарплата считается в другой программе), автоматический расчёт будет пустым или неверным.

В этом случае значение можно ввести вручную прямо в форме отчёта: откройте нужную ячейку и впишите рассчитанный показатель. Ручной ввод допустим, но ответственность за корректность цифры ложится на бухгалтера — держите под рукой расчёт по табелю или данные из внешней системы кадрового учёта.

Как программа считает среднесписочную численность

Расчёт в 1С следует общим правилам статистики: ССЧ за месяц — это сумма списочной численности за каждый календарный день месяца, делённая на число календарных дней. В списочную численность включаются сотрудники, работающие по трудовому договору, включая временных и находящихся в командировках. Сотрудники в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком в среднесписочную численность не включаются.

Совместители учитываются по-разному: внешние совместители в ССЧ не входят, внутренние учитываются как один человек по основному месту работы. Сотрудники на неполной ставке включаются пропорционально отработанному времени — программа берёт данные из графиков работы и занимаемых ставок.

Понимание логики расчёта помогает объяснить расхождения. Например, если сотрудник уволен в середине месяца, он всё равно попадёт в ССЧ пропорционально отработанным дням. Если в отчёте видны дробные значения — это норма, а не ошибка округления.

Почему отчёт показывает неверную численность

Самая частая причина искажений — непроведённые или отсутствующие кадровые документы. Если сотрудник работает, но документ «Приём на работу» не создан или не проведён, программа его не увидит. Обратная ситуация: человек давно ушёл, а приказ об увольнении не оформлен — он продолжит «висеть» в списочной численности.

Вторая причина — некорректно заполненные ставки и графики. Если сотруднику на полставки в документе приёма указана целая ставка, ССЧ завысится. Проверьте также даты документов: приём, проведённый «задним числом» после формирования отчёта, изменит ранее полученные цифры — пересформируйте отчёт.

Третья группа проблем — техническая: устаревший релиз конфигурации, сбой при обновлении, ограничение прав. Если цифры выглядят явно неправдоподобно при корректных данных, обновите конфигурацию до актуального релиза и проверьте отчёт повторно.

Как проверить правильность расчёта

Сверьте результат отчёта с первичными данными. Сформируйте список сотрудников на конец периода (в ЗУП — отчёт «Список сотрудников» или «Штатная расстановка») и сопоставьте со списочной численностью. Разница между списочной и среднесписочной численностью должна быть объяснима: увольнения в течение периода, декретницы, неполные ставки.

Для ручной проверки возьмите табель учёта рабочего времени и посчитайте ССЧ за один месяц: просуммируйте численность по дням и разделите на количество дней. Совпадение с данными 1С с точностью до десятых долей — признак корректного учёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Списочная численность на конец периода

Норма

Совпадает с числом действующих сотрудников по кадровым документам

Тревожный признак

В списке есть уволенные или отсутствуют принятые сотрудники

ССЧ за месяц

Норма

Сходится с ручным расчётом по табелю с точностью до десятых

Тревожный признак

Расхождение в целые единицы без объяснимой причины

Декретницы и внешние совместители

Норма

Не входят в ССЧ, но видны в списочной численности

Тревожный признак

Включены в среднесписочную или наоборот потеряны из списков

Что делать, если отчёта нет или он недоступен

Если в меню нет нужного отчёта, сначала проверьте версию и релиз конфигурации: названия и состав отчётов меняются между версиями. Воспользуйтесь строкой поиска в панели функций — введите «численность», и программа покажет все связанные объекты.

Когда стандартного отчёта недостаточно (нужна детализация по подразделениям, нестандартная группировка), используйте «Универсальный отчёт» по регистрам кадрового учёта или внешние отчёты. В ЗУП также доступна выгрузка данных для статистических форм, где ССЧ рассчитывается автоматически.

Маршрут решения

Как выбрать способ получения ССЧ

Ведёте полный кадровый учёт в 1С:ЗУПИспользуйте отчёт «Численность и текучесть кадров» — он даст точный автоматический расчёт

Работаете в 1С:Бухгалтерии и ведёте кадровые документыСформируйте регламентированный отчёт «Сведения о среднесписочной численности»

Кадровый учёт ведётся вне 1СРассчитайте ССЧ по табелю вручную и введите значение в форму отчёта вручную

Нужна нестандартная аналитика по численностиПостройте универсальный отчёт по кадровым регистрам или подключите внешний отчёт

Если доступ к отчёту закрыт правами, обратитесь к администратору базы: ему нужно добавить пользователю профиль «Кадровик» или «Расчётчик зарплаты». Самостоятельно менять настройки прав без понимания ролевой модели не стоит — можно случайно открыть доступ к персональным данным и зарплате лишним сотрудникам.

Часто задаваемые вопросы

Почему в отчёте дробное число сотрудников?

Это нормально: среднесписочная численность — расчётный показатель. Дробная часть возникает из-за увольнений и приёмов в середине периода, а также из-за сотрудников на неполной ставке, учитываемых пропорционально. Округление до целых выполняется только при сдаче отдельных форм по правилам конкретного отчёта.

Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?

Нет, внешние совместители в ССЧ не включаются — они учитываются отдельно. Внутренние совместители считаются один раз по основному месту работы. Если в отчёте совместители попали в ССЧ, проверьте вид занятости в документах приёма.

Отчёт пустой, хотя сотрудники есть. Что делать?

Проверьте, проведены ли документы приёма на работу и заполнена ли в них организация. Убедитесь, что в отборе отчёта выбрана правильная организация и период. Также проверьте права пользователя — при ограниченных правах отчёт может формироваться без данных.

Можно ли получить ССЧ по подразделению?

Да. В отчёте «Численность и текучесть кадров» в 1С:ЗУП установите отбор по подразделению в настройках (кнопка «Настройки» или поле отбора в шапке отчёта). В бухгалтерской регламентированной форме такой детализации нет — там показатель считается по организации в целом.

Совпадает ли ССЧ в 1С со списочной численностью?

Нет, это разные показатели. Списочная численность — количество сотрудников на конкретную дату. Среднесписочная — среднее значение за период с учётом движения кадров и исключением отдельных категорий (например, сотрудниц в отпуске по беременности и уходу за ребёнком).

Как часто нужно сдавать сведения о среднесписочной численности?

Показатель ССЧ включается в расчёт по страховым взносам и статистические формы, периодичность которых устанавливается законодательством. Отдельная ежегодная форма сведений о ССЧ отменена, но сам показатель по-прежнему обязателен в составе другой отчётности — уточняйте актуальные требования у своего бухгалтера или в нормативных источниках.