Другое · 8 мин
Где в 1С найти список сотрудников
Где в 1С найти список сотрудников: справочник в ЗУП, Бухгалтерии и УНФ, отборы, печать списка, типичные ошибки и способы выгрузки данных.
Список сотрудников в программах 1С хранится в справочнике «Сотрудники» (в некоторых конфигурациях — «Физические лица» и «Сотрудники» как связанные объекты). Путь к нему зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП это раздел «Кадры», в 1С:Бухгалтерии — раздел «Зарплата и кадры», в 1С:УНФ — раздел «Компания» или «Зарплата». Ниже разобраны конкретные пути для основных конфигураций, способы отбора, печати и выгрузки списка.
Важно понимать различие двух сущностей: справочник «Физические лица» содержит всех людей, когда-либо упоминавшихся в базе (включая кандидатов и уволенных), а справочник «Сотрудники» — записи о трудовых отношениях. Один человек может иметь несколько записей сотрудника, если работает по основному месту и по совместительству. Поэтому для кадровых задач почти всегда нужен именно справочник «Сотрудники».
Список сотрудников в 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом)
В конфигурации 1С:ЗУП 8.3 откройте раздел «Кадры» в верхней или боковой панели разделов и выберите пункт «Сотрудники». Откроется список с карточками всех сотрудников. По умолчанию обычно показываются работающие сотрудники; уволенные скрыты настройкой отбора.
Чтобы увидеть уволенных, нажмите кнопку «Ещё» в форме списка и проверьте настройки отбора, либо используйте переключатель вида списка, если он предусмотрен в вашей версии. Также полный список физических лиц доступен по пути «Кадры» → «Физические лица».
Если нужны сотрудники конкретного подразделения, используйте поле быстрого поиска вверху списка или настройте отбор через «Ещё» → «Настроить список», добавив условие по полю «Подразделение».
- 1Откройте раздел «Кадры»
- 2Выберите пункт «Сотрудники»
- 3При необходимости снимите отбор, скрывающий уволенных
- 4Используйте строку поиска или настройку списка для фильтрации
- 5Для печати нажмите «Ещё» → нужный вариант печатной формы или выведите список в табличный документ
Список сотрудников в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 список находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Если раздела «Зарплата и кадры» нет в панели разделов, проверьте, что в настройках функциональности («Администрирование» → «Настройки программы» → «Функциональность») включён учёт зарплаты и кадров.
В списке сотрудников доступны стандартные возможности: поиск по подстроке, сортировка по колонкам, отбор. Кнопка «Ещё» позволяет настроить список, изменить его представление и вывести данные в табличный документ для печати или сохранения в Excel.
Если в базе ведётся несколько организаций, обратите внимание на отбор по организации: список может показывать сотрудников только одной компании. Уберите или измените отбор, чтобы увидеть всех.
Список сотрудников в других конфигурациях: УНФ, УТ, ERP
В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) список открывается через раздел «Компания» → «Сотрудники» либо «Зарплата» → «Сотрудники» в зависимости от версии. В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP кадровый учёт ограничен: сотрудники там представлены как пользователи и физические лица, а полноценный список с кадровыми данными ведётся в ЗУП, с которой выполняется синхронизация.
В УТ 11 физические лица доступны через «НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Физические лица», а пользователи — через «НСИ и администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи». Не путайте список пользователей информационной базы со списком сотрудников: это разные объекты.
Сравнение путей по конфигурациям
Кадры → Сотрудники. Полный кадровый учёт, есть уволенные, совместители, кадровые документы.
Зарплата и кадры → Сотрудники. Упрощённый кадровый учёт, достаточен для небольших компаний.
Компания → Сотрудники. Базовый список с должностями и подразделениями.
Полноценного списка нет; используются физические лица и пользователи, кадры ведутся в ЗУП.
Как найти справочник через «Все функции»
Если нужный пункт отсутствует в меню из-за настроек интерфейса или прав, универсальный способ — открыть справочник напрямую. Нажмите кнопку главного меню (кружок со стрелкой в левом верхнем углу) и выберите «Все функции». В открывшемся окне раскройте ветку «Справочники» и найдите «Сотрудники» или «Физические лица».
Если пункт «Все функции» не отображается, включите его: «Сервис» (или главное меню) → «Параметры» → установите флажок «Отображать команду "Все функции"». После этого команда станет доступна.
Как отфильтровать, распечатать и выгрузить список
Для фильтрации используйте «Ещё» → «Настроить список»: добавьте условия по подразделению, должности, дате приёма, признаку увольнения. Настройку можно сохранить как стандартную, чтобы не повторять каждый раз.
Для печати или выгрузки выделите нужные строки (или весь список) и нажмите «Ещё» → «Вывести список». В диалоге отметьте нужные колонки — программа сформирует табличный документ, который можно распечатать или сохранить в Excel через «Файл» → «Сохранить как». В ЗУП также доступны готовые отчёты: «Штатное расписание», «Списки сотрудников», «Остатки отпусков» — раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты».
Как проверить результат
Совпадает с ожидаемой численностью с учётом уволенных
Список короче — вероятно, действует скрытый отбор
Уволенные видны при снятом отборе
Уволенные не отображаются даже без отбора — проверьте настройки вида списка
Все отмеченные колонки присутствуют в файле
Часть колонок пустая — поля не заполнены в карточках сотрудников
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — поиск сотрудника в списке пользователей информационной базы. Пользователь — это учётная запись для входа в программу, и она может отсутствовать у сотрудника, который не работает в 1С. Другая ошибка — попытка найти совместителя по фамилии, когда в списке уже есть его основная запись: ищите вторую строку с тем же именем и другим видом занятости.
Ограничение прав — ещё одна типичная причина «пропавшего» списка. Если у пользователя роль без доступа к кадровым данным, справочник будет пустым или недоступным. Также в распределённых базах после обмена данные могут появляться с задержкой — проверьте, выполнена ли синхронизация.
FAQ
Почему в списке сотрудников не видно уволенных?
В форме списка обычно действует отбор, скрывающий уволенных. Откройте «Ещё» → «Настроить список» и снимите условие по признаку увольнения, либо переключите представление списка, если такая кнопка есть в вашей версии конфигурации.
Чем справочник «Физические лица» отличается от «Сотрудники»?
«Физические лица» — это люди как таковые (ФИО, ИНН, паспортные данные), а «Сотрудники» — записи о трудовых отношениях с организацией. Один человек может иметь несколько записей сотрудника: основное место работы и совместительство.
Как выгрузить список сотрудников в Excel?
Откройте список, нажмите «Ещё» → «Вывести список», отметьте нужные колонки и сформируйте табличный документ. Затем сохраните его через «Файл» → «Сохранить как», выбрав формат Excel. В ЗУП альтернатива — кадровый отчёт «Списки сотрудников» с кнопкой сохранения.
Почему справочник «Сотрудники» отсутствует в меню?
Либо отключена функциональность кадрового учёта (проверьте «Администрирование» → «Функциональность»), либо у вашей роли нет прав на этот объект. Откройте справочник через «Все функции» → «Справочники»; если его нет и там — обратитесь к администратору базы.
Как найти сотрудника по табельному номеру?
В форме списка включите отображение колонки «Код» (табельный номер часто совпадает с кодом) через «Ещё» → «Изменить форму», затем используйте поиск по этой колонке. В ЗУП также доступен отчёт «Списки сотрудников» с отбором по табельному номеру.
Что важно запомнить
Список сотрудников — это справочник «Сотрудники»: в ЗУП он в разделе «Кадры», в Бухгалтерии — в «Зарплата и кадры», в УНФ — в «Компания». Резервный путь — «Все функции» → «Справочники». Для печати и выгрузки используйте «Ещё» → «Вывести список», а уволенных показывает снятие отбора, а не удаление данных.