Где в 1С найти отчет о среднесписочной численности работников

Отчет о среднесписочной численности (ССЧ) нужен бухгалтерам и кадровикам регулярно: его данные требуются для статистической отчетности, расчета некоторых налогов и подтверждения права на льготы. В типовых конфигурациях 1С этот показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых документов — приемов, увольнений и переводов, но путь к нужному отчету зависит от конфигурации и её версии.

В 1С:ЗУП среднесписочная численность доступна сразу в нескольких местах: есть специализированный отчет «Среднесписочная численность работников», а также аналитические отчеты по штатной расстановке. В 1С:Бухгалтерии показатель чаще всего смотрят через справку-расчет или регламентированную отчетность, поскольку полноценный кадровый блок там ограничен.

Ниже разобраны конкретные пути в меню для основных конфигураций, способы проверить корректность расчета и типичные причины, по которым цифра в отчете расходится с ожиданиями кадровика.

Где найти отчет в 1С:ЗУП 3.1

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» основной путь выглядит так: раздел «Отчеты, справки» → подраздел «Кадровые отчеты» → «Среднесписочная численность работников». Отчет строится за произвольный период: вы задаете дату начала и окончания, выбираете организацию и нажимаете «Сформировать».

Результат показывает среднесписочную численность помесячно и итогом за период. Программа учитывает работников по основному месту работы, отдельно могут выводиться внешние совместители и лица, работающие по договорам ГПХ, — в зависимости от настроек варианта отчета.

Если отчет не виден в списке, проверьте права пользователя: доступ к кадровым отчетам может быть ограничен ролью. Также воспользуйтесь строкой поиска в разделе «Отчеты, справки» — введите «среднесписочная», и система покажет подходящие объекты.

1. 1
   Откройте раздел «Отчеты, справки» на панели разделов
2. 2
   Выберите «Кадровые отчеты» и найдите «Среднесписочная численность работников»
3. 3
   Укажите период расчета и организацию
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте помесячную разбивку

Где искать показатель в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «1С:Бухгалтерии предприятия 8.3» кадровый учет ведется в упрощенном виде, поэтому отдельного развитого отчета по ССЧ может не быть — многое зависит от релиза. Основные варианты: раздел «Отчеты» → «Регламентированные отчеты», где сведения о численности формируются как часть отчетности, либо отчеты по зарплате в разделе «Зарплата и кадры».

Практический путь: «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате» → отчеты по численности работников. В ряде релизов доступен отчет «Среднесписочная численность» напрямую. Если его нет, численность можно получить через «Список сотрудников» с группировкой по периодам, но помесячный расчет по правилам Росстата придется контролировать вручную.

Для организаций, где в бухгалтерии ведется только расчет налогов, а кадры — в ЗУП, правильнее брать ССЧ именно из ЗУП: там учитываются неполные ставки, внутренние совместители и отпуска без сохранения зарплаты по правилам расчета.

Как программа считает среднесписочную численность

Расчет строится на кадровых документах: приемах на работу, увольнениях, кадровых переводах. Для каждого календарного дня определяется списочная численность, затем сумма за месяц делится на число календарных дней. ССЧ за квартал или год — это сумма помесячных значений, деленная на количество месяцев.

Не включаются в среднесписочную численность внешние совместители, работники по договорам ГПХ, а также отдельные категории — например, сотрудницы в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком. Работники на неполной ставке учитываются пропорционально отработанному времени, если неполное время установлено по соглашению.

Поэтому корректность отчета напрямую зависит от полноты кадровых данных. Если прием или увольнение проведен задним числом после формирования отчета, цифра изменится — отчет нужно пересформировать.

Как проверить правильность расчета

Сверьте данные отчета с кадровыми документами: сформируйте «Список работников организации» или «Штатную расстановку» на начало и конец периода и сопоставьте с динамикой ССЧ. Резкие скачки численности без реальных приемов и увольнений — признак ошибки в данных.

Проверьте сотрудников с неполным рабочим временем: они должны учитываться пропорционально. Также убедитесь, что внутренние совместители не задваиваются — в ССЧ работник по основному месту учитывается как единица.

Контрольные точки

Как проверить результат

Помесячная динамика ССЧ

Норма

Изменения соответствуют приемам и увольнениям

Тревожный признак

Скачки без кадровых документов

Внутренние совместители

Норма

Учтены один раз по основному месту

Тревожный признак

Численность завышена на число совместителей

Сотрудники в декретных отпусках

Норма

Исключены из ССЧ

Тревожный признак

Входят в расчет и завышают показатель

Типичные ошибки и их причины

Чаще всего расхождения возникают из-за непроведенных или отмененных кадровых документов, дублирования личных карточек сотрудников и некорректно введенных данных о неполном рабочем времени. Еще одна частая причина — отчет сформирован по обособленному подразделению, а ожидалась численность по всей организации.

Что делать, если отчет не формируется или дает неверные данные

Если отчет открывается пустым, проверьте: задан ли период, выбрана ли организация, есть ли вообще проведенные кадровые документы за этот период. В свежей базе без введенных приемов на работу отчет закономерно будет пустым.

При подозрении на ошибки расчета после переноса данных из другой программы имеет смысл выполнить тестирование и исправление информационной базы только после создания резервной копии, а расхождения в кадровых данных устранять документами, а не ручной правкой регистров.

FAQ

Можно ли выгрузить отчет о ССЧ в Excel?

Да. После формирования отчета используйте кнопку «Сохранить» или «Файл → Сохранить как» и выберите формат табличного документа (MXL) или Excel. Табличный документ сохраняет помесячную разбивку и итоги.

Почему ССЧ в ЗУП и в Бухгалтерии отличается?

Обычно из-за разной полноты данных: в Бухгалтерии кадровый учет упрощен, а в ЗУП учитываются неполные ставки, совместители и отпуска. Эталонным считается расчет из ЗУП, если кадры ведутся там.

Учитываются ли внешние совместители в среднесписочной численности?

Нет, внешние совместители в ССЧ не включаются — это отдельный показатель. Внутренние совместители учитываются один раз по основному месту работы.

Как получить ССЧ за прошлый год, если база обновлялась?

Обновление конфигурации не удаляет кадровые документы. Сформируйте отчет за нужный период прошлого года — расчет будет выполнен по сохранившимся данным текущей версии программы.

Что делать, если отчет показывает дробное число?

Дробное значение — норма для ССЧ, поскольку это средний показатель. Для отчетности применяются правила округления, принятые в конкретной форме: обычно до целых по математическим правилам.