Где в 1С найти графики работы сотрудников

Графики работы сотрудников в 1С хранятся в специальном справочнике, и именно от него зависят расчёт зарплаты, заполнение табеля и учёт рабочего времени. В 1С:ЗУП 3.1 основной путь к графикам — раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников». В более простых конфигурациях, например 1С:Бухгалтерии 8, используется справочник «Графики работы» в разделе «Зарплата и кадры» или «Справочники».

Важно различать два объекта: сам график (шаблон режима работы, например «пятидневка 40 часов» или «сутки через трое») и назначение графика конкретному сотруднику, которое выполняется кадровыми документами. Если график найден, но сотруднику он не назначен, расчёт отработанного времени будет некорректным.

Ниже разобраны пути к графикам в разных конфигурациях, способы их настройки и заполнения, проверка назначения сотрудникам и типичные ошибки, из-за которых табель и начисления «не сходятся».

Где находятся графики работы в 1С:ЗУП 3.1

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» графики работы хранятся в справочнике «Графики работы сотрудников». Быстрый путь: главное меню → «Настройка» → раздел «Предприятие» или «Рабочее время» → «Графики работы сотрудников». Во многих релизах тот же справочник продублирован в разделе «Зарплата» → «Графики работы сотрудников».

Если нужного пункта не видно, воспользуйтесь поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу (или Ctrl+Shift+F в некоторых режимах) и введите «графики работы». Также справочник можно открыть через «Все функции» (кнопка с тремя полосками → «Все функции») → «Справочники» → «Графики работы сотрудников». Пункт «Все функции» доступен, если он включён в параметрах интерфейса и у пользователя есть соответствующие права.

Отсутствие пункта в меню чаще всего означает ограничение прав: пользователю не назначена роль, позволяющая видеть настройки учёта рабочего времени. В этом случае обратитесь к администратору базы — самостоятельно менять роли не стоит, это может нарушить разграничение доступа к персональным данным.

Где искать графики в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровый учёт упрощённый, но графики там тоже есть. Путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Графики работы». Если раздела нет, проверьте «Главное» → «Функциональность» → вкладка «Сотрудники и зарплата»: должны быть включены опции учёта зарплаты и кадров.

В 1С:Бухгалтерии графики используются в основном для автоматического заполнения документа «Начисление зарплаты» — программа по графику определяет норму дней и часов. Функциональность заметно уже, чем в ЗУП: нет гибких сменных шаблонов и сложных циклов.

В отраслевых решениях (1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) графики обычно находятся в разделах «Зарплата и персонал», «Бюджетирование и планирование» или «НСИ и администрирование». Общий принцип одинаков: ищите справочник со словами «графики» в разделе кадров или настроек, либо используйте строку поиска по функциям.

Как открыть и посмотреть настройки конкретного графика

Откройте список графиков и дважды щёлкните нужный элемент. В карточке графика видны ключевые параметры: способ заполнения (по дням недели, по циклам произвольной длины), график нормы времени, виды времени (явка, ночные, вечерние часы) и расписание работы по дням.

Поле «График нормы» важно для сменных режимов: норма часов рассчитывается по базовому графику, обычно по пятидневке. Если это поле не заполнено, при расчёте оклада за неполный месяц норма времени может определиться неверно.

После изменения параметров графика обязательно нажмите «Записать», а затем выполните заполнение календаря графика (кнопка «Заполнить» или автоматическое заполнение при записи — зависит от релиза). Без заполненного календаря на конкретные даты программа не сможет посчитать плановые часы.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников»
2. 2
   Найдите нужный график в списке и откройте его двойным щелчком
3. 3
   Проверьте способ заполнения, виды времени и график нормы
4. 4
   При необходимости скорректируйте расписание и запишите элемент
5. 5
   Убедитесь, что календарь графика заполнен на нужный период

Как создать и заполнить новый график

В списке графиков нажмите «Создать». Укажите наименование, понятное кадровику и расчётчику (например, «Пятидневка 8 ч» или «2/2 по 12 часов»). Выберите способ заполнения: «По дням недели» подходит для стандартных режимов, «По циклам произвольной длины» — для сменных графиков вроде «сутки через трое».

Задайте расписание работы: для каждого дня недели или шага цикла укажите время начала и окончания, перерывы. Если сотрудники работают ночью, добавьте вид времени «Ночные часы» — иначе доплата за ночную работу не рассчитается автоматически.

После сохранения заполните календарь графика. Проверьте итоговые показатели: количество рабочих дней и часов за месяц должно соответствовать производственному календарю (для пятидневки) или расчётной норме для сменного режима. Расхождение на этом этапе гарантированно приведёт к ошибкам в расчёте зарплаты.

Как проверить, какой график назначен сотруднику

Сам график в справочнике — это только шаблон. Привязка к сотруднику выполняется кадровыми документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение графика работы списком сотрудников». Чтобы узнать текущий график сотрудника, откройте его карточку (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и посмотрите поле «График работы» — там отображается актуальное значение из последнего кадрового документа.

Для массовой проверки используйте отчёты: «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатное расписание» или «Сотрудники» с выводом колонки графика. Также полезен отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» («Зарплата» → «Отчёты по зарплате»): если график назначен верно, табель заполнится плановыми явками автоматически.

Типичная ситуация: график в справочнике настроен правильно, но сотруднику назначен другой (например, старый график до перевода). Тогда табель и начисления считаются по устаревшему режиму. Исправление — документ «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы» с даты, с которой должен действовать новый режим.

Контрольные точки

Как проверить результат

Календарь графика

Норма

Заполнен на весь текущий год, суммы часов совпадают с производственным календарём

Тревожный признак

Пустые месяцы или нулевая норма часов

Назначение сотруднику

Норма

В карточке сотрудника указан актуальный график

Тревожный признак

Поле пустое или указан устаревший график

Табель Т-13

Норма

Автоматически заполняется явками по графику

Тревожный признак

Табель пустой или заполнен по другому режиму

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — незаполненный календарь графика на новый год. В начале января расчёт зарплаты «ломается»: норма времени равна нулю, сотрудникам на окладе начисляются неверные суммы. Решение — открыть график и заполнить календарь на новый период.

Вторая распространённая проблема — изменение графика напрямую вместо оформления кадрового перевода. Если режим работы сотрудника изменился, править нужно не только справочник, но и назначение через документ, иначе в учёте останется старый график.

Учтите ограничение: один график, назначенный множеству сотрудников, меняется для всех сразу. Если нужно изменить режим только части коллектива, создайте отдельный график и переведите на него нужных сотрудников. Также помните, что в демонстрационных и базовых версиях часть настроек (например, индивидуальные графики сотрудника через документ «Индивидуальный график») может быть недоступна.

Частые вопросы

Почему в меню нет пункта «Графики работы сотрудников»?

Чаще всего причина в правах доступа: пользователю не назначена роль кадровика или расчётчика. Реже — отключена функциональность учёта рабочего времени в настройках. Проверьте доступ через «Все функции» → «Справочники» и обратитесь к администратору базы для выдачи прав.

Чем график работы отличается от табеля?

График — это плановый режим работы (сколько и когда сотрудник должен работать). Табель — фактический учёт отработанного времени за месяц. Табель в 1С обычно заполняется автоматически по графику с учётом документов отсутствий: отпусков, больничных, командировок.

Как настроить сменный график «два через два»?

Создайте новый график, выберите способ заполнения «По циклам произвольной длины», задайте цикл из 4 дней: два рабочих дня с указанием времени и два выходных. Укажите график нормы (обычно пятидневку), заполните календарь и назначьте график сотрудникам кадровым документом.

Можно ли задать индивидуальный график одному сотруднику на месяц?

Да, в 1С:ЗУП для разовых отклонений используется документ «Индивидуальный график» (раздел «Зарплата» или «Кадры»). Он переопределяет плановое время сотрудника на конкретный месяц без изменения основного графика и без кадрового перевода.

График настроен, но зарплата считается неправильно. Что проверить?

Проверьте три вещи: заполнен ли календарь графика на расчётный месяц, какой график назначен сотруднику в последнем кадровом документе и совпадает ли норма часов в графике с ожидаемой. Также убедитесь, что в начислении (окладе) задан способ расчёта «По месячной тарифной ставке» с учётом нормы времени.

Нужно ли пересчитывать зарплату после изменения графика за прошлый месяц?

Да, если график или его назначение изменены задним числом за уже рассчитанный период, начисления за этот месяц нужно пересчитать, а при необходимости — сделать перерасчёт и отразить разницу в текущем периоде. Перед такими правками обязательно создайте резервную копию базы.