Где в 1С начислить дивиденды, чтобы они попали в 6-НДФЛ

Дивиденды — доход учредителя или акционера, с которого организация как налоговый агент удерживает НДФЛ. Чтобы суммы корректно отразились в расчёте 6-НДФЛ, недостаточно просто провести выплату в бухгалтерском учёте: программа должна зарегистрировать доход в налоговом учёте с правильным кодом дохода, датой фактического получения и исчисленным налогом.

Основная проблема на практике — дивиденды, начисленные «не тем» документом. Если провести их произвольной операцией или документом начисления зарплаты, в 6-НДФЛ они либо не попадут вовсе, либо попадут с неверным кодом и датой, что приведёт к расхождениям при камеральной проверке и требованиям из налоговой.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом есть специальный документ «Дивиденды», а в 1С:Бухгалтерии (без зарплатного блока) используется операция по счёту 75.02 с последующей регистрацией НДФЛ. Ниже разобраны оба сценария, проверка результата и типичные ошибки.

Какие документы в 1С формируют данные для 6-НДФЛ

Расчёт 6-НДФЛ в 1С заполняется не из бухгалтерских проводок, а из регистров налогового учёта по НДФЛ. Проводка Дт 75.02 Кт 68.01 сама по себе ничего в отчёт не переносит — нужен документ, который делает движения по регистрам «Учет доходов для исчисления НДФЛ» и «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ».

В типовых конфигурациях такими документами являются:

• «Дивиденды» — в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии с зарплатным функционалом;
• «Операция учета НДФЛ» — ручная регистрация дохода и налога, когда специализированного документа нет;
• «Ведомость…» на выплату — фиксирует дату фактического получения дохода и удержанный налог.

Если в базе ведётся только бухгалтерский учёт без зарплатных документов, цепочка всегда двухступенчатая: сначала начисление дивидендов и НДФЛ (проводки), затем регистрация в налоговом учёте. Пропуск второго шага — самая частая причина «пустого» 6-НДФЛ по дивидендам.

Начисление дивидендов в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом предусмотрен штатный документ «Дивиденды». Он находится в разделе «Зарплата» (иногда в разделе «Налоги и взносы», в зависимости от версии и настроек интерфейса). Если документа не видно, проверьте настройку состава начислений: в настройках расчёта зарплаты должна быть включена возможность учёта дивидендов.

Порядок заполнения документа:

1. Укажите организацию и дату начисления дивидендов.
2. Выберите получателя — учредителя из справочника физических лиц. Если учредитель не является сотрудником, его всё равно нужно завести как физлицо, но трудовой договор не требуется.
3. Введите сумму дивидендов. Программа автоматически рассчитает НДФЛ по применимой ставке с учётом статуса получателя (резидент/нерезидент).
4. Проверьте код дохода — для дивидендов он должен соответствовать действующему справочнику кодов доходов ФНС.
5. Проведите документ и проверьте движения по регистрам НДФЛ.

Дата получения дохода по дивидендам — это день их выплаты, а не день начисления. Поэтому после документа «Дивиденды» выплату оформляют ведомостью («Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» и т.п.) с видом выплаты «Дивиденды» — именно ведомость зафиксирует дату удержания налога, которая попадёт в раздел 2 расчёта 6-НДФЛ.

1. 1
   Включите учёт дивидендов в настройках расчёта зарплаты
2. 2
   Создайте документ «Дивиденды», выберите физлицо и укажите сумму
3. 3
   Проверьте рассчитанный НДФЛ и код дохода
4. 4
   Оформите выплату ведомостью с видом «Дивиденды» в день фактической выплаты
5. 5
   Сформируйте 6-НДФЛ и проверьте попадание сумм в разделы 1 и 2

Начисление дивидендов в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 ситуация зависит от того, используется ли зарплатный функционал. Если зарплата ведётся в этой же базе, документ «Дивиденды» доступен в разделе «Зарплата и кадры» — работайте с ним так же, как в ЗУП. Это предпочтительный вариант: документ сам делает и проводки, и движения по регистрам НДФЛ.

Если зарплатный учёт не ведётся, действуйте вручную в два этапа. Сначала создайте документ «Операция» (раздел «Операции» → «Операции, введенные вручную») с проводками: Дт 84.01 Кт 75.02 — начислены дивиденды; Дт 75.02 Кт 68.01 — удержан НДФЛ. В качестве субконто по счёту 75.02 укажите учредителя.

Затем зарегистрируйте доход в налоговом учёте документом «Операция учета НДФЛ» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все документы по НДФЛ»). На вкладке «Доходы» укажите физлицо, код дохода для дивидендов, дату получения дохода (дату выплаты) и сумму; на вкладке «Исчислено по ставкам» — сумму исчисленного налога. Без этого документа 6-НДФЛ дивиденды не увидит.

Какой код дохода и даты указывать

Для дивидендов в справочнике кодов доходов НДФЛ предусмотрен отдельный код. Использовать коды зарплаты или прочих доходов нельзя — это исказит отчётность и справки о доходах физлиц. Код подставляется автоматически, если доход введён специализированным документом «Дивиденды»; при ручной операции учёта НДФЛ код нужно выбрать самостоятельно из справочника «Виды доходов НДФЛ».

Ключевые даты, от которых зависит заполнение 6-НДФЛ:

• дата фактического получения дохода — день выплаты дивидендов (перечисления на счёт или выдачи из кассы);
• дата удержания налога — совпадает с датой выплаты;
• срок перечисления НДФЛ — не позднее следующего рабочего дня после выплаты.

Если дивиденды начислены в одном квартале, а выплачены в другом, в 6-НДФЛ они отразятся в периоде выплаты. Это нормально: начисление без выплаты в расчёт не попадает, и «зависшие» суммы в отчёте за период начисления — не ошибка.

Проверка: попали ли дивиденды в 6-НДФЛ

После проведения всех документов сформируйте расчёт 6-НДФЛ (раздел «Отчетность, справки» → «6-НДФЛ») и нажмите «Заполнить». Дивиденды должны отразиться в разделе 1 (удержанный налог по срокам перечисления) и в разделе 2 (обобщённые суммы дохода и налога). В годовом расчёте сведения о дивидендах также попадут в приложение со справками о доходах физических лиц.

Дополнительно проверьте аналитику через отчёты: «Анализ НДФЛ по документам-основаниям», «Регистр налогового учёта по НДФЛ» или «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику». Отберите данные по учредителю — там должны быть строки с кодом дохода дивидендов, суммой дохода, исчисленным и удержанным налогом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ «Дивиденды» или «Операция учета НДФЛ»

Норма

Проведён, есть движения по регистрам НДФЛ

Тревожный признак

Документа нет или движения только по проводкам

Дата получения дохода

Норма

Равна дате выплаты по ведомости

Тревожный признак

Указана дата начисления или решения собрания

Разделы 1 и 2 расчёта 6-НДФЛ

Норма

Суммы дивидендов и НДФЛ присутствуют

Тревожный признак

Сумм нет или они в неверном периоде

Код дохода

Норма

Код дивидендов из справочника ФНС

Тревожный признак

Код зарплаты или прочего дохода

Типичные ошибки и как их исправить

Самая распространённая ошибка — начисление дивидендов только бухгалтерской операцией. Проводки есть, налог на счёте 68.01 висит, а 6-НДФЛ пустой. Исправление: введите «Операцию учета НДФЛ» задним числом с корректными датами дохода и удержания, затем перезаполните расчёт.

Вторая частая ситуация — неверная дата получения дохода. Если в документе указана дата начисления, а не выплаты, сумма попадёт не в тот отчётный период, и данные раздела 1 разойдутся с фактическими платежами. Исправляется сторнированием записи и вводом корректной даты, либо корректировкой документа до пересдачи отчёта.

Третья ошибка — выплата дивидендов обычной ведомостью на зарплату. В этом случае программа может не увидеть связь выплаты с дивидендами, и удержанный НДФЛ не зарегистрируется. Используйте ведомость с явным указанием выплаты дивидендов или проверяйте, что после выплаты в регистрах появилась строка удержанного налога.

Если 6-НДФЛ уже сдан с ошибкой

Если расчёт сдан, а дивиденды в нём отсутствуют или указаны неверно, после исправления документов в базе сформируйте уточнённый расчёт 6-НДФЛ за тот же период с корректным номером корректировки. Уточнёнка подаётся за период, в котором допущена ошибка, а не за текущий.

Если из-за ошибки налог был недоплачен, погасите недоимку и пени до подачи уточнённого расчёта — это снижает риск штрафных санкций. При расхождении данных 6-НДФЛ со справками о доходах или с платежами налоговая обычно направляет требование о пояснениях, поэтому храните первичные документы: решение собрания о распределении прибыли, платёжные поручения и ведомости.

Частые вопросы

Почему дивиденды начислены, но в 6-НДФЛ их нет?

Чаще всего доход не зарегистрирован в налоговом учёте: проведена только бухгалтерская операция без документа «Дивиденды» или «Операция учета НДФЛ». Также проверьте дату получения дохода — если выплата была в другом квартале, суммы отразятся в расчёте за период выплаты.

Можно ли начислить дивиденды физлицу, которое не является сотрудником?

Да. Учредителя достаточно завести в справочнике физических лиц, трудовой договор не нужен. Документ «Дивиденды» позволяет выбрать любое физлицо, не состоящее в штате.

В каком периоде отражать дивиденды, если начислены в марте, а выплачены в апреле?

В периоде выплаты. Датой фактического получения дохода по дивидендам считается день их выплаты, поэтому в 6-НДФЛ суммы попадут в расчёт за квартал, в котором деньги перечислены учредителю.

Нужно ли отражать дивиденды в 6-НДФЛ, если НДФЛ равен нулю?

Если налог не исчисляется по применимым правилам (например, при нулевой ставке в предусмотренных законом случаях), доход всё равно регистрируется документом «Дивиденды» и отражается в отчётности. Не отражаются только доходы, полностью не подлежащие учёту у налогового агента.

Как исправить неверный код дохода в уже проведённом документе?

Если отчётность ещё не сдана, откройте документ, исправьте код дохода и перепроведите, затем перезаполните 6-НДФЛ. Если расчёт сдан — исправьте документ и подайте уточнённый расчёт за тот же период с корректным номером корректировки.

Где в 1С:Бухгалтерии найти документ «Операция учета НДФЛ»?

В разделе «Зарплата и кадры» откройте «Все документы по НДФЛ» (доступность зависит от настроек функциональности). Если пункта нет, проверьте, что в настройках функциональности включён учёт зарплаты и кадров, либо что у пользователя есть права на документы НДФЛ.