Где в 1С компенсация за неиспользуемый отпуск и как её начислить

Компенсация за неиспользованный отпуск в программах 1С начисляется не отдельной кнопкой «Компенсация», а через кадрово-расчётные документы. В 1С:ЗУП 3.1 это чаще всего документ «Увольнение», где программа автоматически рассчитывает дни компенсации по остаткам отпусков, либо документ «Отпуск» с видом «Компенсация отпуска» — когда сотрудник продолжает работать, но часть отпуска сверх 28 дней заменяется денежной выплатой. В 1С:Бухгалтерии 8 механизм проще: начисление делается вручную через документ «Начисление зарплаты» или «Увольнение» с ручным вводом вида расчёта.

Ключевой момент, который определяет, где искать функцию: компенсация при увольнении и компенсация без увольнения — это два разных сценария с разными документами и разными требованиями к настройке. Если сотрудник увольняется, программа сама предложит рассчитать компенсацию на вкладке расчёта. Если сотрудник остаётся, нужен отдельный вид начисления, облагаемый НДФЛ и взносами, и документ «Отпуск» с соответствующей настройкой.

Ниже разобраны оба сценария для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3: где находится нужный документ, как проверить автоматический расчёт дней, какие настройки вида начисления должны быть включены и какие ошибки чаще всего приводят к неверной сумме.

Где находится компенсация при увольнении в 1С:ЗУП 3.1

Основной путь: раздел «Кадры» → «Увольнения» (или «Все кадровые документы» → «Увольнение»). Создайте документ, выберите сотрудника и укажите дату увольнения. После этого перейдите на вкладку «Компенсации отпуска» (в некоторых релизах — «Начисления и удержания» → блок «Компенсация отпуска»). Программа автоматически рассчитает количество дней компенсации на основании остатков отпусков, накопленных в базе.

Если в документе поле с днями компенсации пустое или равно нулю, значит, программа не видит остатка отпуска. Причины две: либо отпуска в базу не вводились (например, учёт начали вести с середины трудовых отношений и не внесли начальные остатки), либо сотрудник действительно использовал все дни. Проверить остаток можно через отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры» → «Отчёты по кадрам» или прямо из карточки сотрудника по ссылке «Отсутствия».

Сумма компенсации рассчитывается на вкладке «Начисления и удержания» по среднему заработку за последние 12 календарных месяцев. Если сотрудник отработал меньше, используются фактически отработанные месяцы. Кнопка с зелёным кружком рядом с суммой открывает детальный расчёт среднего заработка — обязательно сверьте его до проведения документа.

1. 1
   Откройте Кадры → Увольнения и создайте документ
2. 2
   Укажите сотрудника, дату увольнения и статью ТК РФ
3. 3
   Проверьте автоматически рассчитанные дни компенсации на вкладке «Компенсации отпуска»
4. 4
   Откройте детальный расчёт среднего заработка и сверьте базу
5. 5
   Проведите документ и сформируйте записку-расчёт Т-61 для проверки

Компенсация без увольнения: документ «Отпуск»

Когда сотрудник продолжает работать, денежная компенсация возможна только за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней (например, за дополнительные отпуска, если они не относятся к обязательным для предоставления в натуре). В 1С:ЗУП 3.1 для этого используется документ «Отпуск»: раздел «Кадры» → «Отпуска» → создать. В поле вида отпуска выберите «Компенсация отпуска» или установите флаг компенсации, если он доступен в вашем релизе.

В документе укажите количество компенсируемых дней. Программа рассчитает сумму по среднему заработку аналогично отпускным. Выплачивается компенсация обычно вместе с ближайшей зарплатой — в документе можно указать дату выплаты и порядок (с зарплатой, авансом или межрасчётной выплатой).

Где компенсация в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии 8 (редакция 3.0) автоматического расчёта дней компенсации по остаткам отпусков нет — программа не ведёт накопительный учёт отпусков так детально, как ЗУП. При увольнении создайте документ «Увольнение» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Увольнение»), укажите сотрудника и дату, а количество дней компенсации введите вручную, рассчитав его по формуле: 2,33 дня за каждый полностью отработанный месяц минус использованные дни.

Если документа «Увольнение» в вашей версии нет или вид начисления «Компенсация отпуска при увольнении» отсутствует, начислите сумму через документ «Начисление зарплаты»: добавьте сотрудника, в колонке начислений выберите или создайте вид расчёта «Компенсация за неиспользованный отпуск». Сумму придётся посчитать вручную: средний дневной заработок × количество дней компенсации.

Настройка вида начисления

Если вида начисления «Компенсация отпуска» нет в списке или он настроен неправильно, сумма может не попасть в расчёт НДФЛ, взносов или не отразиться в отчётности. В 1С:ЗУП виды начислений находятся в разделе «Настройка» → «Начисления». В 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Расчёт зарплаты» → «Начисления».

Проверьте ключевые параметры вида начисления: НДФЛ — облагается (код дохода 2013 для компенсации за неиспользованный отпуск), страховые взносы — облагается полностью, в среднем заработке для отпускных и больничных — не учитывается. В бухучёте компенсация обычно относится на те же счета затрат, что и зарплата сотрудника (20, 25, 26, 44 и т.д.), по кредиту счёта 70.

Проверка расчёта и остатков отпусков

Перед проведением документа сверьте три вещи. Первое — количество дней: в 1С:ЗУП сформируйте отчёт «Остатки отпусков» или «Справка об остатках отпусков» из карточки сотрудника. Число в отчёте должно совпадать с числом в документе увольнения. Расхождение означает, что в базе не хватает данных об отпусках — введите начальные остатки документом «Начальная штатная расстановка» или «Остатки отпусков» (раздел «Главное» → «Остатки отпусков»).

Второе — средний заработок. Откройте расшифровку расчёта и проверьте, что в базу попали все месяцы расчётного периода и все облагаемые начисления. Типичная проблема: премии или индексация не учтены из-за настроек вида начисления. Третье — НДФЛ и взносы: после проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника и убедитесь, что компенсация попала в облагаемую базу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дни компенсации в документе

Норма

Совпадают с отчётом «Остатки отпусков»

Тревожный признак

Ноль или расхождение с отчётом

Средний заработок

Норма

В базе все месяцы и облагаемые начисления

Тревожный признак

Пропущены месяцы, премии или индексация

НДФЛ в расчётном листке

Норма

Компенсация в облагаемой базе с кодом 2013

Тревожный признак

Сумма не попала в базу НДФЛ

Проводки

Норма

Дт счёта затрат — Кт 70

Тревожный признак

Проводки не сформированы или счёт неверный

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — нулевая компенсация при реальном остатке отпуска из-за того, что остатки не были внесены при переходе на программу. Вторая — двойной расчёт: компенсацию начислили и в документе «Увольнение», и отдельным документом «Отпуск», в результате сумма задвоилась. Третья — неверный код дохода у вида начисления, из-за чего компенсация попадает в 6-НДФЛ с неправильным кодом или не попадает вовсе.

Ещё одно ограничение: в 1С:Бухгалтерии округление дней компенсации нужно контролировать вручную. По правилам дни округляются в пользу сотрудника (если округление предусмотрено локальным актом), а отработанные более половины месяца дни засчитываются как полный месяц. Программа эти нюансы за вас не решит.

Частые вопросы

Почему в документе «Увольнение» дни компенсации равны нулю?

Чаще всего в базе нет данных об остатках отпусков: учёт начали вести без ввода начальных остатков или отпуска вводились нештатными документами. Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» — если он пуст, внесите остатки документом «Остатки отпусков» или введите количество дней вручную в документе увольнения.

Можно ли начислить компенсацию без увольнения за основной отпуск 28 дней?

Нет. Денежной компенсацией без увольнения заменяется только часть отпуска сверх 28 календарных дней. Замена основного отпуска деньгами работающему сотруднику — нарушение ТК РФ, даже если программа технически позволяет ввести такие дни.

Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами?

Да, полностью. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ (код дохода 2013) и всеми страховыми взносами, включая взносы на травматизм. Это одно из немногих увольнительных выплат, не имеющих льгот.

Где в 1С:Бухгалтерии взять количество дней компенсации?

Программа его не считает — рассчитайте вручную: за каждый полностью отработанный месяц положено 2,33 дня (28/12). Месяц, отработанный более чем наполовину, считается полным. Из результата вычтите уже использованные дни отпуска.

Компенсация задвоилась в расчётном листке — что делать?

Проверьте, не начислена ли она дважды: в документе «Увольнение» и отдельным документом «Отпуск» или «Начисление зарплаты». Отмените проведение лишнего документа и пересчитайте зарплату. Перед выплатой сверьте итог с расчётным листком сотрудника.

Какой документ формирует записку-расчёт Т-61?

В 1С:ЗУП форма Т-61 печатается из документа «Увольнение» по кнопке «Печать». В 1С:Бухгалтерии унифицированная форма может отсутствовать — используйте печатную форму документа увольнения или сформируйте расчёт внешними средствами.