Другое · 9 мин
Где в 1С изменить график работы сотруднику
Где в 1С ЗУП изменить график работы сотрудника: индивидуальный график, кадровый перевод, документ «График работы сотрудников». Пошагово, с проверкой расчёта зарплаты.
График работы сотрудника в 1С:ЗУП определяет норму рабочего времени, по которой программа рассчитывает оклад, доплаты и отсутствия. Если сотруднику назначен неверный график, зарплата будет считаться с ошибкой: норма часов не совпадёт с фактически отработанным временем, и начисление «по окладу» уменьшится или завысится. Поэтому менять график нужно не «в лоб» в карточке сотрудника, а через правильные документы — в зависимости от ситуации.
В 1С:ЗУП 3.1 существует три основных способа изменить график: массовый кадровый перевод (когда график меняется постоянно), документ «Индивидуальный график» (разовое изменение на конкретный месяц) и редактирование самого графика работы (когда меняется расписание для всей группы сотрудников). Ниже разобрано, какой способ выбрать и где именно находится каждая настройка.
Как устроены графики работы в 1С:ЗУП
График работы — это элемент справочника, в котором задан цикл рабочих и выходных дней (например, пятидневка, сменный график «два через два», сутки через трое). Сотруднику график назначается кадровым документом: приёмом на работу или кадровым переводом. Программа на основании графика строит производственный календарь сотрудника и считает его норму дней и часов за месяц.
Важно понимать разницу между тремя действиями: изменить настройки самого графика (затронет всех, кому он назначен), перевести сотрудника на другой график (постоянное изменение) и задать индивидуальное расписание на месяц (временное отклонение). Выбор неправильного действия — самая частая причина ошибок в расчёте.
Изменение графика постоянно: кадровый перевод
Если сотрудник переводится на другой режим работы надолго (например, с пятидневки на сменный график), изменение оформляется кадровым переводом. Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения», создайте документ «Кадровый перевод» и выберите сотрудника.
В документе установите флажок «Изменить график работы» (в некоторых релизах — перейдите на вкладку «Оплата труда» или «График работы») и выберите новый график из справочника. Укажите дату, с которой действует изменение. С этой даты норма времени сотрудника будет считаться уже по новому графику.
- 1Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Кадровый перевод»
- 2Выберите сотрудника и дату перевода
- 3Отметьте изменение графика и выберите новый график из списка
- 4Проведите документ
- 5Проверьте норму времени в документе «Начисление зарплаты и взносов» за ближайший месяц
Если график меняется с середины месяца, норма времени за этот месяц будет рассчитана пропорционально: до даты перевода — по старому графику, после — по новому. Это нормальное поведение, а не ошибка программы.
Разовое изменение: документ «Индивидуальный график»
Когда сотрудник на один месяц работает по особому расписанию (например, временно переведён на другую смену или у него перенесены выходные), кадровый перевод избыточен. Используйте документ «Индивидуальный график»: раздел «Зарплата» → «Индивидуальные графики» (или «Кадры» → «Индивидуальные графики» в зависимости от настроек ролей).
В документе укажите месяц, сотрудника и отредактируйте табличную часть: программа автоматически заполнит её данными основного графика, а вы вручную переставите рабочие и выходные дни. После проведения норма времени за этот месяц будет считаться по индивидуальному графику, а со следующего месяца снова — по основному.
Изменение самого графика для группы сотрудников
Если поменялся режим работы целого подразделения (например, смена стала начинаться на час раньше), править нужно сам график, а не карточки сотрудников. Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников», выберите нужный график и скорректируйте расписание: шаблон заполнения, длительность смен, перерывы.
Учтите: изменения применятся ко всем сотрудникам, которым назначен этот график. Перед правкой проверьте список таких сотрудников — в форме графика есть соответствующая команда. Если график используется у части людей, для которых режим не меняется, создайте новый график и переведите на него только нужных сотрудников.
Как проверить, что изменение применилось
После смены графика обязательно проверьте результат до расчёта зарплаты. Самый быстрый способ — открыть карточку сотрудника («Кадры» → «Сотрудники») и посмотреть поле «График работы» в шапке или на закладке трудового договора. Там должен отображаться новый график с корректной датой начала действия.
Затем создайте черновик документа «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц, подберите сотрудника и сверьте колонку «Норма дней/часов» с ожидаемым производственным календарём по новому графику. Если норма совпадает — изменение применилось корректно. Дополнительно можно сформировать отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» и убедиться, что рабочие и выходные дни распределены правильно.
Как проверить результат
Отображается новый график с правильной датой начала
Стоит старый график — кадровый перевод не проведён или дата неверна
Совпадает с календарём нового графика
Норма по старому графику — проверьте дату перевода и наличие индивидуального графика
Выходные совпадают с новым расписанием
Расписание старое — изменения не применились к периоду
Типичные ошибки при смене графика
На практике чаще всего встречаются несколько повторяющихся проблем. Их легко избежать, если знать, где программа хранит данные о графике.
Ещё одна ошибка — попытка изменить график прямо в документе приёма на работу прошлым периодом. Так делать не стоит: корректный способ исправить историю — отменить проведение ошибочного документа и создать правильный, либо оформить кадровый перевод с нужной даты.
Особые ситуации
График для вновь принятого сотрудника
При приёме на работу график задаётся прямо в документе «Приём на работу» в поле «График работы». Если после проведения обнаружилась ошибка, исправьте её кадровым переводом с даты приёма, а не редактированием проведённого документа в закрытом периоде.
Неполное рабочее время
Если сотрудник работает на полставки, ему назначается отдельный график с сокращённой продолжительностью (например, пятидневка по 4 часа), а в кадровом документе указывается количество ставок. Просто поставить «обычную» пятидневку и долю ставки недостаточно — норма времени будет неверной.
Совместители и сменные режимы
Совместителям график назначается отдельно по каждому месту работы — по своему сотруднику в базе. Для сменных режимов (2/2, сутки/трое) создаются графики с цикличным шаблоном; при переходе сотрудника между сменами оформляется кадровый перевод на график другой смены.
Сравнение способов
Постоянная смена режима с конкретной даты. Ограничение: создаёт кадровое движение, требует корректной даты
Временное отклонение на один месяц без изменения кадровых данных. Ограничение: действует только на указанный месяц
Изменение режима для всех сотрудников на этом графике. Ограничение: затрагивает всю группу и опасно задним числом
FAQ
Можно ли изменить график сотруднику прямо в карточке сотрудника?
Нет, поле графика в карточке отображает данные кадровых документов и не редактируется напрямую. Изменение оформляется кадровым переводом или документом «Индивидуальный график».
Почему после смены графика норма часов в расчёте зарплаты не изменилась?
Чаще всего дата кадрового перевода позже расчётного месяца, либо на этот месяц введён индивидуальный график, который имеет приоритет. Проверьте дату перевода и наличие документа «Индивидуальный график» за нужный период.
Что делать, если график нужно изменить с середины месяца?
Оформите кадровый перевод с фактической даты смены режима. Программа автоматически рассчитает норму пропорционально: до даты перевода по старому графику, после — по новому.
Чем индивидуальный график отличается от табеля?
Индивидуальный график задаёт плановую норму времени на месяц, а табель фиксирует фактически отработанное время. Для временной смены режима нужен именно индивидуальный график, иначе оклад будет считаться от неверной нормы.
Как изменить график сразу нескольким сотрудникам?
Создайте документ «Кадровый перевод списком» (если доступен в вашем релизе) и укажите новый график для всей группы. Если меняется режим всего подразделения на одном графике, достаточно отредактировать сам график в «Настройка → Графики работы сотрудников».
Повлияет ли смена графика на уже рассчитанные отпуска и больничные?
Напрямую — нет, средний заработок для отпусков и больничных считается от фактических начислений прошлых периодов. Но смена графика влияет на норму времени и оплату текущего месяца, поэтому вводите изменения до расчёта зарплаты.
Что важно запомнить
Постоянная смена режима — кадровый перевод с новым графиком, временная на месяц — документ «Индивидуальный график», смена расписания для группы — правка графика в справочнике. После любого изменения сверяйте норму времени в начислении зарплаты до её выплаты.