Другое · 9 мин
Где в 1С индивидуальные графики работы сотрудников
Где найти индивидуальные графики в 1С:ЗУП и 1С:КА, как ввести документ, настроить виды времени и проверить расчёт зарплаты. Пошаговая инструкция с ошибками.
Индивидуальный график в 1С — это документ, который переопределяет стандартный график работы сотрудника на конкретный месяц. Он нужен, когда по договорённости с работником меняется норма рабочего времени: сдвигаются выходные, добавляются смены, сокращается рабочее время в отдельные дни. Без такого документа расчёт зарплаты и отпускных пойдёт по общему графику, и норма времени будет посчитана неверно.
Чаще всего индивидуальные графики применяют в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), а также в 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP, где кадровый блок унаследован от ЗУП. В 1С:Бухгалтерии полноценного механизма индивидуальных графиков нет — там расчёт времени ведётся упрощённо.
Документ находится в разделе зарплатных настроек, но видимость зависит от включённых функциональных опций. Если пункта меню нет, это почти всегда означает, что в настройках отключена соответствующая опция, а не то, что документ отсутствует в программе.
Где именно находится документ «Индивидуальный график»
В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Зарплата» и найдите подраздел «Учет времени» — там расположена ссылка «Индивидуальные графики». Клик по ней открывает журнал документов, где можно создать новый документ кнопкой «Создать» или открыть ранее введённый.
Если в разделе «Зарплата» такой ссылки нет, воспользуйтесь универсальным способом: раздел «Главное» → «Все функции» (или «Все отчеты и документы»), в списке документов найдите «Индивидуальные графики». Команда «Все функции» доступна, если она включена в параметрах интерфейса (Сервис → Параметры → отображать команду «Все функции»).
В 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации путь аналогичный: раздел «Зарплата и кадры» → «Учет времени» → «Индивидуальные графики». Названия разделов в разных релизах могут незначительно отличаться, но документ всегда относится к подсистеме учёта рабочего времени.
Как включить возможность ввода индивидуальных графиков
По умолчанию в некоторых настройках программы документ скрыт. Чтобы он появился, перейдите в раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Расчет зарплаты» (в некоторых релизах — «Настройка состава начислений и удержаний»). На вкладке «Учет рабочего времени» или «Почасовая оплата» установите флажок, разрешающий ввод индивидуальных графиков работы сотрудников.
После включения опции ссылка на журнал документов появится в разделе «Зарплата». Изменение настройки действует сразу, перезапуск программы не требуется. Если вы работаете под ограниченной учётной записью, настройка может быть недоступна — понадобятся права администратора или расчётчика с полными правами на кадрово-зарплатный блок.
Как создать индивидуальный график: пошагово
Создайте документ из журнала «Индивидуальные графики». Заполнение стандартное: укажите организацию, месяц, на который действует график, и подразделение (если ведётся учёт по подразделениям). Затем добавьте сотрудников — вручную по одному или кнопкой «Подбор» для списка.
После добавления сотрудника таблица месяца заполняется по его основному графику. Дальше вы редактируете конкретные дни: меняете количество часов, переносите рабочие и выходные дни, указываете виды времени (явка, ночные, вечерние часы). Важно следить за итоговой нормой: программа показывает сумму дней и часов за месяц, и именно эта норма попадёт в расчёт.
- 1Включите опцию индивидуальных графиков в настройках расчёта зарплаты
- 2Откройте «Зарплата» → «Индивидуальные графики» и создайте документ
- 3Укажите месяц, организацию и добавьте сотрудников
- 4Отредактируйте дни и часы по каждому сотруднику, сверьте итоговую норму
- 5Проведите документ и пересчитайте начисление зарплаты за этот месяц
Как индивидуальный график влияет на расчёт зарплаты
Документ переопределяет норму времени, которая используется в формулах оплаты по окладу и тарифу. Если сотруднику по основному графику положено 164 часа в месяц, а индивидуальным графиком установлено 150, оклад будет начислен пропорционально отработанному времени относительно нормы 150 часов, а не 164. Это принципиально: без документа недоработка или переработка посчиталась бы от старой нормы.
Индивидуальный график также влияет на табель учёта рабочего времени: форма Т-13 строится с учётом введённых данных. Если документ введён, а в расчёте изменений нет, причина почти всегда в том, что документ «Начисление зарплаты и взносов» был заполнен раньше и не обновлялся.
Как проверить результат
Совпадает с итогом индивидуального графика
Осталась норма по основному графику — документ не учтён
Дни и часы соответствуют индивидуальному графику
Табель построен по старому графику
Рассчитана от новой нормы времени
Сумма не изменилась после ввода графика
Типичные ошибки при работе с индивидуальными графиками
Самая частая ошибка — ввод документа после расчёта зарплаты без последующего пересчёта. Второй типичный случай — попытка оформить постоянное изменение режима работы через индивидуальный график каждый месяц. Документ предназначен для разовых отклонений; постоянное изменение режима оформляется кадровым переводом со сменой графика работы.
Ещё одна ошибка — дублирование: сотруднику введён и индивидуальный график, и документ отклонения (отпуск, командировка) с пересечением по дням. Программа обычно корректно разносит виды времени, но норму лучше проверить вручную по итоговой строке документа.
Когда индивидуальный график не нужен: альтернативы
Если режим работы меняется надолго, правильнее оформить документ «Кадровый перевод» (или «Изменение условий оплаты труда») и назначить сотруднику другой график работы из справочника «Графики работы сотрудников». Справочник находится в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников», там же создаются новые сменные и гибкие графики.
Для разовых отклонений по конкретным дням — отпуск, больничный, командировка, прогул — индивидуальный график не нужен: эти периоды регистрируются своими документами и автоматически вытесняют рабочее время. Вводить график имеет смысл только когда меняется само расписание рабочих и выходных дней или продолжительность смен.
Сравнение вариантов
Разовое изменение расписания на один месяц; не меняет условия трудового договора
Постоянное изменение режима; оформляется один раз и действует до следующего изменения
Отпуск, больничный, командировка; вытесняют рабочее время без изменения графика
Ограничения и на что обратить внимание
Индивидуальный график действует строго один месяц — продлить его на следующий период нельзя, нужно вводить новый документ. Документ не заменяет табель: фактические отклонения (неявки, сверхурочные) регистрируются отдельно. Также учтите, что изменение нормы влияет на расчёт среднего заработка в некоторых случаях, поэтому при массовых переносах рабочих дней сверяйтесь с методологией учёта в вашей организации.
Перед массовым вводом документов сделайте архивную копию информационной базы, особенно если зарплата за период уже частично рассчитана. Пересчёт большого числа сотрудников после ввода графиков может изменить уже проверенные начисления, и копия позволит быстро откатиться.
Что важно запомнить
Индивидуальные графики находятся в разделе «Зарплата» 1С:ЗУП и включаются функциональной опцией. Документ действует один месяц, переопределяет норму времени и требует пересчёта зарплаты. Постоянные изменения режима оформляйте кадровым переводом.
Частые вопросы
Почему в меню нет пункта «Индивидуальные графики»?
Чаще всего отключена функциональная опция в настройках расчёта зарплаты: «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Расчет зарплаты», включите опцию индивидуальных графиков. Также проверьте права пользователя — у роли без доступа к учёту времени документ не отображается.
Можно ли ввести индивидуальный график сразу на несколько месяцев?
Нет, документ строго привязан к одному месяцу. На каждый следующий месяц создаётся отдельный документ — можно скопировать предыдущий и скорректировать дни. Если изменение постоянное, оформите кадровый перевод со сменой графика.
Чем индивидуальный график отличается от табеля?
Индивидуальный график задаёт плановую норму рабочего времени на месяц. Табель (документ «Табель» или отчёт Т-13) фиксирует фактически отработанное время с учётом всех отклонений. Расчёт зарплаты сопоставляет факт с нормой.
Зарплата уже рассчитана, а график ввели позже. Что делать?
Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц и перезаполните его либо пересчитайте строки по конкретным сотрудникам. Норма времени подтянется из индивидуального графика, и суммы пересчитаются автоматически.
Есть ли индивидуальные графики в 1С:Бухгалтерии?
Полноценного механизма нет: в 1С:Бухгалтерии учёт рабочего времени упрощённый, расчёт идёт по календарю и данным документа начисления зарплаты. Для гибких и сменных режимов используют 1С:ЗУП, часто в связке с бухгалтерией через синхронизацию данных.