Где в 1С находится график работы сотрудников и как его настроить

График работы в 1С — это справочник, который определяет норму рабочего времени сотрудника: сколько дней и часов он должен отработать в каждом месяце. От корректности графика зависят расчёт зарплаты, оплата отпусков, больничных, работы в выходные и сверхурочных. Если график не создан или заполнен с ошибками, программа будет неверно считать начисления «по окладу» и средний заработок.

Место расположения графиков зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) графики ведутся развёрнуто — с шаблонами заполнения, сменами и индивидуальными графиками. В 1С:Бухгалтерии всё проще: есть один производственный календарь и базовый список графиков. Ниже разберём оба варианта и типовые сценарии.

Где находится график работы в 1С:ЗУП 3.1

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» откройте раздел «Настройка» и выберите пункт «Графики работы сотрудников». Откроется список всех графиков, созданных в базе: пятидневка, шестидневка, сменные графики, графики гибкого времени. Если раздел «Настройка» не виден, проверьте права пользователя — доступ к настройкам есть у ролей «Настройщик», «Кадровик» и «Расчётчик».

Альтернативный путь — через главное меню: «Главное меню» → «Все функции» → «Справочники» → «Графики работы сотрудников». Этот способ работает, даже если панель разделов перенастроена под конкретного пользователя. В списке графиков можно открыть любой элемент и посмотреть его заполнение по месяцам.

После создания график привязывается к сотруднику через документ «Приём на работу», «Кадровый перевод» или документ «Изменение графика работы списком сотрудников» (раздел «Кадры»). Один график может использоваться для любого количества сотрудников — создавать отдельный график под каждого человека не нужно.

Где находится график работы в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии функциональность по кадрам ограничена, но графики работы присутствуют. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Графики работы» (в некоторых релизах путь — «Справочники» → «Зарплата» → «Графики работы»). По умолчанию в базе обычно уже есть график «Пятидневка», заполненный по производственному календарю.

График сотрудника в Бухгалтерии указывается в документе «Приём на работу» на вкладке с условиями труда. Если у всех сотрудников стандартная пятидневка, дополнительных действий не требуется. Для нестандартных режимов (неполный рабочий день, сменность) график создаётся вручную с указанием часов по дням недели.

Учтите ограничение: в 1С:Бухгалтерии нет автоматического учёта сменных графиков с вахтовыми циклами и сложных шаблонов. Если в организации есть сменные режимы, суммированный учёт рабочего времени или вахта, корректнее вести расчёт в 1С:ЗУП, а в Бухгалтерию передавать только итоговые проводки.

Как создать и заполнить новый график в ЗУП

В списке графиков нажмите «Создать». Укажите наименование (например, «Сменный 2/2 по 12 часов») и год, на который заполняется график. Далее откройте ссылку «Изменить свойства графика» — именно здесь задаётся логика расписания.

В форме свойств выберите способ заполнения: «По дням недели» (для пятидневки и шестидневки), «По циклам произвольной длины» (для сменных графиков типа «сутки через трое», «два через два») или «По неделям». Укажите длительность рабочего дня в часах, перерывы и отметьте, учитывать ли праздничные дни из производственного календаря. После сохранения программа автоматически разложит шаблон на календарный год.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать»
2. 2
   Введите наименование графика и укажите год заполнения
3. 3
   Перейдите по ссылке «Изменить свойства графика» и выберите способ заполнения
4. 4
   Задайте рабочие дни, часы и перерывы, при необходимости включите учёт праздников
5. 5
   Запишите график и проверьте таблицу заполнения по месяцам
6. 6
   Назначьте график сотрудникам через кадровый документ

Производственный календарь как основа всех графиков

Норма рабочего времени, переносы выходных и праздничные дни в 1С берутся из справочника «Производственные календари». В ЗУП он находится в разделе «Настройка» → «Производственные календари», в Бухгалтерии — в разделе «Администрирование» → «Производственные календари» или через «Все функции».

Календарь обновляется автоматически при обновлении конфигурации, но переносы выходных, утверждённые постановлениями правительства, стоит проверять вручную в начале каждого года. Если производственный календарь не заполнен на очередной год, графики покажут неверную норму времени, а расчёт оклада за январь и другие месяцы с праздниками будет ошибочным.

Проверка корректности заполнения графика

Откройте созданный график и пролистайте таблицу по месяцам. Сверьте количество рабочих дней и часов с официальной нормой рабочего времени на соответствующий год — для пятидневки значения должны совпадать с производственным календарём точно. Для сменных графиков норма может отличаться, но это должно быть осознанное решение, отражённое в настройках суммированного учёта.

Дополнительная проверка — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате». Сформируйте его за месяц по сотруднику с новым графиком: рабочие и выходные дни должны соответствовать ожидаемому расписанию. Если в табеле пусто или дни расставлены неверно, проблема в графике или в кадровом документе, назначающем его сотруднику.

Контрольные точки

Как проверить результат

Норма часов за месяц в графике

Норма

Совпадает с производственным календарём (для пятидневки)

Тревожный признак

Ноль часов или явно неверные значения

Табель Т-13 по сотруднику

Норма

Рабочие и выходные дни совпадают с расписанием

Тревожный признак

Пустые ячейки или все дни отмечены как рабочие

Начисление оклада

Норма

Сумма рассчитана пропорционально отработанным дням по норме графика

Тревожный признак

Программа выдаёт предупреждение об отсутствии графика или нормы

Типичные ошибки и частные сценарии

Сотруднику не назначен график

Самая частая причина ошибок расчёта — график создан, но не привязан к сотруднику. При проведении документа «Начисление зарплаты и взносов» программа выдаёт сообщение о невозможности определить норму времени. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке истории кадровых переводов и проверьте, какой график указан в последнем действующем документе.

Смена графика в середине месяца

Если сотрудник переводится на другой график с середины месяца, оформляйте это документом «Кадровый перевод» с указанием даты изменения. Программа рассчитает норму времени пропорционально: часть месяца по старому графику, часть — по новому. Ручное редактирование графика «задним числом» приведёт к пересчёту уже начисленных сумм за прошлые периоды.

Индивидуальные отклонения

Разовые изменения расписания (перенос рабочего дня, работа в выходной по приказу) не требуют правки основного графика. В ЗУП для этого есть документы «Индивидуальный график» и «Работа сверхурочно» в разделе «Зарплата». Основной график остаётся неизменным, а отклонения фиксируются отдельно — это сохраняет корректную историю для проверок.

Часто задаваемые вопросы

Почему в списке графиков пусто после установки программы?

В чистой базе графики могут отсутствовать или быть не заполнены на текущий год. Создайте график вручную через кнопку «Создать» и заполните его по шаблону «По дням недели» — для стандартной пятидневки программа расставит дни автоматически по производственному календарю.

Как настроить график «сутки через трое»?

В свойствах графика выберите способ заполнения «По циклам произвольной длины». Создайте цикл из четырёх дней: первый день — рабочий с указанием часов (например, 24 или разбивка с перерывами), остальные три — выходные. Укажите дату отсчёта цикла, иначе смены у разных сотрудников совпадут.

Можно ли назначить разные графики сотрудникам одного подразделения?

Да. График привязывается к конкретному сотруднику в кадровом документе, а не к подразделению. В одном отделе могут работать люди на пятидневке, сменных графиках и неполном рабочем времени — на расчёт это не влияет.

Что делать, если график заполнен, а зарплата считается неправильно?

Проверьте три вещи: какой график назначен сотруднику в действующем кадровом документе, заполнен ли производственный календарь на текущий год и нет ли в месяце расчёта неотработанных периодов (отпусков, больничных), которые уменьшают норму. Чаще всего причина в одном из этих пунктов.

Нужен ли отдельный график для сотрудника на неполном рабочем времени?

Да. Создайте график с сокращённым количеством часов (например, 4 часа в день вместо 8) и назначьте его сотруднику. В кадровом документе также укажите долю ставки — тогда оклад будет рассчитываться пропорционально, а норма времени соответствовать фактическому режиму.

Как учесть работу в выходной по приказу руководителя?

Основной график менять не нужно. В 1С:ЗУП оформите документ «Работа в выходные и праздничные дни» (раздел «Зарплата») — программа начислит повышенную оплату за этот день сверх обычного оклада, а табель отразит код «РВ».