Другое · 12 мин
Где в 1С находится график работы сотрудников и как его настроить
Где в 1С найти график работы сотрудников: ЗУП, ERP, УПП. Создание графика, заполнение, индивидуальные графики, типичные ошибки и проверка результата.
График работы сотрудников в 1С хранится в справочнике графиков работы и используется расчётными механизмами для определения нормы времени, учёта явок и начисления зарплаты. Где именно искать этот справочник, зависит от конфигурации: в «1С:Зарплата и управление персоналом» он находится в разделе «Настройка», в «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация» — в подсистеме кадров и зарплаты, а в «1С:Управление производственным предприятием» — в разделе учёта персонала.
Без корректно заполненного графика программа не сможет правильно рассчитать зарплату сотрудникам с повременной оплатой, определить норму часов для расчёта среднего заработка и учесть отклонения — больничные, отпуска, командировки. Поэтому график работы — один из первых объектов, которые настраивают после внедрения учётной системы.
Ниже разобраны точные пути к графикам в основных конфигурациях, порядок создания и заполнения графика, работа с индивидуальными графиками и типичные ошибки, из-за которых зарплата считается неверно.
Где искать график работы в разных конфигурациях 1С
В «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1) откройте раздел «Настройка» и найдите пункт «Графики работы сотрудников». Если раздела «Настройка» нет в левой панели, воспользуйтесь меню «Главное меню → Все функции» или строкой поиска в правом верхнем углу — введите слово «график», и программа покажет нужный справочник.
В «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация» путь зависит от включённых подсистем: обычно это «Зарплата и кадры → Настройки и справочники → Графики работы сотрудников». В «1С:Управление производственным предприятием 1.3» справочник называется «Графики работы» и находится в меню «Кадры» или «Расчёт зарплаты». В «1С:Бухгалтерии» полноценных графиков работы нет — там учёт рабочего времени ведётся упрощённо, через производственный календарь.
Не путайте график работы сотрудника с производственным календарём. Производственный календарь («Настройка → Производственные календари») задаёт общероссийские праздники и переносы выходных, а график работы — конкретный режим труда: пятидневка, сменный график 2/2, сутки через трое и т.д. График строится на основе производственного календаря, но не заменяет его.
Как создать новый график работы
Откройте справочник «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать». В карточке графика укажите наименование, понятное кадровику и расчётчику, — например, «Пятидневка 8 часов» или «Сменный 2/2 по 12 часов». Затем перейдите по ссылке «Изменить свойства графика» или кнопке настройки — откроется форма параметров.
В форме настройки задайте способ заполнения: по дням недели (для пятидневки и шестидневки), по циклам произвольной длины (для сменных графиков) или по дням недели с учётом праздников. Укажите виды времени, которые входят в график: «Явка» для дневных часов, «Ночные часы» для работы ночью. Для сменного графика задайте шаблон цикла — последовательность рабочих и выходных дней с количеством часов в каждом.
После сохранения настроек нажмите «Заполнить» в табличной части графика — программа построит расписание на текущий год. Проверьте итоговую таблицу: рабочие дни должны содержать часы, выходные — нули, предпраздничные дни — сокращённое время, если вы включили соответствующую настройку.
- 1Раздел «Настройка → Графики работы сотрудников», кнопка «Создать»
- 2Укажите наименование и откройте настройку свойств графика
- 3Выберите способ заполнения: по дням недели или по циклу
- 4Задайте часы по видам времени (Явка, Ночные часы)
- 5Сохраните настройки и нажмите «Заполнить» для построения расписания на год
- 6Проверьте таблицу: часы в рабочие дни, нули в выходные
Как привязать график к сотруднику
Сам по себе созданный график ни на что не влияет — его нужно назначить сотруднику. График указывается в кадровых документах: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение графика работы списком сотрудников». Если сотрудник принимается на должность с пятидневкой, в документе приёма в поле «График работы» выберите соответствующий элемент справочника.
Для массового изменения графиков используйте документ «Изменение графика работы» (в ЗУП: «Кадры → Изменение графика работы» или «Кадры → Все кадровые документы»). Он позволяет перевести группу сотрудников на новый график с конкретной даты, не редактируя каждого вручную.
Проверить, какой график действует у сотрудника, можно в его карточке: «Кадры → Сотрудники → открыть сотрудника → ссылка «Трудовой договор» или отчёт «Штатное расписание» / «Графики работы сотрудников»». Если график не назначен, программа при расчёте зарплаты выдаст предупреждение или посчитает норму времени по умолчанию — это частая причина ошибок в начислениях.
Индивидуальные графики и отклонения от стандартного
Иногда сотруднику на конкретный месяц устанавливают режим, отличающийся от его основного графика: например, временный перевод на другие смены. Для этого в ЗУП предусмотрен документ «Индивидуальный график» («Зарплата → Индивидуальные графики» или «Кадры → Индивидуальные графики»). Он действует только в указанном месяце и имеет приоритет над основным графиком при расчёте нормы времени.
Индивидуальный график заполняется автоматически по данным основного, после чего вы вручную корректируете нужные дни. Важно: документ влияет на расчёт зарплаты и табель, поэтому вносите его до начала расчёта зарплаты за месяц. Если зарплата уже рассчитана, потребуется пересчёт документа «Начисление зарплаты и взносов».
Отдельный случай — суммированный учёт рабочего времени. Для сотрудников с суммированным учётом в настройках графика установите соответствующий флажок и укажите график нормы, относительно которого считается переработка. Без этого программа не сможет корректно определить сверхурочные часы.
Как проверить, что график работает правильно
Основной способ проверки — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Зарплата → Отчёты по зарплате». Сформируйте его по сотруднику или подразделению: плановые часы должны соответствовать графику, а итоговая норма за месяц — производственному календарю с учётом режима работы.
Дополнительно сверьте норму времени в документе «Начисление зарплаты и взносов»: при расчёте повременных начислений программа показывает «Норма дней» и «Норма часов». Если норма равна нулю или явно занижена, почти наверняка график не заполнен на текущий год или не назначен сотруднику.
Третья контрольная точка — отчёт «Графики работы сотрудников» (если включён в вашей версии) или универсальный отчёт по регистру «Графики работы по видам времени». Он показывает, на какие даты график заполнен, и помогает быстро найти «дыры» — например, незаполненный январь после новогоднего обновления производственного календаря.
Как проверить результат
Плановые часы совпадают с графиком, норма месяца корректна
Пустые дни, нулевая норма или часы в выходные
Норма дней и часов соответствует производственному календарю по режиму
Норма равна нулю — график не заполнен или не назначен
Сокращение на 1 час при соответствующей настройке
Полный рабочий день — проверьте настройку учёта праздников
Типичные ошибки при работе с графиками
Самая распространённая проблема — незаполненный график на новый год. Графики в 1С заполняются на конкретный период, и после 31 декабря программа не находит данных. Решение: откройте график и нажмите «Заполнить» заново — расписание построится на следующий год автоматически с учётом обновлённого производственного календаря.
Вторая ошибка — изменение заполненного графика, по которому уже рассчитана зарплата. Если вы перезаполнили график после расчёта, нормы времени в прошлых документах перестанут совпадать с актуальными данными. Перед изменением зафиксируйте, за какие периоды зарплата выплачена, и при необходимости пересчитайте начисления.
Третья группа ошибок связана со сменными графиками: неверно заданная длина цикла, отсутствие вида времени «Ночные часы» при работе ночью, неправильная дата отсчёта цикла. Из-за этого сдвигается чередование смен, и табель перестаёт совпадать с фактическим выходом сотрудников. Проверяйте сменный график на тестовом сотруднике через табель до массового назначения.
Что делать, если стандартных возможностей не хватает
Если в вашей конфигурации нет нужных отчётов по графикам или требуется нестандартный режим (например, плавающие смены с ручной корректировкой каждую неделю), есть несколько вариантов. Для разовых задач подойдёт табель с ручным вводом данных или документ «Данные для расчёта зарплаты» с произвольным шаблоном.
Для регулярных нестандартных режимов правильнее настроить несколько графиков с разными циклами и переводить сотрудников между ними кадровыми документами. Это трудоёмко, но сохраняет корректность расчётов и истории изменений. Радикальное решение — доработка конфигурации программистом 1С: дополнительные отчёты, автоматическое заполнение графиков по загружаемым шаблонам, интеграция с системами учёта рабочего времени.
Перед доработкой оцените объём изменений: если нестандартный режим касается нескольких сотрудников, ручной ввод через индивидуальные графики обычно дешевле и безопаснее, чем изменение типовой конфигурации, которое усложнит последующие обновления.
Как выбрать действие
Частые вопросы о графиках работы в 1С
Где в 1С:Бухгалтерии график работы сотрудников?
В «1С:Бухгалтерии» отдельного справочника графиков работы нет — программа использует производственный календарь («Главное → Производственный календарь») и считает зарплату по пятидневке. Для сменных графиков, суммированного учёта и табеля нужна «1С:Зарплата и управление персоналом».
Почему в январе норма рабочего времени равна нулю?
Чаще всего график просто не заполнен на новый год — расписание строится на конкретный период. Откройте график, убедитесь, что производственный календарь обновлён, и нажмите «Заполнить». После этого норма появится, но уже рассчитанные документы потребуется пересчитать.
Как изменить график сотруднику с середины месяца?
Оформите документ «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы» с нужной даты. Программа рассчитает норму времени пропорционально: до даты перевода — по старому графику, после — по новому. Ручное редактирование самого графика для этого не требуется.
Чем индивидуальный график отличается от табеля?
Индивидуальный график задаёт плановое расписание на месяц — сколько часов сотрудник должен отработать. Табель фиксирует фактически отработанное время. Если табель не вводится, программа считает факт по плану за вычетом отклонений (больничных, отпусков).
Можно ли настроить график «сутки через трое»?
Да. Создайте график со способом заполнения «по циклам произвольной длины», задайте цикл из четырёх дней: первый день — 24 часа (или по фактическому учёту: дневные и ночные часы отдельно), три дня — выходные. Укажите дату отсчёта цикла, чтобы чередование совпало с реальными дежурствами.
Что будет, если удалить график, по которому уже рассчитана зарплата?
Рассчитанные документы сохранят суммы, но при пересчёте или новых расчётах программа не найдёт норму времени и выдаст ошибки. Удалять используемые графики нельзя — если график больше не нужен, просто прекратите назначать его сотрудникам, оставив в справочнике для истории.
Что важно запомнить
Графики работы находятся в справочнике «Графики работы сотрудников» (в ЗУП — раздел «Настройка»). График создаётся, заполняется на год и назначается сотруднику кадровым документом. Контролируйте три вещи: заполнение графика на текущий год, назначение графика каждому сотруднику и корректность нормы времени в табеле и расчёте зарплаты.