Где в 1С единовременное пособие на погребение и как его оформить

Единовременное пособие на погребение — это выплата, которую работодатель производит супругу, близкому родственнику или иному лицу, взявшему на себя погребение умершего работника либо члена его семьи. В программах 1С пособие не имеет отдельного «коробочного» документа с таким названием, поэтому у кадровиков и расчетчиков часто возникает вопрос, где именно его отражать. Правильный путь зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) используется документ «Единовременное пособие» или «Прочие доходы», а в 1С:Бухгалтерии — ручная операция или начисление через документ «Начисление зарплаты».

Критически важно правильно настроить вид начисления: от этого зависит обложение НДФЛ и страховыми взносами, попадание суммы в расчет 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированную отчетность. Ошибка в настройках приводит к доначислениям при проверке и расхождениям между регистрами. Ниже разобраны конкретные шаги для ЗУП и Бухгалтерии, налоговые нюансы и способы проверить результат.

Кому и когда работодатель выплачивает пособие

Пособие на погребение выплачивается за счет средств СФР (Социального фонда России), если умерший подлежал обязательному социальному страхованию на день смерти, либо за счет работодателя — при погребении членов семьи работника, если это предусмотрено локальными актами или коллективным договором. Размер пособия устанавливается законодательством и ежегодно индексируется, поэтому точную сумму нужно сверять с актуальными данными на момент выплаты.

Основанием служит заявление получателя и справка о смерти по установленной форме, выданная органом ЗАГС. Выплатить пособие нужно в день обращения при наличии полного комплекта документов. Это важно для настройки в 1С: выплата оформляется отдельной ведомостью, а не вместе с очередной зарплатой, если сроки не совпадают.

Где найти пособие в 1С:ЗУП

В типовой ЗУП 3.1 пособие на погребение оформляется через раздел «Зарплата» — документ «Единовременное пособие». Если в списке документов его нет, проверьте настройку: раздел «Настройка» — «Расчет зарплаты» — ссылка «Настройка состава начислений и удержаний». Там должны быть включены опции, связанные с единовременными пособиями и материальной помощью.

Если документ «Единовременное пособие» в вашей версии недоступен, используйте альтернативный путь: документ «Разовое начисление» или «Прочие доходы» (для выплаты лицу, не являющемуся сотрудником, — например, супругу умершего). В этом случае потребуется зарегистрировать физическое лицо и указать вид дохода с корректными налоговыми настройками.

Маршрут решения

Как выбрать документ

Получатель — действующий сотрудник, хоронивший члена семьиИспользуйте «Единовременное пособие» или «Разовое начисление» с видом начисления «Материальная помощь при погребении»

Получатель — родственник умершего сотрудника, не работающий в организацииЗарегистрируйте физлицо и оформите «Прочие доходы» или выплату бывшему сотруднику

Умер сам сотрудник, пособие платит СФР напрямуюВ 1С отражается только начисление и выплата с последующим возмещением из фонда

Настройка вида начисления

Ключевой этап — создать или проверить вид начисления. Перейдите в «Настройка» — «Начисления» и найдите (или создайте копированием) начисление с назначением «Материальная помощь». На вкладке «Налоги, взносы, учет» задайте: НДФЛ — не облагается (для пособия в пределах установленного размера), страховые взносы — не облагаются, вид дохода для взносов — «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами» или соответствующий код.

Если пособие выплачивается за счет СФР, проверьте, чтобы начисление не попадало в базу ни по одному виду взносов. При выплате сверх норматива за счет работодателя используйте код дохода материальной помощи с необлагаемым лимитом — программа сама разделит облагаемую и необлагаемую части при расчете.

Оформление выплаты и проводки

После начисления оформите документ «Ведомость в кассу» или «Ведомость в банк» с видом выплаты, соответствующим разовому начислению. В ЗУП при заполнении ведомости выберите выплачивать «Единовременные пособия» или конкретный документ-основание, чтобы в ведомость попала только нужная сумма.

В бухгалтерском учете пособие за счет СФР обычно отражается проводкой по дебету счета 69 (субсчет расчетов с СФР) и кредиту 70 или 76 — в зависимости от того, кто получатель. При синхронизации ЗУП с Бухгалтерией проводки формируются документом «Отражение зарплаты в бухучете» автоматически по настроенным способам отражения. Если синхронизации нет, в 1С:Бухгалтерии операцию вводят вручную.

Пособие в 1С:Бухгалтерии без ЗУП

Если зарплата ведется в 1С:Бухгалтерии 8.3, создайте начисление через раздел «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты» — «Начисления». Добавьте новое начисление с наименованием «Пособие на погребение», отметьте, что оно не облагается НДФЛ и взносами, укажите счет отражения. Затем включите его в документ «Начисление зарплаты» за нужный месяц, выбрав сотрудника и сумму вручную.

Для выплаты лицу, не являющемуся сотрудником, в Бухгалтерии проще использовать «Операцию, введенную вручную» (раздел «Операции»): начисление — Дт 69 Кт 76, выплата — Дт 76 Кт 50 или 51. Учтите, что при ручном способе суммы не попадут в регламентированную отчетность по НДФЛ автоматически — это допустимо, только если выплата полностью не облагается и не требует отражения.

1. 1
   Получите заявление и справку о смерти от получателя пособия
2. 2
   Проверьте или создайте вид начисления с корректными настройками НДФЛ и взносов
3. 3
   Оформите документ «Единовременное пособие» или «Разовое начисление»
4. 4
   Сформируйте ведомость на выплату отдельно от зарплаты
5. 5
   Проверьте проводки после отражения в бухучете
6. 6
   Убедитесь, что сумма корректно попала (или не попала) в 6-НДФЛ и РСВ

Как проверить результат

После проведения документов сформируйте расчетный листок сотрудника: пособие должно отображаться отдельной строкой без удержания НДФЛ. Затем откройте отчет «Анализ взносов в фонды» — сумма пособия не должна увеличивать облагаемую базу, а при необходимости должна показываться в составе необлагаемых выплат.

Для контроля отчетности сформируйте 6-НДФЛ и проверьте раздел 2: полностью необлагаемое пособие за счет СФР в расчет не включается. Если выплачена материальная помощь сверх лимита, облагаемая часть появится с соответствующей датой получения дохода. Расхождения между регистрами налогового учета и бухгалтерскими проводками — признак неверной настройки вида начисления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Пособие отдельной строкой, НДФЛ не удержан

Тревожный признак

С суммы удержан налог — неверны настройки НДФЛ

Анализ взносов в фонды

Норма

База по взносам не увеличилась на сумму пособия

Тревожный признак

Пособие вошло в облагаемую базу

6-НДФЛ

Норма

Полностью необлагаемое пособие отсутствует в расчете

Тревожный признак

Пособие стоит как облагаемый доход

Проводки

Норма

Дт 69 Кт 70/76 при источнике СФР

Тревожный признак

Дт 20/26/44 при выплате за счет фонда

Ограничения и частые вопросы

Типовая конфигурация не контролирует актуальный размер пособия автоматически — сумму вводит расчетчик вручную, поэтому перед выплатой сверяйтесь с актуальным размером, установленным законодательством с учетом индексации. Также программа не проверяет комплектность документов: ответственность за наличие заявления и справки о смерти лежит на кадровой службе.

FAQ

Облагается ли пособие на погребение НДФЛ и взносами?

Пособие в пределах установленного законом размера, выплачиваемое в связи со смертью работника или члена его семьи, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Суммы сверх норматива за счет работодателя облагаются с учетом необлагаемого лимита материальной помощи.

Что делать, если документа «Единовременное пособие» нет в журнале?

Проверьте настройку состава начислений: «Настройка» — «Расчет зарплаты» — «Настройка состава начислений и удержаний». Если документ недоступен в вашей версии, используйте «Разовое начисление» или «Прочие доходы» с правильно настроенным видом начисления.

Как выплатить пособие человеку, который не работает в организации?

Зарегистрируйте физическое лицо в справочнике, оформите начисление через «Прочие доходы» (в ЗУП) или ручную операцию с счетом 76 (в Бухгалтерии) и выплатите через кассу или банк. Проверьте, что сумма корректно отражена в отчетности.

Нужно ли отражать пособие в 6-НДФЛ?

Полностью необлагаемое пособие на погребение в расчет 6-НДФЛ не включается. Если часть выплаты облагается (превышение норматива), в расчет попадает только облагаемая сумма с фактической датой выплаты.

Можно ли выплатить пособие вместе с зарплатой?

Технически можно, но законодательство требует выплаты в день обращения при предоставлении документов. Если зарплатная ведомость позже, оформите отдельную ведомость на дату обращения, чтобы не нарушить срок.

Где в 1С взять актуальный размер пособия?

Типовая конфигурация не хранит и не индексирует размер пособия автоматически. Сумму расчетчик вводит вручную на основании актуальных нормативных данных с учетом ежегодной индексации.