Другое · 9 мин
Где в 1С находятся договоры ГПХ с физическим лицом
Разбираем, где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии находятся договоры ГПХ с физическими лицами, как их завести, начислить оплату и проверить взносы и НДФЛ.
Договоры гражданско-правового характера (ГПХ) с физическими лицами в программах 1С хранятся не в общем справочнике «Договоры», а в специальных разделах кадрового учёта. Именно поэтому бухгалтеры часто не могут их найти: ищут через «Покупки» или «Справочники», а нужные документы расположены в блоке «Зарплата и кадры». Место хранения зависит от конфигурации — в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии путь различается.
В 1С:Зарплата и управление персоналом договор ГПХ оформляется документом «Договор (работы, услуги)» или «Договор (авторский)» в разделе «Кадры» либо «Зарплата». В 1С:Бухгалтерии предприятия используется документ «Договор подряда» (или начисление через операцию), а сами физлица вводятся в одноимённый справочник. Ниже разберём оба варианта с точными путями по меню.
Важно понимать: договор ГПХ в 1С — это не просто текст соглашения, а учётный документ, от которого зависят начисления вознаграждения, расчёт НДФЛ и страховых взносов, а также отчётность (6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения). Ошибка в оформлении приводит к неверным суммам в отчётах.
Где искать договоры ГПХ в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1) основной путь такой: меню «Кадры» → «Договоры (работы, услуги)». Здесь открывается журнал всех договоров ГПХ, где можно создать новый или найти существующий по физическому лицу, номеру или периоду. Если договор авторский (на создание произведений), используется соседний документ «Договор (авторский)».
Дублирующий путь — через раздел «Зарплата» → «Договоры (включая авторские)». В некоторых настройках интерфейса документы ГПХ выведены именно туда, поэтому, если в «Кадрах» журнала нет, проверьте раздел «Зарплата». Видимость пунктов меню зависит от настроек прав пользователя и функциональности программы.
Если договоров в журнале нет вообще, проверьте, включена ли функциональность: «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика» либо «Настройка состава начислений» — в части релизов учёт ГПХ включается отдельным флагом в настройках расчёта зарплаты.
Где искать договоры ГПХ в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии предприятия» (ред. 3.0) путь другой: раздел «Зарплата и кадры» → «Договоры подряда». Если такого пункта нет, значит, в настройках отключён учёт зарплаты или используется упрощённый интерфейс. Проверить можно через «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты».
Перед созданием договора физлицо вводится в справочник: «Справочники» → «Физические лица». Там заполняются ФИО, ИНН, СНИЛС — без этих данных невозможно корректно рассчитать НДФЛ и включить человека в отчётность. Дата рождения и пол также обязательны для персонифицированного учёта.
В простых случаях, когда ведётся только бухгалтерский учёт без полноценной зарплатной подсистемы, вознаграждение по ГПХ иногда отражают документом «Операция, введённая вручную» с ручными проводками. Такой способ допустим, но требует самостоятельно следить за НДФЛ, взносами и отражением в отчётах — программа автоматически ничего не посчитает.
Как завести договор ГПХ по шагам
Последовательность действий в обеих конфигурациях схожа. Сначала создаётся физическое лицо, затем договор, затем документ начисления вознаграждения. Ниже — типовой порядок для 1С:ЗУП; в Бухгалтерии шаги аналогичны, только документ начисления называется «Начисление зарплаты» с выбранным договором подряда.
- 1Откройте «Кадры» → «Физические лица» и создайте карточку: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения.
- 2Перейдите в «Кадры» → «Договоры (работы, услуги)» и нажмите «Создать».
- 3Укажите организацию, физлицо, номер и дату договора, период действия, сумму вознаграждения.
- 4Проверьте вид расчёта (начисление по договору ГПХ) и счёт учёта затрат.
- 5Проведите документ и распечатайте при необходимости текст договора.
- 6В конце месяца создайте «Начисление зарплаты и взносов» — вознаграждение по ГПХ подтянется автоматически, либо используйте отдельное начисление по договору.
При заполнении договора обратите внимание на даты: начисление и выплата должны попадать в период действия договора. Если акт выполненных работ подписан позже окончания договора, программа может не подтянуть начисление либо потребует ручной корректировки периода.
Чем договор ГПХ отличается от трудового в учёте
Ошибочно оформлять подрядчика как сотрудника по трудовому договору «для простоты» — это меняет налоговую нагрузку и кадровые документы. Различия в учёте существенные.
| Параметр | Трудовой договор | Договор ГПХ |
|---|---|---|
| Документ в 1С | Приём на работу / Кадровый перевод | Договор (работы, услуги) |
| Страховые взносы | Полный тариф, включая взносы на травматизм | Пенсионные и медицинские; на травматизм — только если прописано в договоре |
| Больничные и отпуска | Оплачиваются | Не начисляются |
| Табель и штатное расписание | Обязательны | Не используются |
| Отчётность | РСВ, 6-НДФЛ, перссведения, ЕФС-1 | РСВ, 6-НДФЛ, перссведения; в ЕФС-1 — сведения о договорах ГПХ |
Обратите внимание на последнюю строку: сведения о заключении и расторжении договоров ГПХ подаются в СФР в составе ЕФС-1. В 1С:ЗУП эти данные формируются из документов договоров, поэтому даты начала и окончания должны быть заполнены корректно.
Начисление оплаты, НДФЛ и взносов
Вознаграждение по договору ГПХ облагается НДФЛ по стандартной ставке и страховыми взносами на пенсионное и медицинское страхование. Взносы на случай временной нетрудоспособности и взносы на травматизм по умолчанию не начисляются (травматизм — только если это прямо предусмотрено договором). Программа применяет эти правила автоматически по виду начисления, привязанному к договору.
В 1С:ЗУП начисление по договору попадает в документ «Начисление зарплаты и взносов» на отдельной вкладке «Договоры ГПХ» либо оформляется документом «Начисление по договорам» — зависит от релиза. Проверьте, что в табличной части появилось нужное физлицо с суммой по договору, иначе взносы и НДФЛ не рассчитаются.
Выплата оформляется стандартной ведомостью (в банк, кассу или на карту). В поле «Выплачивать» выбирается договор или начисление по нему. Дата выплаты определяет период отражения НДФЛ в 6-НДФЛ, поэтому ведомость должна быть проведена фактической датой перечисления денег.
Как проверить результат
Сумма видна в «Начислении зарплаты и взносов» на вкладке договоров ГПХ
Договора нет в документе — проверьте даты договора и статус проведения
Налог рассчитан в документе начисления и виден в отчёте «Анализ НДФЛ по датам получения доходов»
НДФЛ нулевой или не исчислен — проверьте ИНН физлица и вид начисления
Взносы на ОПС и ОМС посчитаны, травматизм отсутствует (если не предусмотрен)
Начислены взносы на травматизм без основания или не посчитаны обязательные
Типичные ошибки при работе с договорами ГПХ
Отдельно отметим проблему дублей физлиц. Перед созданием новой карточки выполните поиск по ИНН или СНИЛС в справочнике — в большинстве случаев человек уже есть в базе, особенно если когда-либо был сотрудником. Объединение дублей потом требует специальной обработки и правки документов.
Частые вопросы
Почему в журнале «Договоры (работы, услуги)» пусто, хотя договоры точно заводили?
Скорее всего, стоит отбор по организации или периоду, либо документы созданы в другой конфигурации (например, учёт вёлся в 1С:Бухгалтерии, а ищете в ЗУП). Снимите отборы в журнале и проверьте через поиск по физлицу. Также убедитесь, что у пользователя есть права на документы кадрового учёта.
Можно ли завести договор ГПХ на сотрудника, который уже работает по трудовому договору?
Да, законодательство это допускает, и в 1С договор ГПХ создаётся на ту же карточку физлица. Начисления по трудовому и гражданско-правовому договору рассчитываются независимо, но НДФЛ суммируется по одному налогоплательщику. Учтите риск переквалификации, если работа по ГПХ фактически дублирует трудовую функцию.
Как распечатать текст договора из 1С?
В карточке договора есть кнопка «Печать» со стандартным шаблоном. Если типовой макет не подходит, текст договора формируют во внешнем редакторе, а в 1С хранят только учётные данные. Для регулярной печати из программы подключают внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки».
Нужно ли подавать сведения о договоре ГПХ в СФР?
Да, о заключении и расторжении договоров ГПХ подаются сведения в составе формы ЕФС-1 в установленные сроки. В 1С:ЗУП отчёт формируется в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» на основе введённых договоров — поэтому даты начала и окончания должны быть заполнены точно.
Что делать, если договор ГПХ завели с ошибкой в сумме или датах?
Если начислений по договору ещё не было, документ можно просто отредактировать и перепровести. Если начисления и выплаты уже прошли, исправляйте договор, затем перепроведите документы начисления и сформируйте уточнённую отчётность за затронутые периоды. Удалять проведённый договор с начислениями нельзя — это нарушит последовательность учёта.
Что важно запомнить
Договоры ГПХ с физлицами в 1С:ЗУП находятся в разделе «Кадры» → «Договоры (работы, услуги)», в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Договоры подряда». Сначала заводится карточка физлица, затем договор, затем начисление штатным документом. Ручные проводки вместо штатных документов ломают расчёт НДФЛ, взносов и отчётность.