Где в 1С находится диспансеризация и как её оформить

Вопрос «где в 1С диспансеризация» обычно возникает в двух ситуациях: бухгалтер по зарплате ищет, как отразить дни прохождения диспансеризации сотрудником, а специалист по кадрам — где вести учёт медицинских осмотров. В 1С:ЗУП для этого предусмотрены два разных механизма: блок «Медицинские осмотры» в разделе кадрового учёта и отдельный вид отсутствия для табеля и расчёта среднего заработка.

По Трудовому кодексу за работником на время прохождения диспансеризации сохраняется место работы и средний заработок (ст. 185.1 ТК РФ). Работникам предпенсионного возраста положено два дня в году, остальным — как правило, один день раз в три года, а при определённых обстоятельствах — чаще. Поэтому в программе нужно не только «найти» диспансеризацию, но и правильно оформить отсутствие, чтобы расчёт и табель сошлись.

Ниже разберём, в каких разделах 1С:ЗУП искать нужные документы, как включить функциональность, если она скрыта, как оформить день диспансеризации в табеле и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где искать диспансеризацию в интерфейсе 1С:ЗУП

Основной путь к оформлению отсутствия: раздел «Зарплата» → «Все отсутствия сотрудников» (в некоторых релизах журнал доступен также из раздела «Кадры»). В этом журнале создаётся документ, который регистрирует день (или несколько дней) прохождения диспансеризации и при необходимости сразу начисляет оплату по среднему заработку.

Если нужен именно учёт факта прохождения обследования и планирование медосмотров, откройте раздел «Кадры» → «Медицинские осмотры». Там ведутся графики осмотров, фиксируются результаты и заключения. Этот блок относится к охране труда и кадровому учёту, а не к расчёту зарплаты.

Третье место, где «видна» диспансеризация, — табель учёта рабочего времени (раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»). После проведения документа отсутствия день помечается условным обозначением, соответствующим виду времени «Диспансеризация».

Как включить нужную функциональность, если её не видно

Часть механизмов в 1С:ЗУП скрыта до тех пор, пока их не включат в настройках. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» или «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и проверьте состав доступных начислений и видов отсутствий.

Для медосмотров перейдите в «Настройка» → «Кадровый учёт» (в ряде релизов — «Настройка» → «Функциональность» на закладке «Сотрудники») и включите опцию учёта медицинских осмотров. После этого в разделе «Кадры» появится ссылка «Медицинские осмотры».

Учтите, что настройки функциональности доступны пользователю с правами администратора или расчётчика с расширенными правами. Если вы работаете под ограниченной учётной записью, пункт настройки может быть недоступен — в этом случае запросите включение у администратора базы.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и проверьте доступные виды отсутствий.
2. 2
   Включите учёт медицинских осмотров в настройках кадрового учёта, если нужен блок «Медицинские осмотры».
3. 3
   Перейдите в «Зарплата» → «Все отсутствия сотрудников» и создайте документ отсутствия.
4. 4
   Выберите вид времени «Диспансеризация» и укажите период.
5. 5
   Проверьте отражение в табеле Т-13 и в расчётном листке сотрудника.

Как оформить день диспансеризации в табеле

Создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» из журнала «Все отсутствия сотрудников». Укажите сотрудника, дату или период отсутствия и выберите причину — вид времени «Диспансеризация». Если в вашей конфигурации документ называется иначе (например, «Прогул, отсутствие»), логика та же: ключевое — корректный вид отсутствия.

После проведения документа день в табеле закроется соответствующим кодом вместо рабочего времени. Это важно: если не оформить отсутствие документом, программа посчитает день рабочим по графику сотрудника, и при отсутствии фактических данных возникнет вопрос по оплате или неявке.

Проверьте результат через отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»: день диспансеризации должен отображаться отдельным обозначением, а общее количество отработанных дней за месяц — уменьшиться на дни обследования.

Как оплачивается диспансеризация в 1С

Оплата дней диспансеризации производится по среднему заработку. В документе отсутствия предусмотрен флажок начисления оплаты (либо оплата рассчитывается отдельным начислением — зависит от настроек и релиза). Убедитесь, что в документе включена оплата по среднему, иначе день будет только отражён в табеле без начисления.

Средний заработок программа рассчитывает автоматически по данным предыдущих 12 месяцев. Если сотрудник работает меньше, расчёт идёт по фактически отработанному периоду. Проверить сумму можно на закладке «Начисления» документа или через расчётный листок сотрудника после окончательного расчёта зарплаты за месяц.

Отдельно учтите сотрудников предпенсионного возраста: им положено два оплачиваемых дня в году. Если сотрудник использует оба дня подряд, оформляйте один документ на период из двух дней — так проще контролировать лимит.

Удобно завести внутренний регламент: сотрудник заранее пишет заявление на дни диспансеризации, а кадровик оформляет документ отсутствия до расчёта зарплаты за месяц. Тогда начисление попадёт в текущий расчётный период без перерасчётов.

Как вести учёт медосмотров и графиков диспансеризации

Блок «Медицинские осмотры» в разделе «Кадры» предназначен для плановых и внеплановых осмотров: предварительных при приёме на работу, периодических, а также обследований по возрасту. Здесь фиксируются направления, даты прохождения, результаты и заключения врачей.

Для контроля сроков используйте списки сотрудников, которым требуется осмотр: программа позволяет сформировать перечень работников, у которых подошёл срок периодического осмотра. Это помогает не пропустить обязательные обследования для вредных и опасных профессий, где периодичность установлена законодательно.

Не путайте два учёта: «Медицинские осмотры» — это кадрово-охранный блок, он не влияет на табель и зарплату. Оплата дней диспансеризации оформляется только через документ отсутствия. Для полной картины обычно используют оба механизма параллельно.

Два механизма учёта в ЗУП

Документ отсутствия

Отражает день диспансеризации в табеле и начисляет оплату по среднему. Обязателен для расчёта зарплаты.

Блок «Медицинские осмотры»

Ведёт графики, результаты и заключения осмотров. Нужен для охраны труда, на зарплату не влияет.

Частые ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — оформление дня диспансеризации как отпуска без сохранения зарплаты или как обычного невыхода. В первом случае сотрудник теряет оплату, во втором — в табеле образуется неясный день, который может быть расценён как прогул при проверке.

Вторая ошибка — превышение лимита оплачиваемых дней. Программа не всегда жёстко контролирует количество использованных дней диспансеризации за год, поэтому контроль лимита (один день раз в три года либо два дня для предпенсионеров) часто ложится на кадровика. Ведите учёт вручную или через отчёты по отсутствиям.

Третья ошибка — оформление документа после окончательного расчёта зарплаты за месяц. Тогда начисление уйдёт в следующий период или потребует перерасчёта. Старайтесь вводить документ до закрытия месяца.

Как проверить, что всё оформлено правильно

После проведения документа пройдите три контрольные точки: табель, расчётный листок и журнал отсутствий. В табеле Т-13 день должен быть закрыт кодом диспансеризации, в расчётном листке — присутствовать начисление по среднему заработку, а в журнале «Все отсутствия сотрудников» — проведённый документ с корректным периодом.

Дополнительно сверьтесь с заявлением сотрудника и справкой из медицинской организации о прохождении обследования — эти документы подтверждают обоснованность оплаты при проверках.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13

Норма

День отмечен кодом диспансеризации, отработанные дни уменьшены

Тревожный признак

День стоит как рабочий или прогул

Расчётный листок

Норма

Есть начисление оплаты по среднему за дни диспансеризации

Тревожный признак

Начисления нет или день оплачен как отпуск без сохранения

Документ отсутствия

Норма

Проведён до закрытия месяца, указан верный вид времени

Тревожный признак

Документ не проведён или создан после расчёта

Частые вопросы

Нет вида времени «Диспансеризация» в документе отсутствия — что делать?

Проверьте настройки расчёта зарплаты и состав доступных видов отсутствий в разделе «Настройка». Если вид отсутствия не появляется, возможно, требуется обновить конфигурацию до актуального релиза или создать пользовательский вид времени с нужным обозначением — эту работу лучше поручить специалисту по настройке 1С.

Чем диспансеризация отличается от медосмотра в 1С?

Диспансеризация — это право работника на оплачиваемые дни обследования по ст. 185.1 ТК РФ, оформляется документом отсутствия и влияет на зарплату. Медосмотры (предварительные и периодические) — обязанность по охране труда, их учёт ведётся в блоке «Медицинские осмотры» и на расчёт зарплаты напрямую не влияет.

Сколько дней диспансеризации можно оплатить сотруднику?

Работникам предпенсионного возраста — два рабочих дня в году. Остальным работникам — как правило, один рабочий день раз в три года; отдельным категориям (например, с 40 лет по некоторым видам обследований) — один день в год. Точный порядок зависит от возраста и вида обследования, сверяйтесь с актуальной редакцией ст. 185.1 ТК РФ.

Можно ли оформить диспансеризацию задним числом?

Технически документ можно создать любой датой, но если месяц уже рассчитан, начисление попадёт в следующий период или потребует перерасчёта. Бухгалтериям обычно рекомендуется оформлять такие документы до закрытия зарплаты месяца, к которому относится отсутствие.

Нужно ли оформлять диспансеризацию в 1С:Бухгалтерии, если ЗУП нет?

В 1С:Бухгалтерии с базовым кадровым учётом дни диспансеризации обычно отражают через ручное начисление с расчётом среднего заработка и корректировку табеля. Специализированного документа, как в ЗУП, там может не быть — механика зависит от релиза, поэтому проверьте справку программы или перенесите расчёт зарплаты в ЗУП.