Где в 1С Бухгалтерии найти и сформировать справку 182н

Справка 182н — это документ о сумме заработка, на который начислялись страховые взносы на ВНиМ, за два календарных года, предшествующих увольнению, и текущий год. Работодатель обязан выдать её сотруднику в день увольнения, а новый работодатель использует эти данные для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам. В 1С Бухгалтерии 8.3 справка формируется автоматически на основании данных учёта, и найти её можно в кадровом разделе программы.

Точное расположение документа зависит от того, ведёте ли вы зарплату в самой 1С Бухгалтерии или используете связку с 1С ЗУП. В первом случае справка доступна напрямую, во втором — формируется в ЗУП и не появится в Бухгалтерии. Ниже разобраны оба пути, порядок заполнения, проверка сумм и типичные проблемы.

Где находится справка 182н в 1С Бухгалтерии 8.3

Основной путь к документу: откройте раздел «Зарплата и кадры» (в некоторых релизах — просто «Кадры») и найдите в списке документов пункт «Справки о заработке (182н)». Откроется журнал, где хранятся все ранее созданные справки, а кнопка «Создать» позволяет оформить новую.

Второй способ — через документ увольнения. Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Увольнение» нужного сотрудника. В форме документа обычно доступна кнопка создания связанных справок: программа предложит сформировать справку 182н и справку о заработке для центра занятости. Это самый быстрый сценарий, потому что сотрудник и периоды подставятся автоматически.

Если пункта «Справки о заработке» в меню нет, проверьте настройку интерфейса: раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → настройка зарплаты и кадров. Должен быть включён режим ведения кадрового учёта и расчёта зарплаты в данной программе. При режиме «во внешней программе» кадровые документы в Бухгалтерии ограничены.

Как создать и заполнить справку пошагово

Создание справки занимает несколько минут, если учёт вёлся корректно. Программа сама подтягивает суммы заработка и дни исключаемых периодов из регистров учёта взносов.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Справки о заработке (182н)» и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и дату выдачи справки (обычно дата увольнения).
3. 3
   Проверьте автоматически заполненные годы расчётного периода и суммы заработка по годам.
4. 4
   Проверьте таблицу исключаемых периодов: больничные, отпуска по беременности и уходу за ребёнком с датами начала и окончания.
5. 5
   Заполните данные страхователя (если не подтянулись из карточки организации) и подписанта.
6. 6
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Справка о заработке (182н)».

После проведения документ сохраняется в журнале, и распечатать его можно повторно в любой момент. Печатная форма соответствует форме, утверждённой приказом Минтруда, и содержит все обязательные реквизиты: данные страхователя и страхователя-получателя, ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР, сведения о застрахованном лице.

Дату выдачи укажите фактическую. Если сотрудник уволен раньше, а справку запросил позже, документ оформляется датой обращения — по закону работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней с момента письменного заявления.

Проверка сумм заработка перед печатью

Автоматическое заполнение не отменяет контроля. Суммы в справке должны совпадать с базой по взносам на ВНиМ за соответствующие годы — это те начисления, на которые взносы начислялись, без вычета НДФЛ.

Быстрый способ сверки — регистр учёта взносов. Откройте отчёт «Анализ взносов в фонды» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате») за нужный год, отфильтруйте по сотруднику и сравните базу ВНиМ со значением в справке. Расхождение обычно означает, что какие-то начисления были проведены задним числом после формирования справки, либо часть выплат ошибочно настроена как облагаемая/необлагаемая.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма заработка за год

Норма

Совпадает с базой по взносам ВНиМ в отчёте «Анализ взносов в фонды»

Тревожный признак

Расходится — есть непроведённые или исправленные задним числом начисления

Исключаемые периоды

Норма

Все больничные и декреты указаны с точными датами и количеством дней

Тревожный признак

Период отсутствует или даты не совпадают с больничными листами

Данные сотрудника

Норма

ФИО, СНИЛС, паспорт совпадают с карточкой сотрудника

Тревожный признак

Устаревшая фамилия или ошибка в СНИЛС — справку могут не принять

Исключаемые периоды: что должно попасть в справку

Раздел справки о периодах нетрудоспособности заполняется на основании документов «Больничный лист», «Отпуск» (по беременности и родам) и отсутствий по уходу за ребёнком. Программа собирает их автоматически, но только если эти документы были оформлены в программе, а не просто отражены в табеле вручную.

Частая ситуация: больничный вводили не документом, а ручной корректировкой начислений — тогда в справке период не появится. Перед выдачей справки сверьте исключаемые дни с личной карточкой сотрудника и, при необходимости, введите недостающие документы отсутствий, после чего перезаполните справку кнопкой обновления данных.

Если зарплата ведётся в 1С ЗУП

В конфигурации «1С: Зарплата и управление персоналом» справка расположена в разделе «Отчетность, справки» → «Справки о заработке (182н)». Логика заполнения аналогична: выбирается сотрудник, программа подтягивает заработок и исключаемые периоды из регистров учёта взносов.

При обмене ЗУП → Бухгалтерия синхронизируются только проводки и сводные данные, сами кадровые документы справок в Бухгалтерию не переносятся. Поэтому выдавать и перепечатывать 182н нужно именно в ЗУП. Если сотрудник приносит запрос бухгалтеру, а не расчётчику, уточните, в какой базе ведётся кадровый учёт, прежде чем искать документ.

Где формировать справку

1С Бухгалтерия 8.3

Подходит, если зарплата и кадры ведутся в самой Бухгалтерии. Справка создаётся в разделе «Зарплата и кадры».

1С ЗУП

Единственный вариант при раздельном учёте: справки формируются в ЗУП, в Бухгалтерии их нет.

Ручное заполнение бланка

Допустимо при сбое программы, но требует точной сверки с регистрами; риск арифметических ошибок выше.

Частые проблемы и их решение

Справка не заполняется автоматически. Чаще всего причина — за расчётные годы в программе нет данных (учёт начат позже, сотрудник принят в текущем году). Тогда суммы за прошлые годы вводятся вручную на основании справок от прежних работодателей или архивных данных.

Неверные реквизиты страхователя. Регистрационный номер в СФР, ИНН и КПП подтягиваются из карточки организации. Проверьте «Главное» → «Реквизиты организации», раздел с регистрацией в фондах, и при необходимости обновите данные — после этого перезаполните справку.

Нужна справка за годы, когда работал другой работодатель. Ваша организация отвечает только за период работы у неё. Данные о заработке у прежних работодателей сотрудник получает у них самостоятельно.

FAQ

Обязательно ли выдавать справку 182н при увольнении?

Да, работодатель обязан выдать справку в день увольнения без отдельного заявления. Если сотрудник её не получил, выдать документ нужно в течение трёх рабочих дней после письменного обращения бывшего работника.

Можно ли сформировать справку 182н для действующего сотрудника?

Да. Действующий работник может запросить справку, например, для расчёта пособия по месту совместительства. В 1С документ создаётся тем же способом — указывается сотрудник и дата выдачи, привязка к увольнению не обязательна.

Почему в справке сумма меньше начисленной зарплаты?

В справку включаются только выплаты, облагаемые взносами на ВНиМ. Необлагаемые суммы (например, отдельные виды материальной помощи, компенсации) в базу не входят, поэтому итог справки законно ниже фонда оплаты труда.

Как перепечатать справку, выданную ранее?

Откройте журнал «Справки о заработке (182н)» в разделе «Зарплата и кадры», найдите нужный документ по сотруднику и дате, откройте его и нажмите «Печать». Создавать новый документ не требуется.

Что делать, если после выдачи справки обнаружилась ошибка в суммах?

Сначала исправьте первичный документ в учёте (начисление или больничный), затем сформируйте новую справку с корректными данными и выдайте её сотруднику взамен ошибочной. Вручную править уже распечатанный бланк нельзя.