Другое · 10 мин
Где в 1С:Бухгалтерии посмотреть среднесписочную численность работников
Где в 1С:Бухгалтерии посмотреть среднесписочную численность работников: нужные отчёты, настройка периода, проверка расчёта и исправление типичных ошибок.
Среднесписочная численность (ССЧ) — один из показателей, который регулярно требуется для отчётности в налоговую, статистику, фонды, а также для подтверждения права на льготы и спецрежимы. В 1С:Бухгалтерии этот показатель рассчитывается автоматически на основании кадровых данных, но найти его с первого раза получается не у всех: отчёт «спрятан» в разделе зарплаты и кадров, а его название отличается в зависимости от версии конфигурации.
Главный инструмент — отчёт «Численность и текучесть кадров» (в ряде релизов — «Среднесписочная численность»), который доступен в разделе «Зарплата и кадры». Дополнительно ССЧ можно увидеть в регламентированном отчёте «Сведения о среднесписочной численности» при его формировании, а также в некоторых статистических формах. Ниже разобраны все рабочие способы, настройки и типичные проблемы.
Важно понимать: корректность расчёта зависит не от отчёта, а от качества кадровых данных — приёмов на работу, увольнений, переводов и графиков работы. Если сотрудник принят без кадрового документа или уволен «задним числом» после закрытия периода, численность исказится.
Где находится основной отчёт по численности
Основной путь: откройте раздел «Зарплата и кадры», затем блок «Отчёты по кадрам» и выберите «Численность и текучесть кадров». В шапке отчёта укажите период (месяц, квартал, год) и при необходимости организацию, если в базе ведётся несколько юридических лиц. После нажатия «Сформировать» программа покажет среднесписочную численность за период и помесячную разбивку.
В отчёте обычно выводятся три ключевых показателя: среднесписочная численность, списочная численность на конец периода и коэффициенты текучести. Для отчётности в налоговую и статистику нужен именно показатель ССЧ — он считается по правилам, где учитываются не все сотрудники списка, а только те, кто подлежит включению по методологии Росстата.
Если отчёт не виден в меню, проверьте права пользователя: доступ к разделу зарплаты и кадров может быть ограничен. Также в некоторых настройках интерфейса отчёты скрыты — их можно найти через «Все функции» или поиск по команде в строке навигации.
- 1Откройте «Зарплата и кадры» → «Отчёты по кадрам» → «Численность и текучесть кадров».
- 2Установите нужный период: месяц, квартал или год.
- 3Нажмите «Сформировать» и найдите строку «Среднесписочная численность».
- 4Сверьте помесячные значения с ожиданиями и при необходимости расшифруйте цифру двойным щелчком.
Как проверить ССЧ через регламентированную отчётность
Второй способ — через форму «Сведения о среднесписочной численности», которую организации сдают или сдавали в налоговую (сейчас показатель включается в расчёт по страховым взносам, но сам механизм расчёта в программе сохранён). Откройте «Отчёты, справки» → «1С-Отчётность» или «Регламентированные отчёты», создайте соответствующую форму за нужный год и нажмите «Заполнить». Программа подтянет рассчитанное значение ССЧ.
Дополнительно ССЧ фигурирует в расчёте по страховым взносам (РСВ) на титульном листе. Если вы формируете РСВ за квартал, показатель среднесписочной численности рассчитывается автоматически с начала года — это удобный способ перекрёстной проверки данных кадрового отчёта.
Учтите: регламентированные формы используют ту же базу кадровых данных, что и отчёт по численности. Если цифры в отчёте «Численность и текучесть кадров» и в РСВ различаются — причина почти всегда в разных периодах расчёта или в том, что часть данных была изменена после формирования одного из отчётов.
Какие сотрудники попадают в расчёт, а какие нет
Отчёт рассчитывает ССЧ по методологии, близкой к указаниям Росстата: в среднесписочную входят сотрудники, работающие по трудовым договорам, включая временных и сезонных. Внешние совместители и лица по договорам ГПХ в ССЧ не включаются — они учитываются отдельно. Внутренние совместители считаются как один человек по основному месту работы.
Не включаются в расчёт, в частности, женщины в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком, сотрудники в учебном отпуске без сохранения зарплаты (при соблюдении условий). Если сотрудница в отпуске по уходу за ребёнком работает неполный день с сохранением пособия — она включается в ССЧ. Эти нюансы программа учитывает по видам отсутствий, заданным в документах.
Сотрудники с неполным рабочим временем учитываются пропорционально отработанному времени, если неполный график установлен по соглашению. Если неполное время установлено в силу закона (например, несовершеннолетним), такие работники учитываются как целые единицы. Поэтому важно, чтобы в карточке сотрудника и в кадровых документах вид занятости и график были заполнены корректно.
Настройка отчёта и расшифровка цифр
В отчёте «Численность и текучесть кадров» доступна расшифровка: двойной щелчок по значению ССЧ за месяц открывает детализацию по сотрудникам — кто вошёл в расчёт, с каким коэффициентом и за какие дни. Это главный инструмент проверки, если итоговая цифра вызывает сомнения.
Через кнопку «Настройки» можно изменить группировки (по подразделениям, должностям), добавить отбор по конкретному подразделению или сотруднику. Это полезно, когда ССЧ нужна не по организации в целом, а по структурному подразделению — например, для внутренней управленческой отчётности или для подтверждения квот.
Если в базе несколько организаций, проверьте отбор по организации: по умолчанию отчёт может формироваться по всем сразу, и итоговая численность окажется суммарной. Для сдачи отчётности нужна ССЧ отдельно по каждому юридическому лицу.
Как проверить результат
Период совпадает с периодом, за который нужна ССЧ
Отчёт сформирован за месяц, а нужен год — цифра занижена
Выбрана конкретная организация
Отбор пуст — в расчёт вошли все организации базы
В списке только сотрудники с трудовыми договорами, уволенные исключены с даты увольнения
В расчёте есть давно уволенные сотрудники или отсутствуют принятые
ССЧ в отчёте и на титульном листе РСВ совпадают за одинаковый период
Значения различаются без видимой причины
Почему численность может быть неверной и как это исправить
Самая частая причина ошибок — неоформленные кадровые документы. Если сотрудник фактически работает, но документ «Приём на работу» не проведён, в расчёт он не попадёт. Обратная ситуация: увольнение оформили приказом на бумаге, но в программе не провели — сотрудник продолжает «висеть» в списочном составе и завышать ССЧ.
Вторая причина — некорректные отсутствия. Если отпуск по уходу за ребёнком оформлен не кадровым документом, а просто неначислением зарплаты, программа не узнает о праве исключить сотрудницу из ССЧ. Все длительные отсутствия должны вводиться соответствующими документами с правильным видом отсутствия.
Третья группа проблем — работа в базе «задним числом» после сдачи отчётности. Если вы провели увольнение прошлым периодом уже после формирования РСВ, пересоздайте отчёты заново: старые сформированные формы сами не пересчитаются. После любых изменений кадровых данных за прошлый период перепроверяйте ССЧ до отправки отчётности.
Чем отличаются способы получения ССЧ и что выбрать
Для оперативной проверки и анализа удобнее отчёт «Численность и текучесть кадров»: он гибкий, даёт помесячную разбивку и расшифровку до сотрудников. Для официальной отчётности надёжнее опираться на значения, которые программа подставляет в регламентированные формы, — они гарантированно соответствуют требованиям конкретной формы.
Если в базе зарплата и кадры ведутся в упрощённом режиме или кадровый учёт минимален, точность расчёта будет ограничена качеством введённых данных. В таких случаях имеет смысл сверить расчёт программы с ручным подсчётом по табелю, особенно если штат небольшой.
Сравнение способов
Подходит для анализа и проверки: помесячная разбивка, расшифровка до сотрудников, гибкие отборы. Не является официальной формой.
Подходят для сдачи отчётности: показатель рассчитывается по правилам конкретной формы. Меньше гибкости для анализа.
Контрольный вариант для небольшого штата или при сомнениях в данных. Трудоёмко при большой численности.
Полезная привычка — сверять ССЧ из отчёта с титульным листом РСВ перед каждой сдачей квартальной отчётности. Расхождение почти всегда означает, что после формирования одного из отчётов в кадровые данные вносились изменения.
Часто задаваемые вопросы
Почему отчёт «Численность и текучесть кадров» пустой?
Чаще всего причина в отсутствии проведённых кадровых документов за выбранный период или в неверном отборе по организации. Проверьте журнал «Приёмы на работу» и убедитесь, что документы проведены, а в шапке отчёта выбраны правильные период и организация.
Где посмотреть ССЧ, если в базе несколько организаций?
В том же отчёте «Численность и текучесть кадров» установите отбор по конкретной организации через «Настройки» или поле организации в шапке. Без отбора программа покажет суммарную численность по всем организациям базы, что для отчётности некорректно.
Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?
Нет, внешние совместители в ССЧ не включаются — они учитываются отдельным показателем. Внутренние совместители считаются один раз по основному месту работы.
ССЧ в отчёте и в РСВ не совпадают — что делать?
Сначала убедитесь, что сравниваете одинаковые периоды: РСВ считает нарастающим итогом с начала года. Затем проверьте, не изменялись ли кадровые документы после формирования одного из отчётов — при необходимости перезаполните форму РСВ кнопкой «Заполнить».
Как учитываются сотрудницы в отпуске по уходу за ребёнком?
По общему правилу они исключаются из ССЧ, но только если отпуск оформлен соответствующим кадровым документом с правильным видом отсутствия. Если сотрудница работает неполный день с сохранением пособия, она включается в расчёт.
Можно ли получить ССЧ по подразделению?
Да, в настройках отчёта «Численность и текучесть кадров» добавьте группировку или отбор по подразделению. Учтите, что для официальной отчётности обычно требуется ССЧ по организации в целом.
Что важно запомнить
ССЧ в 1С:Бухгалтерии смотрят в отчёте «Зарплата и кадры → Отчёты по кадрам → Численность и текучесть кадров», а для отчётности — в регламентированных формах. Точность показателя полностью зависит от корректно проведённых кадровых документов: приёмов, увольнений и отсутствий.