Другое · 11 мин
Где в 1С:Бухгалтерии находится график работы и как его настроить
Где находится график работы в 1С:Бухгалтерии 8.3, как создать и заполнить производственный календарь и графики сотрудников для расчёта зарплаты.
График работы в 1С:Бухгалтерии 8.3 — это элемент справочника, который определяет норму рабочего времени сотрудника: сколько дней и часов он должен отработать в каждом месяце. Без корректно заполненного графика программа не сможет правильно рассчитать зарплату при неполном отработанном месяце, оплату отпусков, больничных и других отсутствий.
Многие пользователи не сразу находят этот справочник, потому что в разных релизах и при разных настройках интерфейса он располагается в разных разделах: «Зарплата и кадры», «Справочники» или «Настройки». Кроме того, график работы тесно связан с производственным календарем — данные из календаря подставляются в график автоматически.
Ниже разобрано, где именно искать графики работы, как создать новый график, как заполнить его по шаблону и как проверить, что норма времени рассчиталась правильно. Инструкция актуальна для типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0.
Где находится справочник графиков работы
Основной путь к графикам работы в типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 проходит через раздел зарплаты. Откройте раздел «Зарплата и кадры», затем перейдите в «Настройки зарплаты». В открывшемся окне настроек найдите блок ссылок на классификаторы и справочники — там будет пункт «Графики работы сотрудников».
Альтернативный путь — через общий список справочников. Откройте раздел «Справочники» и найдите в списке пункт «Графики работы». Если этого пункта нет, возможно, в настройках функциональности отключён учёт зарплаты или у текущего пользователя ограничены права.
Ещё один способ — воспользоваться поиском. Нажмите на значок лупы в правом верхнем углу окна программы (или Ctrl+F в панели навигации) и введите «графики работы». Программа покажет ссылку на нужный справочник независимо от того, в каком разделе он скрыт.
Что такое производственный календарь и зачем он нужен
График работы не существует отдельно — он строится на основе производственного календаря. Календарь содержит общероссийские данные о рабочих, выходных и праздничных днях, а также о сокращённых предпраздничных днях. Найти его можно там же: «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Производственные календари».
Перед созданием графиков убедитесь, что календарь заполнен на нужный год. В типовой поставке календарь заполняется автоматически при обновлении конфигурации, но при работе в старом релизе данные на новый год могут отсутствовать. Откройте календарь и проверьте, что дни текущего года раскрашены: рабочие, выходные и праздничные отображаются разными цветами.
Если календарь не заполнен, график работы при автозаполнении покажет нулевую или искажённую норму времени, а расчёт зарплаты за неполный месяц окажется неверным. Заполнить календарь можно вручную по официальному производственному календарю или обновить конфигурацию до актуального релиза.
Как создать новый график работы
Откройте справочник «Графики работы сотрудников» и нажмите кнопку «Создать». В карточке нового графика укажите понятное наименование, например «Пятидневка 40 часов» или «Сменный график 2/2». Наименование важно, потому что именно по нему вы будете выбирать график в кадровых документах.
Далее перейдите по ссылке «Изменить свойства графика» (или «Настройка графика» — название зависит от релиза). Откроется форма настройки, где задаются ключевые параметры: способ заполнения, длительность рабочей недели, учёт праздничных дней и неполного рабочего времени.
Для стандартной пятидневки выберите способ заполнения «По дням недели», отметьте рабочие дни с понедельника по пятницу по 8 часов и укажите, что при заполнении учитываются праздничные дни из производственного календаря. После сохранения настроек вернитесь в карточку графика и нажмите «Заполнить» — программа рассчитает табель на весь год.
- 1Откройте «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Графики работы сотрудников»
- 2Нажмите «Создать» и введите наименование графика
- 3Перейдите по ссылке «Изменить свойства графика» и задайте расписание
- 4Установите флажок учёта праздничных дней производственного календаря
- 5Сохраните настройки и нажмите «Заполнить» в карточке графика
- 6Проверьте итоговую норму дней и часов по месяцам
Настройка нестандартных графиков
Неполное рабочее время
Для сотрудников на полставки или с сокращённой неделей в настройках графика установите флажок «Неполное рабочее время» и выберите вид: неполный рабочий день или сокращённая рабочая неделя. Затем укажите фактическое количество часов по дням. Программа рассчитает норму пропорционально.
В кадровом приказе такому сотруднику дополнительно указывается количество ставок (например, 0,5). Важно, чтобы график и доля ставки соответствовали друг другу — иначе расчёт оклада за неполный месяц будет некорректным.
Сменные графики
Для сменных режимов (2/2, сутки через трое и подобных) выберите способ заполнения «По циклам произвольной длины» и задайте последовательность рабочих и выходных дней с указанием часов. Учтите, что возможности 1С:Бухгалтерии по сменным графикам ограничены — сложные режимы с суммированным учётом рабочего времени удобнее вести в 1С:ЗУП.
После заполнения сменного графика обязательно сверьте среднемесячную норму часов с нормой по производственному календарю. Существенное превышение или занижение — признак ошибки в цикле смен.
Сравнение вариантов
Подходит для пятидневки и шестидневки с фиксированными выходными. Простая настройка, но не работает для плавающих смен.
Подходит для сменных режимов 2/2, 3/3 и т.п. Требует тщательной проверки нормы часов после заполнения.
Подходит для сложных графиков с суммированным учётом, ночными сменами и несколькими видами времени. В 1С:Бухгалтерии такие возможности ограничены.
Как привязать график к сотруднику
График работы указывается в кадровых документах: «Приём на работу» и «Кадровый перевод». Откройте документ приёма сотрудника, найдите поле «График работы» и выберите нужный элемент справочника. Если поле не заполнено, программа может использовать график по умолчанию или выдать ошибку при расчёте зарплаты.
При изменении режима работы сотрудника не редактируйте старый график, если на нём работают другие люди. Создайте новый график или выберите существующий подходящий и оформите кадровый перевод с даты изменения условий. Иначе пересчитается норма времени для всех сотрудников на этом графике за весь период.
Если график в организации один для всех, его можно указать в настройках учётной политики по зарплате как график по умолчанию — тогда он будет подставляться в новые документы автоматически.
Как проверить, что график заполнен правильно
Откройте карточку графика и посмотрите табличную часть: по каждому месяцу должны быть проставлены рабочие дни и часы. Сравните итоговую годовую норму часов с официальным производственным календарём для соответствующей продолжительности рабочей недели. Для 40-часовой недели норма должна совпадать с общероссийской.
Контрольная проверка — расчёт зарплаты. Создайте тестовый документ «Начисление зарплаты» за месяц, в котором сотрудник отработал не все дни (например, был отпуск или больничный). Программа должна рассчитать оклад пропорционально отработанным дням по формуле: оклад × отработанные дни / норма дней по графику. Если норма в расчёте отличается от данных графика — ищите ошибку в настройках.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём для данной продолжительности недели
Нули, пустые месяцы или расхождение с календарём
Оклад делится на норму дней графика и умножается на отработанные дни
Норма в расчёте не совпадает с графиком или равна нулю
Праздничные дни не входят в норму, предпраздничные дни сокращены на час
Праздники стоят как рабочие дни
Ограничения и альтернативы
1С:Бухгалтерия — это прежде всего учётная программа, и кадровый блок в ней упрощён. Графики работы поддерживают базовые режимы: пятидневку, шестидневку, неполное время и простые циклы. Ночные смены, суммированный учёт рабочего времени, несколько видов времени в одном дне полноценно не настраиваются.
Если в организации сложные сменные режимы, вахтовый метод или требуется вести табель с разбивкой по видам времени (ночные, сверхурочные, вредные условия), рассмотрите 1С:Зарплата и управление персоналом. Там графики работы имеют значительно больше настроек, а обмен данными с бухгалтерией настраивается штатно.
Для небольшой организации с одним стандартным режимом работы возможностей 1С:Бухгалтерии достаточно: один раз настройте график, ежегодно проверяйте заполнение производственного календаря и перезаполняйте график на новый год.
Что важно запомнить
Графики работы находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Графики работы сотрудников». Сначала заполняется производственный календарь, затем график автозаполнением. График привязывается к сотруднику через приём на работу или кадровый перевод, а правильность проверяется сверкой нормы часов и тестовым расчётом зарплаты.
Частые вопросы
Почему в справочнике «Графики работы» пусто после обновления на новый год?
Графики заполняются на конкретный год. Откройте карточку нужного графика и нажмите «Заполнить» — программа рассчитает данные на новый год по сохранённым настройкам. Предварительно убедитесь, что производственный календарь заполнен на этот же период.
Можно ли вести несколько графиков работы одновременно?
Да, справочник позволяет создать любое количество графиков: для офиса, производства, сотрудников на неполной ставке. Каждому сотруднику в кадровом документе назначается свой график, и расчёт зарплаты выполняется по его индивидуальной норме времени.
Что делать, если сотрудник работает по индивидуальному расписанию, не совпадающему ни с одним графиком?
Создайте отдельный график под его режим через настройку «по дням недели» или «по циклам». Если режим уникален и меняется ежемесячно, в 1С:Бухгалтерии корректнее вводить фактические отсутствия документами (отпуска, больничные, отсутствия), а норму задавать ближайшим подходящим графиком.
Влияет ли график работы на расчёт отпускных и больничных?
Косвенно — да. Отпускные и больничные считаются от среднего заработка, но график определяет норму времени, которая используется при расчёте оклада за неполные месяцы и при оплате отсутствий по среднему. Ошибка в графике искажает базу расчёта.
Где посмотреть, какой график назначен сотруднику?
Откройте карточку сотрудника в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» и перейдите по ссылке на кадровые документы или историю мест работы. Текущий график указан в последнем действующем документе приёма или кадрового перевода.
Нужно ли пересоздавать график при переходе на новый релиз программы?
Нет, графики и их настройки сохраняются при обновлении. Достаточно проверить, что производственный календарь актуализирован, и при необходимости перезаполнить график на текущий год кнопкой «Заполнить».