Другое · 11 мин
Авансы по заработной плате в 1С Бухгалтерии: где находятся и как оформить
Где в 1С Бухгалтерии отражаются авансы по заработной плате: документы, проводки, выплата через кассу и банк, отчёты и типичные ошибки. Пошаговая инструкция.
Аванс по заработной плате в 1С Бухгалтерии не оформляется отдельным «документом начисления аванса» — в типовой конфигурации аванс проходит как выплата: через ведомость на выплату зарплаты с видом «Аванс». Начисление же зарплаты за месяц выполняется один раз документом «Начисление зарплаты», и выплаченный аванс автоматически засчитывается при окончательном расчёте.
Именно из-за этого у бухгалтеров возникает путаница: они ищут начисление аванса в разделе зарплаты, а нужная операция находится в блоке выплат. Ниже разобрано, в каких разделах меню искать авансы в «1С:Бухгалтерии 8» (редакция 3.0), как оформить выплату через кассу и банк, где проверить расчёты с сотрудниками и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где в меню находятся документы по авансу
В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 все операции по зарплате сосредоточены в разделе «Зарплата и кадры». Внутри него есть подраздел «Зарплата», где расположены журналы документов: «Начисления зарплаты», «Ведомости на выплату зарплаты», «Депонирование зарплаты» и другие. Именно в журнале ведомостей вы и найдёте выплаченные авансы.
Если интерфейс настроен иначе или часть разделов скрыта, воспользуйтесь общим меню: кнопка с тремя полосками слева вверху → «Зарплата и кадры» → «Ведомости на выплату зарплаты». Также документы выплаты доступны из раздела «Банк и касса»: ведомости в кассу связаны с расходными кассовыми ордерами, ведомости в банк — со списаниями с расчётного счёта.
Учтите, что состав видимых документов зависит от настроек функциональности. Если зарплатный блок вообще не отображается, проверьте: «Главное» → «Функциональность» → закладка «Зарплата» — должны быть включены опции учёта зарплаты и кадров. Без этого раздел будет пустым.
Как оформить аванс через кассу
Выплата аванса наличными оформляется документом «Ведомость на выплату зарплаты» с видом «Ведомость в кассу». Порядок действий: раздел «Зарплата и кадры» → «Зарплата» → «Ведомости на выплату зарплаты» → кнопка «Создать» → «Ведомость в кассу».
В документе укажите месяц, за который платится аванс, и вид выплаты — «Аванс». По кнопке «Заполнить» программа подберёт сотрудников и суммы. Способ расчёта суммы аванса (фиксированная сумма, процент от оклада) задаётся в настройках учётной политики по зарплате либо вводится вручную в табличной части. Проверьте итоговую сумму и проведите документ.
Фактическая выплата денег отражается расходным кассовым ордером (РКО). Его удобно создать на основании ведомости: кнопка «Создать на основании» → «Расходный кассовый ордер». В РКО вид операции подставится автоматически — «Выплата заработной платы по ведомостям», счёт дебета — 70.
- 1Откройте «Зарплата и кадры» → «Ведомости на выплату зарплаты» → «Создать» → «Ведомость в кассу»
- 2Выберите месяц начисления и вид выплаты «Аванс»
- 3Нажмите «Заполнить», проверьте список сотрудников и суммы
- 4Проведите ведомость
- 5Создайте на основании расходный кассовый ордер и проведите его в день фактической выплаты
Как оформить аванс через банк (зарплатный проект и карты)
Если зарплата перечисляется на карты в рамках зарплатного проекта, создаётся «Ведомость на выплату зарплаты» с видом «Ведомость в банк». В документе обязательно укажите зарплатный проект (справочник «Зарплатные проекты»), иначе программа не сможет подставить лицевые счета сотрудников.
Если зарплатного проекта нет и аванс перечисляется на произвольные карты сотрудников, используется «Ведомость на счета» («Ведомость в банк (на личные счета)»). Перед этим у каждого сотрудника в карточке должны быть заполнены банковские реквизиты — иначе строка останется незаполненной.
Само перечисление денег оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление заработной платы по ведомостям». Его можно создать на основании ведомости или загрузить из банк-клиента. Обязательно свяжите списание с конкретной ведомостью — иначе долг по счёту 70 не закроется корректно.
Способы выплаты аванса
Подходит при выплате наличными. Требует оформления РКО и контроля остатка кассы.
Для перечисления на карты в рамках договора с банком. Нужен настроенный зарплатный проект и лицевые счета.
Для переводов на произвольные карты сотрудников без зарплатного проекта. Требует заполненных банковских реквизитов в карточках сотрудников.
Проводки и отражение аванса в учёте
Ключевая особенность: при выплате аванса начисления не происходит, поэтому проводка формируется только одна — по выплате: Дт 70 — Кт 50 (из кассы) или Дт 70 — Кт 51 (с расчётного счёта). Кредитовое сальдо по счёту 70 на момент выплаты аванса обычно отсутствует, поэтому после проведения образуется дебетовое сальдо по сотрудникам — это нормально, оно закроется при начислении зарплаты за месяц.
В конце месяца документ «Начисление зарплаты» формирует проводки Дт 20 (25, 26, 44 и др.) — Кт 70 на всю сумму за месяц, а также начисляет НДФЛ (Дт 70 — Кт 68.01) и взносы. При окончательной выплате создаётся вторая ведомость с видом «Зарплата за месяц» (или «Окончательный расчёт»), и программа автоматически вычитает уже выплаченный аванс и удержанный НДФЛ.
НДФЛ с аванса в типовой «1С:Бухгалтерии» при выплате ведомостью с видом «Аванс» не удерживается — налог исчисляется при начислении за месяц. Однако учитывайте действующие требования законодательства о датах фактического получения дохода и перечисления налога: при выплате аванса денежными средствами удержание НДФЛ может производиться непосредственно из выплачиваемой суммы, и ведомость это отразит, если соответствующий порядок предусмотрен настройками и законодательством на дату выплаты.
Где посмотреть выплаченные авансы и задолженность
Для контроля расчётов с сотрудниками используйте отчёты раздела «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате»: «Расчётный листок», «Свод начисленной зарплаты», «Анализ зарплаты по сотрудникам». В расчётном листке видно: сколько начислено за месяц, сколько выплачено авансом, сколько удержано НДФЛ и какова сумма к выплате.
Бухгалтерский контроль удобно вести через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 с детализацией по сотрудникам (раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»). Дебетовое сальдо по сотруднику в середине месяца — это как раз выплаченный аванс. Если после окончательного расчёта по сотруднику остаётся сальдо (дебетовое или кредитовое), значит, выплата не совпала с начислением — нужно искать расхождение.
Дополнительно проверьте отчёт «Задолженность по зарплате» (если доступен в вашей версии): он показывает долги организации перед сотрудниками и по сотрудникам на выбранную дату, что удобно перед формированием итоговой ведомости.
Как проверить результат
Дебетовое сальдо по сотрудникам равно сумме выплаченных авансов
Сальдо нет (ведомость не проведена) или сумма не совпадает с ведомостью
В строке выплат виден аванс, итог к выплате = начислено − НДФЛ − аванс
Аванс не отображается — ведомость создана с другим видом выплаты или за другой месяц
В документе заполнено поле «Ведомость», проводка Дт 70 — Кт 51
Поле пустое, долг по счёту 70 не закрывается по сотрудникам
Типичные ошибки при работе с авансами
Самая частая проблема — выплата оформлена напрямую платёжным поручением или РКО без ведомости. Проводка по счёту 70 сформируется, но без аналитики по сотрудникам в нужном разрезе, и при окончательном расчёте аванс не зачтётся. Исправление: откройте платёжный документ, укажите ведомость и перепроведите.
Вторая ошибка — неверный месяц в ведомости. Если аванс за текущий месяц отнесён к прошлому, программа зачтёт его при расчёте прошлого периода, и суммы к выплате исказятся. Всегда сверяйте поле «Месяц» с периодом, за который платите.
Третья группа ошибок связана с заполнением: не заполнен зарплатный проект, у сотрудника нет лицевого счёта, сумма аванса не задана в настройках. В этих случаях кнопка «Заполнить» даёт пустые или неполные строки. Проверьте карточку сотрудника и настройки учётной политики по зарплате.
Ограничения 1С Бухгалтерии и когда нужен ЗУП
«1С:Бухгалтерия» рассчитана на простой зарплатный учёт: аванс здесь — это фиксированная сумма или процент, без расчёта по фактически отработанному времени за первую половину месяца. Если трудовая инспекция или внутренние правила требуют платить аванс строго пропорционально отработанным дням, в Бухгалтерии это придётся считать вручную.
При штате в десятки сотрудников, сложных начислениях, отпускных, больничных и удержаниях целесообразно использовать «1С:Зарплату и управление персоналом», где есть полноценный документ «Начисление за первую половину месяца», а в Бухгалтерию выгружаются только сводные проводки. Это снижает риск ошибок и упрощает расчёт НДФЛ с авансов.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Есть ли в 1С Бухгалтерии документ «Начисление аванса»?
Нет. В типовой «1С:Бухгалтерии 8» начисление зарплаты выполняется один раз в месяц документом «Начисление зарплаты». Аванс оформляется только как выплата — ведомостью с видом «Аванс». Документ «Начисление за первую половину месяца» существует в «1С:Зарплате и управлении персоналом».
Почему аванс не виден в расчётном листке сотрудника?
Чаще всего ведомость создана с неверным месяцем, не проведена или выплата оформлена платёжным документом без привязки к ведомости. Проверьте журнал «Ведомости на выплату зарплаты» за нужный период и поле «Ведомость» в платёжном документе.
Нужно ли удерживать НДФЛ при выплате аванса?
Порядок зависит от действующих правил исчисления и удержания налога на дату выплаты. В типовой конфигурации ведомость с видом «Аванс» по умолчанию не удерживает НДФЛ — налог исчисляется при начислении за месяц. Если законодательство требует удержание при выплате дохода, используйте соответствующий вид выплаты и актуальный релиз программы.
Как выплатить аванс одному сотруднику, а не всем?
Создайте ведомость, нажмите «Заполнить», затем удалите лишние строки, оставив нужного сотрудника. Альтернатива — добавить сотрудника кнопкой «Добавить» и ввести сумму вручную без автоматического заполнения.
Что делать, если аванс выплачен, а сотрудник уволился до конца месяца?
Оформите документ «Увольнение» и итоговое «Начисление зарплаты» — программа рассчитает сумму за фактически отработанное время, НДФЛ и компенсацию отпуска, а выплаченный аванс зачтётся. Если аванс превысил начисленное, образуется долг за сотрудником (дебетовое сальдо по счёту 70), который удерживается из окончательного расчёта в пределах, допустимых законодательством.
Можно ли выплатить аванс датой, отличающейся от даты ведомости?
Фактической датой выплаты считается дата расходного кассового ордера или списания с расчётного счёта, а не дата ведомости. Ведомость и платёжный документ могут иметь разные даты, но платёж должен быть связан с ведомостью. Для невыплаченных в срок сумм предусмотрено депонирование.
Что важно запомнить
Аванс в 1С Бухгалтерии — это ведомость на выплату зарплаты с видом «Аванс» (раздел «Зарплата и кадры»), а не отдельное начисление. Всегда связывайте платёжный документ с ведомостью, проверяйте месяц и вид выплаты, а результат контролируйте по ОСВ 70 и расчётным листкам. Для расчёта аванса по отработанному времени типовой Бухгалтерии недостаточно — нужен ЗУП или ручной расчёт.