Где в 1С:Бухгалтерии установить размер аванса

Размер аванса в 1С:Бухгалтерии 8.3 задаётся не в одном месте, а в зависимости от того, какой способ выплаты выбран в учётной политике зарплаты: фиксированная сумма, процент от оклада или расчёт за фактически отработанное время в первой половине месяца. Именно поэтому у пользователей возникает путаница: настройка «прячется» либо в учётной политике организации, либо в карточке сотрудника, либо вовсе не требуется, если аванс считается расчётным путём.

Ниже разобраны все три варианта настройки, порядок проверки результата в документах начисления и ведомостях, а также типичные ошибки, из-за которых аванс считается не так, как ожидает бухгалтер.

Какие способы расчёта аванса поддерживает программа

Прежде чем искать поле для ввода суммы, определите, какой способ выплаты аванса принят в вашей организации. В 1С:Бухгалтерии доступны три варианта:

• Фиксированной суммой — каждому сотруднику выплачивается заранее заданная сумма, например 15 000 рублей;
• Процентом от оклада (тарифа) — программа умножает оклад на заданный процент, например 40%;
• Расчётом за первую половину месяца — аванс начисляется документом «Начисление за первую половину месяца» по фактически отработанному времени, размер вручную не задаётся.

Выбранный способ определяет, где и нужно ли вообще вводить конкретный размер. При расчётном способе поле «размер аванса» отсутствует в принципе — это не ошибка, а штатное поведение конфигурации.

Общая настройка способа выплаты аванса по организации

Базовый способ выплаты аванса задаётся один раз в настройках зарплаты и действует по умолчанию для всех сотрудников. Откройте раздел «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты» (в некоторых релизах путь — «Главное → Настройки зарплаты») и перейдите по ссылке «Учётная политика» для нужной организации.

В форме учётной политики найдите блок, посвящённый выплате зарплаты и аванса. Здесь выбирается вариант: «Фиксированной суммой», «Процентом от оклада» или «Расчётом за первую половину месяца». Если выбран процент — рядом укажите его значение, например 40 или 50.

После сохранения настройка применяется к сотрудникам, у которых в карточке не задан индивидуальный аванс. Изменение способа не пересчитывает уже проведённые ведомости — оно влияет только на новые документы.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты».
2. 2
   Перейдите по ссылке «Учётная политика» и выберите организацию.
3. 3
   В блоке выплаты зарплаты укажите способ расчёта аванса: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца.
4. 4
   При выборе процента введите его значение и запишите настройку.
5. 5
   Создайте тестовую ведомость на аванс и проверьте, что суммы подтянулись.

Как задать индивидуальный аванс конкретному сотруднику

Если размер аванса отличается у отдельных работников, он задаётся персонально. Откройте «Зарплата и кадры → Сотрудники», выберите нужного сотрудника и в его карточке перейдите по ссылке «Аванс» (обычно расположена рядом с полем оклада в блоке начислений).

В открывшейся форме укажите способ и значение: фиксированную сумму или процент от оклада. Эта настройка имеет приоритет над общей настройкой организации — программа будет использовать именно её при заполнении ведомостей.

Обратите внимание: если сотруднику положен аванс расчётом за фактически отработанное время, а в учётной политике выбран именно этот способ, поле «Аванс» в карточке будет недоступно или проигнорировано. Это частый источник вопросов «почему я не могу ввести сумму».

Где аванс фактически выплачивается и проверяется

Сама настройка размера не создаёт выплату — она лишь определяет, какие суммы подставятся в документы. Выплата аванса оформляется документом «Ведомость…» (в банк, в кассу, через зарплатный проект) из раздела «Зарплата и кадры → Ведомости…» с видом выплаты «Аванс».

При нажатии кнопки «Заполнить» программа подтягивает сотрудников и суммы аванса согласно настройкам: фиксированные суммы, проценты от окладов или рассчитанные начисления за первую половину месяца. Если способ расчётный, перед ведомостью должен быть создан документ «Начисление за первую половину месяца» — иначе заполнять будет нечем.

Проверить результат просто: сумма в ведомости должна совпадать с ожидаемой (фиксированной или рассчитанной от оклада). Если сотрудник отсутствует в списке — проверьте, принят ли он на работу в текущем месяце и не уволен ли раньше даты выплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма аванса в ведомости

Норма

Совпадает с фиксированной суммой или процентом от оклада

Тревожный признак

Ноль, пустая строка или сумма из прошлого периода

Состав ведомости

Норма

Все действующие сотрудники с настроенным авансом присутствуют

Тревожный признак

Часть сотрудников отсутствует — проверьте приём на работу и карточку

Документ «Начисление за первую половину месяца»

Норма

Проведён до формирования ведомости при расчётном способе

Тревожный признак

Отсутствует — ведомость заполняется пустыми суммами

Типичные ошибки при настройке размера аванса

Самая распространённая ситуация — бухгалтер меняет процент в учётной политике, а у части сотрудников суммы не меняются. Причина: у этих сотрудников задан индивидуальный аванс в карточке, который перекрывает общую настройку. Проверяйте оба уровня.

Вторая ошибка — попытка найти поле «размер аванса» при расчётном способе выплаты. Если в учётной политике выбран расчёт за первую половину месяца, сумма формируется только документом начисления, и вводить её вручную некуда.

Третья группа проблем связана с изменением оклада: при процентном способе сумма аванса пересчитается автоматически, а при фиксированной — нет. После индексации окладов фиксированные авансы нужно пересмотреть вручную, иначе выплата за первую половину месяца может оказаться заниженной.

Ограничения и нюансы учёта

В типовой 1С:Бухгалтерии возможности управления авансом проще, чем в 1С:ЗУП. Например, нет гибкой настройки разных процентов по подразделениям или автоматического пересмотра фиксированных сумм. Если штат большой и правила выплаты сложные, расчётный способ через документ начисления за первую половину месяца обычно удобнее и безопаснее с точки зрения трудового законодательства.

Помните и о нормативной стороне: зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, а аванс не должен быть символической суммой — он соотносится с фактически отработанным временем. Слишком маленький фиксированный аванс — риск претензий при проверке, поэтому после каждого изменения окладов сверяйте размер выплат.

Частые вопросы

Почему в карточке сотрудника нет поля «Аванс»?

Ссылка «Аванс» отображается в карточке сотрудника рядом с начислениями. Если её нет или она неактивна, проверьте, выбран ли в учётной политике способ «Расчётом за первую половину месяца» — при нём индивидуальная сумма не задаётся, а аванс формируется документом начисления.

Как изменить аванс сразу всем сотрудникам?

Измените способ или процент в «Настройки зарплаты → Учётная политика». Но сотрудники с индивидуально заданным авансом в карточке не затронутся — их значения придётся скорректировать вручную по каждому.

Ведомость заполняется нулевыми суммами, в чём причина?

Чаще всего при расчётном способе не создан или не проведён документ «Начисление за первую половину месяца». При фиксированном способе проверьте, задан ли размер аванса в учётной политике или карточке сотрудника.

Можно ли задать разный процент аванса разным сотрудникам?

Да, через индивидуальную настройку в карточке каждого сотрудника по ссылке «Аванс». Общая настройка в учётной политике задаёт только значение по умолчанию.

Нужно ли менять аванс после повышения оклада?

При процентном способе сумма пересчитается автоматически. При фиксированной сумме — нет, её нужно пересмотреть вручную, иначе аванс может оказаться несоразмерно маленьким относительно оплаты за отработанное время.