Где в 1С аванс по зарплате и как его правильно оформить

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) аванс — это выплата за первую половину месяца, и она оформляется не отдельным документом «Аванс», а через ведомости на выплату зарплаты с выбранным вариантом «Аванс». Найти эту операцию можно в разделе «Выплаты» (в некоторых релизах — «Зарплата») в журнале «Ведомости в банк», «Ведомости в кассу» или «Ведомости через раздатчика» в зависимости от способа выдачи денег сотрудникам.

Есть два принципиально разных подхода к авансу в 1С: фиксированная сумма (или процент от оклада), которая выплачивается без расчёта, и расчёт за первую половину месяца, при котором программа фактически считает отработанное время и начисления. От выбранного подхода зависит, какие документы нужно создавать, как удерживается НДФЛ и как будет проходить окончательный расчёт.

Ниже разобрано, где именно в интерфейсе находятся нужные документы, как настроить способ выплаты аванса, как проверить, что всё прошло корректно, и какие ошибки чаще всего приводят к переплатам, долгам за сотрудниками и проблемам с НДФЛ.

Где находится аванс в интерфейсе 1С:ЗУП

Основная точка входа — раздел «Выплаты». В нём расположены журналы ведомостей: «Ведомости в банк» (для зарплатных проектов и перечислений на карты), «Ведомости в кассу» (для выдачи наличными), «Ведомости на счета» и «Ведомости через раздатчика» (для организаций, где деньги выдаёт раздатчик). Именно в этих документах в поле «Выплачивать» выбирается значение «Аванс».

Если в организации аванс рассчитывается по отработанному времени, перед ведомостью создаётся документ «Начисление за первую половину месяца». Он находится в разделе «Зарплата» в одноимённом журнале. Без этого документа ведомость на аванс заполнится только фиксированными суммами, заданными в настройках сотрудника.

Для быстрого поиска можно воспользоваться строкой поиска в верхней части окна программы: введите «аванс» или «первая половина» — система покажет и документы, и пункты настройки, связанные с авансом. Это удобно, если интерфейс вашей конфигурации адаптирован и стандартные разделы переименованы.

Как настроить способ расчёта аванса

Способ выплаты аванса задаётся в карточке сотрудника или в документах приёма на работу и кадрового перевода. Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и найдите блок «Выплаты, учет затрат» — там поле «Аванс». Доступные варианты: фиксированной суммой, процентом от тарифа и расчётом за первую половину месяца.

Вариант «фиксированной суммой» означает, что каждый месяц сотруднику выплачивается одна и та же сумма независимо от фактически отработанных дней. «Процент от тарифа» считает аванс как долю от оклада или тарифной ставки — например, 40%. Вариант «расчёт за первую половину месяца» самый точный: программа берёт данные табеля за период с 1-го по 15-е число и начисляет оплату за фактически отработанное время.

Массово изменить способ расчёта для группы сотрудников можно документом «Кадровый перевод списком» или через обработку изменения оплаты труда, если она предусмотрена в вашей конфигурации. Разовая правка вручную в каждой карточке при большом штате неудобна и чревата пропусками.

Сравнение вариантов

Фиксированная сумма

Просто и предсказуемо, но при больничном или отпуске в первой половине месяца легко переплатить — потом переплату придётся удерживать.

Процент от тарифа

Сумма масштабируется вместе с окладом, но также не учитывает фактическое отсутствие сотрудника.

Расчёт за первую половину месяца

Максимально точный и безопасный с точки зрения переплат вариант, требует актуальных данных табеля и документа «Начисление за первую половину месяца».

Выплата аванса через ведомость: пошагово

Когда способ расчёта настроен, сама выплата оформляется ведомостью. Порядок действий одинаков для кассы и банка, отличается только вид документа.

1. 1
   При расчётном авансе создайте документ «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата»), укажите дату аванса и заполните его по кнопке «Заполнить».
2. 2
   Перейдите в раздел «Выплаты» и создайте нужную ведомость: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомости через раздатчика».
3. 3
   В поле «Выплачивать» выберите «Аванс», укажите месяц и дату выплаты.
4. 4
   Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников и суммы: фиксированные, процентные или рассчитанные документом начисления.
5. 5
   Проверьте колонки «Сумма» и «НДФЛ» (если НДФЛ удерживается при авансе), при необходимости отредактируйте отдельные строки.
6. 6
   Проведите документ и сверьте итоговую сумму с платёжным поручением или расходным кассовым ордером.

Обратите внимание на дату выплаты в шапке ведомости: от неё зависит, в какой период попадёт удержанный НДФЛ. Дата должна совпадать с фактическим днём перечисления денег, особенно если ведомость проводится заранее — тогда дату нужно скорректировать вручную.

Если ведомость заполняется не всеми сотрудниками, проверьте, не стоит ли в настройках учётной политики ограничение по подразделению и не указан ли у пропущенных сотрудников другой способ выплаты — например, через раздатчика вместо банка.

НДФЛ при выплате аванса

По действующим правилам НДФЛ удерживается при каждой выплате дохода, включая аванс. В 1С:ЗУП ведомость на аванс при заполнении автоматически рассчитывает налог к удержанию, если это предусмотрено настройками, и перечисление налога отслеживается по дате фактической выплаты.

Проверить удержанный НДФЛ можно в самой ведомости — колонка «НДФЛ» — и в отчётах по налогу: «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» или регистре налогового учёта. Если колонка НДФЛ пустая, хотя налог должен удерживаться, проверьте, не выбран ли в ведомости режим выплаты без удержания налога и корректно ли заполнен документ начисления за первую половину месяца.

Как проверить, что аванс выплачен правильно

После проведения ведомости результат контролируется несколькими инструментами. Основной — расчётный листок сотрудника (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок»): в разделе «Выплачено» должна появиться сумма аванса с нужной датой. Если суммы нет, ведомость либо не проведена, либо дата выплаты в ней отличается от ожидаемой.

Второй инструмент — отчёт «Расчётная ведомость Т-51» и «Анализ зарплаты по сотрудникам»: они показывают остаток задолженности. После выплаты аванса долг организации перед сотрудником должен уменьшиться ровно на выплаченную сумму. Если долг не изменился, проверьте, проведена ли ведомость и не создана ли она на другой месяц.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

В разделе «Выплачено» есть сумма аванса с корректной датой

Тревожный признак

Строки выплаты нет или дата относится к другому месяцу

Ведомость

Норма

Проведена, итог совпадает с платёжным документом

Тревожный признак

Документ помечен на удаление или не проведён

НДФЛ

Норма

Налог удержан и отражён в отчётах по НДФЛ на дату выплаты

Тревожный признак

Колонка НДФЛ пуста при наличии облагаемого дохода

Остаток задолженности

Норма

Долг уменьшился на сумму аванса

Тревожный признак

Долг не изменился или стал отрицательным без причины

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная группа проблем — сотрудники, принятые в середине месяца или уволенные до даты аванса. Для новых сотрудников аванс за первый месяц часто считается вручную или по факту отработанных дней; для уволенных ведомость на аванс создавать не нужно — весь расчёт происходит в документе «Увольнение».

Если после выплаты аванса в окончательном расчёте появляется отрицательная сумма к выплате, это почти всегда признак того, что аванс превысил фактический заработок. Ищите причину в отсутствиях, не учтённых при фиксированном авансе, или в дублирующих ведомостях.

Аванс в 1С:Бухгалтерии и при синхронизации

В 1С:Бухгалтерии 8 аванс выплачивается документами «Ведомость на выплату зарплаты в банк» или «...в кассу» (раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости…») с видом операции «Аванс». Суммы вводятся вручную или заполняются по данным сотрудников, отдельного документа расчёта аванса нет.

Если учёт ведётся в связке «ЗУП + Бухгалтерия», ведомости создаются и проводятся в ЗУП, а в бухгалтерскую программу попадают при синхронизации вместе с данными о выплатах и НДФЛ. Важно не создавать ведомости на аванс вручную в обеих программах — это приведёт к задвоению выплат и расхождениям при обмене.

Частые вопросы об авансе в 1С

Почему ведомость на аванс заполняется пустой?

Чаще всего при расчётном авансе не создан документ «Начисление за первую половину месяца» — программе нечего подставлять. Также проверьте, что в карточке сотрудника выбран способ расчёта аванса, месяц в ведомости указан верно и сотрудники не относятся к другому способу выплаты (касса вместо банка или наоборот).

Можно ли выплатить аванс одному сотруднику, а не всем?

Да. Создайте ведомость, заполните её кнопкой «Заполнить», удалите лишние строки или сразу воспользуйтесь кнопкой «Подбор» и добавьте нужного сотрудника вручную. Сумма подставится по его настройкам аванса.

Нужно ли делать начисление зарплаты за месяц, если аванс уже выплачен?

Да, обязательно. Аванс — это только выплата, а начисление дохода за весь месяц оформляется документом «Начисление зарплаты и взносов». При окончательной выплате программа автоматически вычтет уже выплаченный аванс из суммы к выдаче.

Что делать, если аванс выплачен больше, чем сотрудник заработал?

Переплата отразится как долг за сотрудником и будет учтена при следующих расчётах — программа уменьшит последующие выплаты. Если сотрудник увольняется, удержание переплаты возможно только в строго ограниченных законом случаях, поэтому корректнее заранее использовать расчёт аванса по фактически отработанному времени.

Где посмотреть все выплаченные авансы за период?

Используйте журналы ведомостей в разделе «Выплаты» с отбором по виду выплаты «Аванс», а также отчёты «Анализ зарплаты по сотрудникам» и «Расчётный листок» — в них выплаты видны в разрезе сотрудников и дат.

Отличается ли аванс для сотрудников на больничном или в отпуске?

При фиксированном авансе программа выплатит сумму полностью независимо от отсутствий — контроль ложится на расчётчика. При расчёте за первую половину месяца документ учитывает только фактически отработанное время, и аванс автоматически уменьшится или не начислится вовсе.