Другое · 9 мин
Где в 1С 8.3 находится штатное расписание и как с ним работать
Где находится штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП и Бухгалтерии, как включить его ведение, создать позиции, утвердить и изменить документом.
Штатное расписание в 1С 8.3 находится в разных местах в зависимости от конфигурации. В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП) это полноценный механизм в разделе «Кадры», а в «1С:Бухгалтерии 8» штатное расписание как самостоятельный документ отсутствует — там ведётся только справочник должностей. Именно поэтому пользователи часто не могут найти нужный пункт меню: ищут его не в той программе или не включили функциональность в настройках.
В ЗУП 3.1 штатное расписание — это не просто печатная форма, а связанная система данных: позиции штатного расписания, документы утверждения и изменения, история изменений и индексации. От него зависят приёмы на работу, кадровые переводы, расчёт зарплаты и отчёты. Если механизм выключен или настроен неправильно, кадровые документы будут заполняться вручную, а контроль штатных единиц работать не станет.
Ниже разобрано, где именно искать штатное расписание в разных конфигурациях, как включить его ведение, создать и утвердить документ, внести изменения и проверить, что всё настроено корректно.
Где находится штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1
Основной путь: раздел «Кадры» → «Штатное расписание». Здесь открывается список позиций штатного расписания с группировкой по подразделениям. Если раздел «Кадры» не виден в панели разделов, проверьте настройку интерфейса: кнопка с шестерёнкой в правом верхнем углу панели разделов → «Настройка навигации» — и добавьте нужные разделы в выбранные.
Дополнительно документы, связанные со штатным расписанием, находятся там же, в разделе «Кадры»: «Утверждение штатного расписания», «Изменение штатного расписания», «Индексация штатного расписания». Эти документы создают и изменяют позиции, а не редактируют их напрямую — это принципиальное отличие от простого справочника.
Если пункт «Штатное расписание» есть, но список пуст и кнопки создания недоступны, скорее всего, ведение штатного расписания отключено в настройках программы. Об этом — в следующем разделе.
Как включить ведение штатного расписания
По умолчанию в свежей базе ЗУП штатное расписание может быть отключено, чтобы упростить учёт в небольших организациях. Чтобы включить его, откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» либо «Настройка» → «Кадровый учёт» (в разных релизах путь может отличаться, чаще всего это «Настройка» → «Кадровый учёт»). Установите флажок «Ведётся штатное расписание».
Рядом обычно доступны дополнительные опции: «Ведётся история изменений штатного расписания» и «Автоматическая проверка на соответствие штатному расписанию». Историю рекомендуется включать сразу — без неё изменения позиций придётся вносить напрямую, и отследить, какая ставка действовала на прошлую дату, будет невозможно. Проверка соответствия блокирует приём сотрудников сверх числа штатных единиц.
- 1Откройте «Настройка» → «Кадровый учёт»
- 2Установите флажок «Ведётся штатное расписание»
- 3Включите «Ведётся история изменений штатного расписания»
- 4При необходимости включите контроль соответствия кадровых документов штатному расписанию
- 5Запишите настройки и проверьте, что в разделе «Кадры» появился пункт «Штатное расписание»
Где штатное расписание в 1С:Бухгалтерии 8
В «1С:Бухгалтерии 8» полноценного штатного расписания нет — это ограничение самой конфигурации, а не настройки. В разделе «Зарплата и кадры» доступны справочник «Должности», документы приёма и увольнения сотрудников, начисление зарплаты, но механизма позиций, ставок и утверждения штатного расписания там не предусмотрено.
Если организации нужны штатные единицы, контроль вакансий, история изменения окладов по позициям и отчёт «Штатная расстановка», потребуется 1С:ЗУП. Частая схема — вести кадровый учёт и расчёт зарплаты в ЗУП, а в Бухгалтерию выгружать только сводные данные для проводок через синхронизацию.
Штатное расписание в разных конфигурациях
Полноценное штатное расписание: позиции, ставки, документы утверждения и изменения, история, отчёты. Подходит для кадрового учёта любой сложности.
Только справочник должностей и кадровые документы без штатных единиц. Подходит микроорганизациям с простым учётом.
Есть укрупнённый кадровый учёт с должностями и графиками, но штатное расписание ограничено по сравнению с ЗУП.
Как создать и утвердить штатное расписание
Первое штатное расписание создаётся документом «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры»). В документе укажите организацию, месяц, с которого расписание вступает в силу, и заполните табличную часть позициями. Каждая позиция включает подразделение, должность, количество ставок, оклад (тарифную ставку) и надбавки.
Начисления по позиции подбираются из плана видов расчёта. Если нужного оклада или надбавки нет в списке, их предварительно создают в разделе «Настройка» → «Начисления». При проведении документа позиции записываются в регистры, и с указанной даты по ним можно принимать сотрудников.
После проведения проверьте результат: откройте «Кадры» → «Штатное расписание» — позиции должны отобразиться в списке с указанием количества ставок и занятых/свободных единиц. Для печатной формы Т-3 используйте отчёт «Штатное расписание» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты».
Как изменить штатное расписание
Изменение окладов, количества ставок, добавление или закрытие позиций выполняется документом «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры»). В документе выберите позиции, которые меняются, укажите новые условия и дату вступления изменений в силу. Старые условия сохранятся в истории, и отчёты на прошлые даты покажут прежние оклады и ставки.
Для массового повышения окладов предназначен документ «Индексация штатного расписания»: он увеличивает начисления по выбранным позициям на заданный коэффициент. Если оклады сотрудников уже занесены в кадровые документы, после индексации штатного расписания проверьте, нужно ли дополнительно проводить индексацию заработка сотрудников — в ЗУП для этого есть отдельный документ «Изменение плановых начислений».
Проверка результата и типичные ошибки
Основной способ проверки — отчёты в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты»: «Штатное расписание» (формы Т-3), «Штатная расстановка», «Остатки отпусков» и «Сотрудники, занимающие несколько позиций». Отчёт «Штатная расстановка» показывает, кто занимает каждую позицию, сколько ставок свободно и есть ли сотрудники, принятые сверх штата.
Если при приёме на работу программа сообщает, что позиция не найдена или свободных ставок нет, проверьте дату утверждения штатного расписания — приём раньше этой даты невозможен. Также убедитесь, что позиция относится к тому же подразделению, что указано в документе приёма.
Как проверить результат
Позиции отображаются с подразделениями, ставками и окладами
Список пуст или нет кнопки создания — проверьте настройку «Кадровый учёт»
Каждый сотрудник привязан к позиции, свободные ставки видны
Сотрудники без позиций или отрицательное число свободных ставок
Документ проводится, позиция подставляется автоматически
Сообщение о нехватке ставок или отсутствии позиции
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии 8.3?
Нет, в типовой «1С:Бухгалтерии 8» механизм штатного расписания отсутствует. Доступны только справочник должностей и кадровые документы. Для полноценного штатного расписания используется 1С:ЗУП с последующей выгрузкой данных для проводок в бухгалтерскую программу.
Почему в разделе «Кадры» нет пункта «Штатное расписание»?
Чаще всего ведение штатного расписания отключено: откройте «Настройка» → «Кадровый учёт» и установите соответствующий флажок. Реже причина в правах пользователя или скрытом разделе — проверьте настройку навигации интерфейса и права доступа к кадровым данным.
Как распечатать унифицированную форму Т-3?
Используйте отчёт «Штатное расписание» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». В настройках отчёта укажите организацию и дату, на которую нужна форма, при необходимости выберите вариант унифицированной формы Т-3 и выведите на печать.
Как закрыть позицию, которую сократили?
Создайте документ «Изменение штатного расписания», выберите нужную позицию и отметьте её как закрываемую с указанием даты. Удалять позицию из базы не нужно — она останется в истории, и отчёты за прошлые периоды будут корректными.
Что делать, если сотрудников принимали без штатного расписания?
Включите ведение штатного расписания, утвердите его документом с текущей даты и создайте позиции под фактически работающих сотрудников. Затем проверьте документы приёма: при необходимости укажите в них позиции вручную. Ретроспективное утверждение задним числом делайте осторожно, чтобы не затронуть рассчитанные периоды.
Что важно запомнить
Штатное расписание в 1С 8.3 находится в разделе «Кадры» конфигурации ЗУП и включается через «Настройка» → «Кадровый учёт». В 1С:Бухгалтерии его нет. Создание и изменение выполняются только документами «Утверждение» и «Изменение штатного расписания», а результат проверяется отчётами «Штатное расписание» и «Штатная расстановка».