Другое · 10 мин
Где в 1С 8.3 находится штатное расписание организации
Где находится штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП и Бухгалтерии: как включить учет по штатке, создать и изменить документ, сформировать печатную форму Т-3.
Штатное расписание в 1С 8.3 — это не печатная форма, которую нужно искать в архиве документов, а полноценный объект учета. В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» (ЗУП) оно расположено в разделе «Кадры» и называется «Штатное расписание». Однако по умолчанию этот пункт может быть скрыт: программа отображает его только после включения соответствующей настройки учета.
В «1С:Бухгалтерии 8.3» полноценного штатного расписания нет — там ведется только справочник сотрудников и кадровые документы. Если вам нужна именно штатка с позициями, окладами, надбавками и историей изменений, работать придется в ЗУП. Ниже разберем, где именно искать документ, как его активировать, создать и вывести на печать унифицированную форму Т-3.
Где именно в меню находится штатное расписание
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3 путь к штатному расписанию выглядит так: откройте раздел «Кадры» в главном меню слева, затем в панели функций найдите группу «Штатное расписание» и выберите пункт «Штатное расписание». Откроется список документов, регистрирующих состав и изменения штатки.
Если учет по штатному расписанию уже ведется, в этом же разделе доступны связанные отчеты: «Штатное расписание (Т-3)», «Остатки штатных единиц», «Штатные сотрудники» и другие. Они находятся в подменю «Отчеты, справки» раздела «Кадры» либо через раздел «Отчеты» → «Отчеты по персоналу».
Быстрый альтернативный способ — воспользоваться строкой поиска в правом верхнем углу окна программы: введите «штатное расписание», и система покажет все документы, отчеты и настройки с этим названием. Это особенно удобно, если интерфейс был изменен администратором и стандартные пункты меню перенесены.
Что делать, если пункта «Штатное расписание» нет в меню
Самая частая причина, по которой пользователь не находит штатку, — отключенная функциональность. В ЗУП учет по штатному расписанию включается отдельно, и без этого пункт меню скрыт, а приемы на работу оформляются без привязки к позициям.
- 1Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → выберите организацию, либо сразу «Настройка» → «Кадровый учет».
- 2Установите флажок «Ведется штатное расписание».
- 3При необходимости включите дополнительные опции: «История изменений штатного расписания», «Вилка окладов и надбавок», «Используются разряды и тарифы».
- 4Сохраните настройку и проверьте, что в разделе «Кадры» появился пункт «Штатное расписание».
Обратите внимание на опцию «История изменений». Если она выключена, каждое изменение штатки фактически перезаписывает текущее состояние, и восстановить, какая позиция действовала на прошлую дату, будет невозможно. Для любой организации, где штатка меняется хотя бы изредка, историю изменений рекомендуется включать сразу.
Как создать штатное расписание с нуля
Если учет только включается, первым документом будет «Утверждение штатного расписания». Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать». Если в базе еще нет ни одного документа, программа сама предложит ввести утверждение штатки.
В документе укажите организацию, дату вступления в силу и номер приказа. Затем заполните табличную часть позициями: для каждой позиции выбирается подразделение и должность из справочников, количество штатных единиц, оклад или тариф, а также надбавки при необходимости. Если справочник должностей пуст, его нужно предварительно заполнить в разделе «Настройка» → «Должности».
После заполнения проведите документ. Признак успеха — позиции стали доступны для выбора в кадровых документах (прием на работу, перевод), а отчет «Штатное расписание (Т-3)» показывает введенные строки.
Как изменить действующее штатное расписание
Действующую штатку нельзя править задним числом в исходном документе утверждения — это нарушит историю и может рассинхронизировать кадровые документы. Для изменений используется отдельный документ «Изменение штатного расписания»: «Кадры» → «Штатное расписание» → «Создать» → «Изменение штатного расписания».
В документе изменения можно добавить новую позицию, закрыть (сократить) существующую, изменить оклад, количество ставок или состав надбавок. Каждое изменение указывается с датой вступления в силу. Программа автоматически строит актуальное состояние штатки на любую дату, складывая утверждение и все последующие изменения.
Индексация заработной платы
Если меняются только оклады по всем или нескольким позициям, удобнее использовать документ «Изменение штатного расписания» с механизмом индексации: укажите коэффициент, и программа пересчитает оклады по выбранным позициям. При этом не забудьте, что изменение окладов действующих сотрудников оформляется отдельными кадровыми переводами или документом «Изменение оплаты сотрудников» — сама штатка начисления сотрудникам не меняет.
Как распечатать форму Т-3
Унифицированная форма Т-3 формируется как отчет, а не как печатная форма документа. Откройте «Кадры» → «Отчеты, справки» → «Штатное расписание (Т-3)», укажите дату, на которую нужна штатка, и организацию, затем нажмите «Сформировать».
Отчет выводит позиции по подразделениям с окладами, надбавками и итоговым фондом оплаты. Перед печатью проверьте, что в настройках организации заполнены данные руководителя и главного бухгалтера — эти подписи выводятся в форму автоматически. Если какие-то графы пустые, причина обычно в незаполненных надбавках или в том, что документ изменения штатки не проведен.
Как проверить результат
Все позиции присутствуют, оклады и ставки соответствуют приказам
Позиции отсутствуют или оклады устарели — проверьте проведение последнего документа изменения
Свободные ставки соответствуют реальным вакансиям
Отрицательные остатки — на позицию принято больше сотрудников, чем предусмотрено
Позиция выбирается из списка штатного расписания
Позиция не находится — не утверждена на нужную дату или закрыта
Штатное расписание в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии 8.3» отдельного документа «Штатное расписание» нет. Кадровый блок ограничен справочником «Сотрудники», документами приема, перевода и увольнения. Если бухгалтерия ведется в БП, а зарплата — в ЗУП, штатка существует только в ЗУП и туда и нужно заходить.
Организациям, которым нужна только печатная форма Т-3 без полноценного учета, иногда достаточно внешней печатной формы или ведения штатки в табличном редакторе. Но как только требуется контроль вакансий, история изменений или связь с начислениями, корректное решение — вести штатное расписание в ЗУП.
Сравнение вариантов
Полноценное штатное расписание: позиции, история, вилка окладов, отчет Т-3, контроль вакансий. Подходит любой организации с кадровым учетом.
Штатки как документа нет, только справочник сотрудников. Подходит, только если формальная Т-3 ведется вне программы.
Могут дополнить ЗУП нестандартными формами, но требуют проверки на совместимость с релизом конфигурации.
Ограничения и частые вопросы безопасности данных
Работа со штатным расписанием затрагивает персональные данные и сведения об оплате труда, поэтому доступ к разделу должен быть разграничен правами. В типовой ЗУП это настраивается через профили групп доступа: кадровику достаточно прав на кадровые документы, а просмотр фонда оплаты труда можно ограничить.
Любые массовые изменения штатки — индексация, реорганизация подразделений — выполняйте после резервного копирования базы. Отменить проведенный документ изменения можно, но если на его основе уже созданы кадровые переводы сотрудников, распроведение приведет к цепочке ошибок ссылочной целостности.
Что важно запомнить
Штатное расписание в 1С 8.3 находится в ЗУП: раздел «Кадры» → «Штатное расписание». Если пункта нет — включите настройку «Ведется штатное расписание» в кадровых настройках. Изменения оформляйте отдельным документом, форму Т-3 печатайте через отчет, а перед включением штатки в рабочей базе делайте резервную копию.
Частые вопросы
Почему в разделе «Кадры» нет пункта «Штатное расписание»?
Значит, в настройках кадрового учета отключена соответствующая функциональность. Откройте «Настройка» → «Кадровый учет» и установите флажок «Ведется штатное расписание». Если настройка недоступна, проверьте права пользователя — изменять настройки может только администратор или пользователь с полными правами.
Можно ли посмотреть штатное расписание на прошлую дату?
Да, если при настройке была включена опция «История изменений штатного расписания». Сформируйте отчет «Штатное расписание (Т-3)» и укажите нужную дату — программа покажет состав позиций с учетом всех изменений, действовавших на тот момент. Без включенной истории доступно только текущее состояние.
Изменил оклад в штатке, а зарплата сотрудника не изменилась. Почему?
Штатное расписание задает условия оплаты для позиции, но начисления конкретного сотрудника хранятся в его кадровых документах. Чтобы изменить оплату работникам, оформите документ «Изменение оплаты сотрудников» или кадровый перевод — отдельно для каждого сотрудника или группой.
Где в 1С найти список вакантных должностей?
Используйте отчет «Остатки штатных единиц» в разделе «Кадры» → «Отчеты, справки». Он показывает по каждой позиции количество штатных единиц, занятых сотрудниками, и свободный остаток — это и есть список вакансий.
Можно ли вести штатное расписание сразу по нескольким организациям?
Да, если в базе заведено несколько организаций, штатное расписание утверждается отдельно по каждой из них своим документом. В отчетах при этом можно фильтровать данные по конкретной организации или смотреть сводную информацию.
Что делать, если позиция не выбирается при приеме сотрудника на работу?
Проверьте три момента: утверждена ли позиция документом на дату приема, не закрыта ли она более поздним изменением и не указано ли в документе изменение с датой позже даты приема. Чаще всего причина в том, что изменение штатки проведено более ранней или более поздней датой, чем нужно.